Declaração de comparecimento: O que diz a CLT e 3 modelos para usar

Gerenciar ausências no ambiente de trabalho é um desafio constante para os times de  Recursos Humanos (RH) e Departamento Pessoal (DP). E, nesse contexto, a declaração de comparecimento é um documento essencial — tão importante quanto o atestado médico.

Apesar de amplamente utilizada por colaboradores em ausências parciais ou totais, ainda existem muitas dúvidas sobre sua validade e aplicação: ela abona faltas? Pode substituir o atestado?

Para atuar de forma estratégica e em conformidade com a legislação trabalhista, é importante entender:

• O que diz a  Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) sobre o tema;
• Os diferentes tipos e formatos do documento;
• As boas práticas para recebimento, conferência e arquivamento.

Neste guia, você encontra as respostas para essas questões sobre declaração de comparecimento e as leis trabalhistas, modelos práticos e prontos para uso, além de orientações claras para uma gestão mais segura e eficiente.

Boa leitura!

O que é declaração de comparecimento?

A declaração de comparecimento é um documento emitido por instituições autorizadas — como clínicas médicas, órgãos judiciais ou entidades sindicais. Ele serve para comprovar que o colaborador esteve presente em determinado local, data e horário durante o expediente.

Seu principal objetivo é justificar a ausência, total ou parcial, do funcionário durante a jornada de trabalho. 

Mas, diferentemente do atestado médico, a declaração não atesta incapacidade para o trabalho, mas sim a necessidade de ausência em razão de compromissos pessoais ou profissionais relevantes.

Dependendo do caso, esse registro pode ser aceito para o  abono de falta, especialmente quando respaldado por políticas internas claras e pela legislação trabalhista vigente.

Como se refere a ausências de curta duração, sua aceitação dependerá da interpretação da empresa e do contexto legal de cada situação.

Qual é a diferença entre atestado médico e declaração?

Embora frequentemente confundidos, atestado médico e declaração de comparecimento têm finalidades distintas e implicações jurídicas diferentes na gestão trabalhista.

• O atestado médico é emitido por um profissional de saúde e comprova a incapacidade temporária para o trabalho. Ele garante ao colaborador o direito à ausência remunerada, conforme a CLT e a legislação previdenciária, desde que contenha os elementos obrigatórios (como CID, CRM e período de afastamento).
• Já a declaração de comparecimento apenas confirma que o colaborador esteve ausente por um motivo específico, como uma consulta médica, audiência judicial ou compromisso sindical. Em geral, não assegura abono automático da falta, a menos que haja previsão em acordo coletivo ou nas políticas internas da empresa.

Para que esse tipo de ausência seja aceita sem prejuízos, o RH deve ter clareza sobre os critérios de validação e os procedimentos adequados para o recebimento e arquivamento do documento.

O que diz a CLT sobre declaração de comparecimento?

A CLT não traz uma previsão específica sobre a obrigatoriedade da declaração de comparecimento como documento para abono de faltas.

No entanto, prevê situações em que a ausência do colaborador pode ser considerada justificada, conforme o artigo 473.

Cabe ao setor de Recursos Humanos interpretar essas diretrizes legais e conciliá-las com a política interna da empresa, avaliando cada caso de forma estratégica e coerente. Em geral, a aceitação da declaração depende da análise do contexto e do respaldo nas normas trabalhistas e acordos coletivos.

Ausências justificadas permitidas pelo artigo 473 da CLT

O art. 473 da CLT estabelece uma série de situações em que o colaborador pode se ausentar do trabalho sem prejuízo salarial, desde que comprove o motivo por meio de documentação adequada.

Entre os casos mais comuns, estão: 

• Até 2 dias consecutivos em caso de falecimento de cônjuge, ascendente, descendente ou pessoa sob sua dependência econômica; 
• Até 3 dias consecutivos por motivo de casamento;
• 1 dia por ano para doação voluntária de sangue;
• Até 2 dias para acompanhar consultas médicas e exames de filhos de até 6 anos;
• Para comparecimento em juízo.

Embora o artigo não mencione de forma direta a declaração  de comparecimento, ela pode ser aceita como documento comprobatório válido para ausências enquadradas nessas situações.

Obrigatoriedade da aceitação: a empresa é obrigada a aceitar?

A empresa não é obrigada a aceitar a declaração de comparecimento em todas as situações — a exceção ocorre quando o documento é apresentado para justificar ausências previstas no artigo 473 da CLT.

Para os demais casos, a aceitação da declaração fica a critério da política interna da organização, que pode definir diretrizes específicas, como:

• Quais tipos de compromissos são considerados justificáveis;
• Formato e prazo para a entrega da declaração;
• Limites de tempo de ausência tolerados dentro do expediente.   

O que deve constar na declaração de comparecimento?

A falta de informações essenciais pode comprometer a validade do documento, dificultar o controle de ponto, impactar a gestão do absenteísmo e prejudicar a aplicação correta das políticas de faltas justificadas.

Para ser aceita, a declaração deve conter os seguintes elementos obrigatórios:  

• Nome completo do colaborador;
• Datas e horários de comparecimento (início e término);
• Motivo da presença (consulta médica, audiência, doação, etc.);
• Nome da instituição ou profissional responsável;
• Assinatura e carimbo do responsável pela emissão;
• CNPJ ou CRM (quando aplicável).

A presença desses dados assegura que o documento tenha rastreabilidade, podendo ser verificado posteriormente em caso de auditorias ou questionamentos trabalhistas.

Documentações comprobatórias: quais são válidas além da declaração?

Além da declaração de comparecimento, outras formas de comprovação podem ser aceitas pela empresa, conforme suas políticas internas e o motivo da ausência.

Entre os documentos comumente reconhecidos, estão:

• Atestado médico (com diagnóstico e tempo de afastamento, emitidos conforme exigências da CLT);
• Convocações judiciais (intimações, notificações);
• Comprovantes de doação de sangue;
• Certificados de participação em provas oficiais, como o ENEM;
• Declarações emitidas por sindicatos e instituições educacionais.

É importante reforçar que a análise da validade das documentações deve considerar a origem, a clareza das informações e o tempo declarado. A falta de algum item essencial pode comprometer sua aceitação como justificativa formal.

Tipos de declaração de comparecimento

Há diferentes modelos de declaração de comparecimento, cada um voltado para uma finalidade específica.

Essa distinção facilita a verificação documental e evita inconsistências na gestão de faltas justificadas e controle de jornadas de trabalho. 

1. Declaração simples (genérica)

É utilizada para comprovar que o colaborador esteve em determinado local, data e horário. Contém informações básicas como: nome do funcionário, local de comparecimento, data, horário e a identificação da instituição ou profissional que a emitiu.

Costuma ser aplicável em diferentes contextos, como consultas médicas rápidas, exames, audiências, visitas a órgãos públicos, entre outros compromissos breves.

2. Declaração detalhada

Tem como objetivo oferecer uma justificativa mais completa da ausência do colaborador, incluindo não apenas os dados básicos, mas também o motivo específico do comparecimento e o tempo total dedicado à atividade.

Além das informações presentes na declaração simples, ela pode indicar a natureza do compromisso (ex: consulta odontológica, audiência judicial, exame vestibular, doação de sangue) e os horários exatos de entrada e saída, permitindo o cálculo preciso do período ausente.

É mais utilizada em situações que exigem comprovação robusta, como procedimentos médicos prolongados ou compromissos que afetam um intervalo maior da jornada de trabalho.

3. Declaração para acompanhamento

Serve para comprovar que o funcionário esteve ausente do trabalho para acompanhar um dependente — como filho, cônjuge ou pais — em consulta médica, exames ou outros procedimentos essenciais.

Além das informações básicas, o documento deve incluir o nome do dependente, o grau de parentesco e o motivo do acompanhamento. Ele também pode mencionar, quando aplicável, a apresentação de um comprovante de atendimento.

Essa declaração é indicada para situações em que a legislação trabalhista ou a política interna da empresa reconhecem o direito à ausência justificada para o cuidado de familiares.

Leia também: Atestado de acompanhamento abona falta?

Outras possíveis categorizações (por finalidade específica)

Além dos três modelos mais comuns, as declarações de comparecimento também podem ser organizadas conforme o motivo do deslocamento. Entre as categorias possíveis, destacam-se:

Declaração de comparecimento a audiência judicial

Emitida por tribunais ou órgãos judiciais, confirma que o colaborador foi convocado para participar de audiências ou processos judiciais.

Declaração de comparecimento para doação de sangue

Emitida por hemocentros e hospitais, serve para justificar a ausência do colaborador para doação de sangue, conforme previsto na CLT (1 dia por ano, art. 473, inciso IV).

Declaração de comparecimento a vestibular/ENEM

Fornecida por instituições educacionais para comprovar a presença do colaborador durante a realização de exames oficiais, como o vestibular e o Exame Nacional do Ensino Médio (ENEM). 

Declaração de comparecimento para atividades sindicais

É utilizada para comprovar a participação do profissional em assembleias, reuniões ou outras atividades promovidas por sindicatos, sempre que houver previsão em acordo ou convenção coletiva.

É essencial que o RH tenha diretrizes claras sobre os modelos aceitos, levando em conta os dispositivos da CLT, normas coletivas aplicáveis ao contrato de trabalho e as políticas internas da empresa.

3 modelos práticos de declaração de comparecimento para usar

Selecionamos 3 modelos práticos de declaração de comparecimento para facilitar o seu uso. Basta copiar, colar em um editor de texto, revisar as informações e imprimir.

Modelo 1: declaração de comparecimento simples

[Nome da empresa ou profissional]

CNPJ/Registro Profissional: [número]

Declaração de comparecimento

Declaramos, para os devidos fins, que [nome completo do(a) colaborador(a)], inscrito(a) no CPF sob o nº [CPF], esteve presente nesta instituição no dia [dd/mm/aaaa], no horário das [hh:mm] às [hh:mm], para fins de atendimento/presença.

Local e data: [Cidade], [dd/mm/aaaa]

Assinatura e carimbo do responsável
[Nome do profissional]
[Cargo / Registro]

Modelo 2: declaração de acompanhamento

[Nome da instituição de saúde]
CNPJ/CRM: [número]

Declaração de comparecimento para acompanhamento

Declaramos que o(a) Sr(a). [nome do(a) colaborador(a)], CPF nº [CPF], acompanhou [nome do paciente], CPF nº [CPF do paciente], durante atendimento médico realizado nesta data, [dd/mm/aaaa], no período das [hh:mm] às [hh:mm].

O acompanhamento foi necessário devido à [descrever o assunto que motivou o acompanhamento, seja internação, exames, etc], conforme avaliação médica.

Local e data: [Cidade], [dd/mm/aaaa]

Assinatura e carimbo do profissional responsável
[Nome] – [CRM ou registro]

Modelo 3: declaração de comparecimento em casos judiciais

[Nome do órgão ou tribunal]

Declaração de comparecimento – intimação Judicial

Certifico que o(a) Sr(a). [nome do(a) empregado(a)], CPF nº [CPF], compareceu a este órgão [descrever o local] para participação de audiência/processo judicial no dia [dd/mm/aaaa], no horário das [hh:mm] às [hh:mm], conforme intimação judicial referente ao processo nº [número do processo].

Local e data: [Cidade], [dd/mm/aaaa]

Responsável pelo atendimento
[Nome do servidor]
[Cargo ou função]

7 dicas essenciais e melhores práticas na gestão de declarações para o RH

O correto gerenciamento das declarações de comparecimento é fundamental para a conformidade trabalhista, a transparência no relacionamento com os colaboradores e a eficiência operacional do RH.

A seguir, apresentamos as melhores práticas para garantir um processo seguro, padronizado e alinhado à estratégia de gestão de pessoas da empresa.

Política interna clara

A falta de diretrizes específicas pode gerar insegurança jurídica e tratamento desigual entre funcionários. Por isso, é imprescindível formalizar uma política interna clara.

Na prática, ela deve especificar quais tipos de declarações serão aceitas, os prazos máximos para entrega e as condições para abono, compensação ou eventual desconto das horas não trabalhadas.

Recebimento e verificação

Ao receber uma declaração, o RH deve conferir se o documento está legível e completo, contendo: nome do colaborador, data, horário do comparecimento, além da assinatura e identificação do emissor (como nome, carimbo, CRM ou CNPJ).

A ausência de qualquer um desses elementos pode comprometer a validade da declaração. Para evitar inconsistências e mitigar riscos, é recomendável adotar um checklist de validação padronizado, a ser seguido por todos os responsáveis pelo recebimento.

Digitalização da documentação

A digitalização das declarações de comparecimento promove agilidade e segurança. Por meio de um sistema integrado de gestão de pessoas, como o da Flash, é possível:

• Reduzir o uso de papel e os custos com armazenamento físico;
• Garantir o acesso rápido às declarações em caso de auditorias;
• Integrar as informações ao sistema de controle de ponto e folha de pagamento.

Esse processo deve atender às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), com mecanismos de proteção e acesso restrito aos dados sensíveis dos colaboradores.

Registro e arquivamento

Cada declaração recebida deve ser registrada e associada ao histórico do colaborador. A falta de controle nesse processo pode levar a erros no cálculo de horas, faltas injustificadas indevidas e falhas na gestão de absenteísmo.

Treinamento para gestores

Líderes e gestores costumam ser o primeiro ponto de contato dos colaboradores. Por isso, é fundamental que estejam preparados para orientar suas equipes sobre quando a declaração de comparecimento é necessária e quais documentos são aceitos.

Treinamentos regulares também são importantes para padronizar condutas diante de dúvidas ou situações fora do comum, evitando interpretações diferentes entre áreas e garantindo alinhamento com as políticas internas.

Comunicação com os colaboradores

Manter os colaboradores bem informados é essencial para a fluidez dos processos. A comunicação sobre as regras deve ser clara, acessível e atualizada sempre que houver mudanças. Para isso, é recomendável utilizar materiais de apoio (e-mails, cartilhas, FAQs, redes sociais internas).

A transparência contribui para uma cultura organizacional mais madura, fortalecendo a confiança entre empresa e colaborador.

Como evitar fraudes

Embora a maioria dos funcionários atue com boa-fé, o RH deve adotar medidas para prevenir fraudes documentais, como: 

• Validar a autenticidade da instituição emissora;
• Conferir se os dados apresentados correspondem à jornada do colaborador;
• Utilizar ferramentas digitais com mecanismos antifraude, como registro de geolocalização ou autenticação via certificado digital.

A prevenção de fraudes protege a empresa de riscos legais e preserva a equidade interna na gestão de ausências.

Otimize seus processos de gestão de pessoas

A correta gestão das declarações de comparecimento é uma obrigação administrativa e uma prática estratégica que assegura conformidade com a CLT, contribui para a equidade nas relações de trabalho e fortalece a confiança entre colaboradores e empresa. 

Para o RH, dominar esse processo significa garantir controle, transparência e segurança jurídica — pilares indispensáveis para uma gestão de pessoas eficaz.

Com o suporte das ferramentas certas, é possível transformar a rotina operacional em uma experiência integrada, ágil e sem burocracias.

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