Fluxograma de RH: o que é, tipos e como usar para tornar seu RH mais estratégico

Você, profissional de Recursos Humanos (RH), sabe como um fluxograma de RH para otimizar processos do setor? 

O RH desempenha um papel estratégico e essencial na organização, englobando atividades que vão desde o recrutamento e seleção até o desligamento de colaboradores. Sem um fluxo bem definido, essas tarefas podem se tornar burocráticas, ineficientes e suscetíveis a erros. 

É aí que entra a necessidade de ter uma ferramenta visual, que facilite a gestão de processos e a padronização das operações do setor.

Mas o que é exatamente um fluxograma do setor de RH? Como ele pode ser estruturado para atender às demandas específicas do seu negócio? Quais ferramentas podem auxiliar na sua construção?

Ao longo deste conteúdo, vamos explorar essas questões, buscando tornar o RH ainda mais estratégico e eficiente.

Boa leitura! 

O que é fluxograma de processo de RH?

O fluxograma de RH é uma representação gráfica dos processos da área de Recursos Humanos, organizando de forma sequencial e estruturada as etapas de cada atividade.

Ele ilustra o caminho que uma ação percorre na empresa, desde o início até a sua conclusão, destacando as decisões envolvidas e os responsáveis por cada etapa.

Ao criar um modelo de fluxograma de RH, os negócios conseguem padronizar processos como recrutamento e seleção, admissão, onboarding e desligamento. 

Isso não só promove a organização, mas também assegura que cada uma dessas atividades seja executada de maneira eficiente e livre de inconsistências.

Na prática, existem diferentes formas de representar um fluxograma, mas, no geral, ele utiliza símbolos padronizados:

• Setas: indicam o fluxo do processo.
• Retângulos: representam atividades ou etapas do processo. 
• Losangos: simbolizam pontos de decisão, como aprovação ou reprovação de um candidato.
• Círculos ou elipses: marcam o início ou o fim do processo.

Com essa estrutura visual, fica mais fácil entender como cada etapa está conectada e identificar oportunidades de melhoria.

Benefícios de um fluxograma bem estruturado

Construir um fluxograma do setor de RH traz diversas vantagens para o negócio e para a equipe, como: 

• Otimização do tempo: a visualização clara das etapas reduz retrabalho e agiliza os processos.
• Redução de erros: a padronização evita falhas e inconsistências nas operações do RH e suas interações entre outras equipes.
• Maior transparência: facilita a comunicação entre diferentes setores e garante que todos conheçam os procedimentos internos.
• Melhoria na experiência do colaborador: um fluxograma bem definido evita atrasos e garante uma jornada mais fluida na empresa.
• Aprimoramento da tomada de decisões: ao mapear processos, o RH consegue identificar gargalos e implementar melhorias estratégicas.

Logo, estruturar esses fluxos de trabalho é indispensável para melhorar a organização da área e deixá-la mais orientada por processos.

Além disso, com a ferramenta, a equipe consegue se concentrar em ações estratégicas de gestão de pessoas. 

Tipos e modelos de fluxograma de RH

O fluxograma de RH pode ser aplicado a diversos processos, garantindo que cada etapa seja executada por todos, sem falhas. 

Cada modelo tem um propósito específico, ajudando a visualizar a jornada dos colaboradores e a otimizar o tempo dos profissionais do RH.

A seguir, separamos alguns tipos, cada com um exemplo fluxograma do RH de uma empresa para organizar as operações de:

• Recrutamento e seleção;
• Admissão e onboarding;
• Desligamento de funcionários.

Fluxograma para recrutamento e seleção

O fluxograma de contratação no RH visa organizar todas as etapas do recrutamento e seleção (R&S). 

Dessa forma, todos os setores envolvidos, não apenas o de Recursos Humanos, podem seguir um processo padronizado para encontrar os melhores talentos. 

Isso porque ele ajuda a definir o fluxo de ações desde a abertura da vaga até a contratação do novo funcionário, reduzindo erros e retrabalho.

Um exemplo de fluxograma de RH para recrutamento e seleção segue os seguintes passos:

1. Abertura da vaga: tipos de recrutamento utilizados e processos de abertura de novas posições, identificando as necessidades de contratação e fluxo de aprovações.
2. Definição do perfil do candidato: documentos e descrições para estabelecer os requisitos e habilidades desejadas.
3. Divulgação da vaga: delimitação de como serão feitas as divulgações, como publicação em portais de emprego, redes sociais e outros canais de recrutamento.
4. Triagem de currículos: estruturar principais atividades e envolvidos na seleção dos perfis mais alinhados à posição.
5. Entrevistas: metodologias utilizadas, etapas e quem será responsável pela realização de entrevistas técnicas e comportamentais.
6. Testes e avaliações: determinar as provas e dinâmicas apropriadas para cada posição/cargo, além de definir os responsáveis pela correção.
7. Escolha do candidato: definir os critérios de seleção profissional e determinar os responsáveis pela aprovação.
8. Proposta e negociação: estruturar as atividades e os documentos que serão usados para a oferta salarial e alinhamento de benefícios.
9. Contratação: finalizar com o aceite do candidato, iniciando o processo de admissão.

A organização desse processo em um modelo de fluxograma de RH evita atrasos e garante que todas as etapas sejam seguidas corretamente.

Fluxograma de admissão e onboarding

Esse modelo estrutura o caminho do colaborador na empresa desde a assinatura do contrato até sua adaptação ao ambiente de trabalho. 

Essa etapa é crucial para garantir uma experiência positiva ao novo funcionário, promovendo integração e engajamento.

O fluxograma de admissão é representado da seguinte maneira:

1. Assinatura da carta proposta: delimitar os processos iniciais da admissão após o aceite.
2. Exame admissional: envio da guia e orientações para realização do ASO.
3. Envio da documentação: delimitar quais são e qual será o procedimento de coleta de documentos necessários para o registro do trabalhador.

• Assinatura do contrato: após todos os documentos coletados, incluindo o ASO, estabelecer como será o envio e a coleta de assinatura do contrato de trabalho.

1. Cadastro no sistema da empresa: registro do novo colaborador no banco de dados de RH.

• Efetivação para fins legais: data limite e procedimentos para registro na carteira de trabalho e atualização no eSocial;

1. Bem-vindo ao time: comunicações internas e ritos para apresentação do novo integrante à equipe.
2. Onboarding: determinar quais são as responsabilidades dos primeiros dias de ambientação, reuniões com gestores e treinamentos iniciais.
3. Acompanhamento e feedbacks: monitoramento da adaptação do profissional e ajustes necessários no período inicial.

Uma gestão estruturada de admissão evita falhas e garante que o trabalhador tenha uma entrada leve e produtiva na empresa. 

Que tal facilitar o desenho desse fluxo com uma ferramenta gratuita? Baixe nosso modelo de fluxograma de admissão de profissionais e mapeie todas as etapas com facilidade!

Fluxograma de desligamento de funcionários

Esse desenho é essencial para garantir saídas organizadas e sem prejuízos para o negócio ou para o colaborador.

Esse fluxo pode seguir o seguinte roteiro:

1. Pedido de demissão ou decisão da empresa: formalização da saída do funcionário.
2. Processo de desligamento: comunicação oficial ao profissional e início dos trâmites internos.
3. Cálculo de verbas rescisórias: definição de pagamentos e benefícios a serem acertados.
4. Entrevista de desligamento: coleta de feedbacks sobre a experiência do profissional na empresa.
5. Devolução de materiais e acessos: controle de equipamentos e revogação de credenciais.
6. Offboarding e encerramento do vínculo: conclusão do processo e registro do desligamento.

Ter um fluxograma de desligamento de funcionários é fundamental para evitar riscos trabalhistas e garantir um processo humanizado de demissão. 

Vale destacar também que investir em atividades onboarding e offboarding bem estruturadas garante uma boa experiência em toda a jornada do colaborador, desde a sua entrada até a saída.

Ferramentas para criar fluxogramas de RH

A construção de um fluxograma pode ser feita à mão, mas o uso de ferramentas especializadas facilita a visualização e a padronização dos processos. 

Com a ajuda de softwares específicos, o RH pode criar fluxogramas dinâmicos, automatizar processos e garantir que todas as etapas estejam bem documentadas.

A seguir, conheça algumas das principais ferramentas para criar esses fluxos.

1. Microsoft Visio

É uma das ferramentas mais populares para a criação de fluxogramas e diagramas. 

Com diversos modelos pré-configurados e símbolos padronizados, ele permite que o RH construa fluxogramas de forma intuitiva. 

Pontos fortes:

• Ideal para empresas que utilizam o pacote Microsoft 365.
• Oferece templates prontos para diferentes tipos de fluxogramas.
• Integração com outras ferramentas do Office, facilitando o compartilhamento de arquivos.

2. Lucidchart

É uma plataforma online para criação de fluxogramas e mapas de processos. Ele permite colaboração em tempo real, tornando-se uma excelente opção para criar fluxos de trabalho de maneira colaborativa. 

Pontos fortes:

• Interface amigável e fácil de usar.
• Possibilidade de compartilhar fluxogramas com diferentes membros da equipe.
• Integração com Google Drive, Slack e outras ferramentas corporativas.

3. Draw.io

Uma ferramenta gratuita que permite a criação de fluxogramas pelo navegador. Ele possui recursos avançados para a personalização de processos e pode ser utilizado sem necessidade de instalação. 

Pontos fortes:

• Alternativa gratuita para pequenas e médias empresas.
• Armazenamento dos fluxogramas no Google Drive ou no próprio computador.
• Possibilidade de exportação em diferentes formatos, como PDF e PNG.

5. Miro

Uma das plataformas colaborativas mais conhecidas para criação de fluxogramas e mapas mentais de forma visual e interativa. 

É uma excelente opção para o RH mapear processos e envolver diferentes stakeholders na construção dos fluxos de trabalho. 

Pontos fortes:

• Interface intuitiva com diversos templates prontos.
• Ideal para brainstorming e mapeamento de processos em equipe.
• Suporte para integrações com plataformas de gestão empresarial.

A escolha da ferramenta ideal depende da complexidade dos fluxogramas que a corporação deseja criar e do nível de colaboração necessário. 

Como fazer um fluxograma de RH de uma empresa

Conforme falamos, o fluxograma torna os processos mais organizados, reduz falhas operacionais e garante que cada etapa ocorra sem imprevistos. 

Para estruturar fluxos de sucesso, temos alguns passos fundamentais:

Mapeie os processos

Antes de criar um modelo de fluxograma de RH, o primeiro passo é identificar e mapear os processos que fazem parte da rotina do setor. 

Isso envolve listar todas as etapas das atividades de recrutamento e seleção, admissão, onboarding, gestão de benefícios e desligamento de funcionários.

Algumas perguntas ajudam a guiar esse mapeamento:

• Quais são as etapas essenciais do processo?
• Quem são os responsáveis por cada ação?
• Existem pontos de aprovação ou decisão no fluxo?
• Onde ocorrem os principais gargalos e retrabalhos?

O mapeamento permite visualizar cada fase com clareza, facilitando a construção do fluxograma.

Defina os responsáveis

Cada etapa deve ter um responsável claro para garantir que as ações sejam executadas corretamente. 

Em processos como admissão, por exemplo, o RH pode ser responsável pela coleta de documentos e assinatura do contrato. 

Já o onboarding ficará na responsabilidade do gestor da área para supervisionar a integração do novo funcionário.

Ter essa definição evita falhas na comunicação e melhora a eficiência das operações.

Escolha o tipo de fluxograma

Existem diferentes modelos de fluxograma que podem ser aplicados ao RH. A escolha do formato ideal depende do nível de detalhamento e do tipo de processo que será representado. 

Os principais tipos são:

• Fluxograma linear: apresenta as etapas do processo de maneira sequencial, sem muitas ramificações.
• Fluxograma de decisão: inclui pontos de decisão, como aprovação ou recusa em processos seletivos.
• Fluxograma funcional: separa as etapas do processo por setor ou responsável, facilitando a visualização das tarefas de cada equipe.

A escolha correta garante que o fluxograma seja claro e útil para todos os envolvidos.

Utilize ferramentas adequadas

O uso de ferramentas para a criação do fluxograma de RH facilita a organização das informações e a atualização dos processos sempre que necessário. 

Softwares, como os que citamos, permitem criar fluxogramas detalhados e compartilhar com a equipe de RH de maneira prática.

Na escolha da ferramenta ideal, considere a facilidade de edição e a possibilidade de colaboração entre os times.

Use a plataforma de gestão de pessoas da Flash para centralizar todos os processos de RH

Agora ficou claro que criar um fluxograma de RH é essencial para estruturar as operações do setor, certo?

No entanto, a padronização dos processos é apenas o primeiro passo para que o RH se torne um departamento estratégico.

Para alcançar mais eficiência, é indispensável contar com uma plataforma completa de gestão de pessoas.

Com a Flash, sua empresa pode integrar todas as etapas da jornada do colaborador em um único sistema. Afinal, a automação dos processos permite ao RH e DP reduzir a burocracia e otimizar o tempo. 

Dessa forma, os setores conseguem focar em ações que geram inovação e impacto nos resultados do negócio.

Com a plataforma de gestão de pessoas da Flash, você tem acesso a:

• Admissão digital simplificada, eliminando a burocracia da contratação.
• Gestão de benefícios flexíveis para atender às necessidades individuais dos funcionários.
• Controle de jornada integrado, garantindo conformidade com a legislação trabalhista.
• Gestão do ciclo completo do colaborador, desde o onboarding até a entrevista de desligamento.

Invista em um RH mais ágil, estratégico e eficiente. Seja Flash e descubra como transformar a gestão de pessoas na sua empresa!