Diante de um mercado corporativo cada vez mais digitalizado, saber como assinar a carteira de trabalho digital do funcionário é uma habilidade crucial para os gestores de RH. 

Afinal, a transição para esse novo modelo não só facilita o registro de funcionários, como também traz maior segurança e agilidade para o processo de admissão. 

Mas você está preparado(a) para essa mudança? Neste guia prático, vamos detalhar cada etapa do processo para que você possa realizá-lo de forma rápida e eficiente em sua rotina. Siga conosco e boa leitura! 

O que é a carteira de trabalho digital? 

A carteira de trabalho digital é uma versão eletrônica da tradicional carteira de trabalho física, que visa modernizar e simplificar o registro da vida profissional dos trabalhadores brasileiros.

Implementada pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) em 2019, a ferramenta permite que os cidadãos acompanhem suas informações trabalhistas de forma prática e segura, tudo por meio de um aplicativo disponível para dispositivos móveis ou pelo site oficial.

A transição da carteira de trabalho física para a versão digital representa um avanço significativo na legislação trabalhista brasileira, regulamentada pela Lei nº 13.874/2019.

Essa mudança não apenas moderniza o registro de vínculos empregatícios, mas também traz uma série de benefícios, como:

• Agilidade no processo de admissão;
• Acessibilidade às informações;
• Redução da burocracia. 

Diferenças entre a carteira de trabalho física e digital

1. Formato

• CTPS física: é um documento impresso, que precisa ser transportado e guardado em formato físico.
  
  
• CTPS digital: disponível em um aplicativo ou site, acessível em qualquer dispositivo com internet, tornando-se mais prático para consulta. 

2. Registro e atualização

• CTPS física: os registros são feitos manualmente e podem demorar para serem atualizados, dependendo do envio de documentos.
  
  
• CTPS digital: o registro é realizado em tempo real, permitindo que as informações sejam atualizadas imediatamente após o recrutamento e seleção.
  

3. Segurança

• CTPS física: pode ser perdida ou danificada, apresentando riscos de extravio e dificuldades em obter segundas vias.
  
  
• CTPS digital: armazenada em ambiente seguro, com backup, minimizando o risco de perda de dados.

4. Burocracia

• CTPS física: envolve uma série de etapas burocráticas, como autenticações e validações presenciais.
  
  
• CTPS digital: reduz a burocracia, permitindo processos mais ágeis e eficientes, como a assinatura eletrônica.

5. Acessibilidade

• CTPS física: pode ser difícil de acessar em casos de perda ou se o trabalhador não tiver fácil acesso ao documento.
  
  
• CTPS digital: facilita o acesso a qualquer momento e em qualquer lugar, desde que o usuário tenha acesso à internet.

6. Informações adicionais

• CTPS física: limitada a registros e anotações feitas manualmente.
  
  
• CTPS digital: permite a anexação de documentos e acesso a informações complementares, como históricos de pagamento e benefícios.

Está por dentro da documentação necessária para a admissão de um funcionário? E sabe quais atividades o RH e o DP devem preparar para garantir uma integração tranquila do novo colaborador? Baixe agora nosso checklist completo e garanta que nada importante seja esquecido! 

Vantagens de adotar a carteira de trabalho digital para empresas 

A adoção da carteira de trabalho digital oferece uma série de vantagens significativas para as empresas, que vão além da simples modernização do registro de informações trabalhistas. Entre os principais benefícios, destacam-se:

1. Redução de erros e burocracia: a digitalização do processo elimina a necessidade de registros manuais, que são suscetíveis a erros. Isso resulta em uma redução significativa da burocracia, agilizando a formalização de contratos e a gestão de informações.
   
   
2. Agilidade no registro: a integração automática com o sistema eSocial permite que as informações sejam registradas em tempo real. As empresas podem formalizar contratações rapidamente, o que é especialmente vantajoso em setores onde a agilidade é fundamental.
   
   
3. Economia de tempo e recursos: com o recrutamento digital, as equipes de RH podem dedicar mais tempo a atividades estratégicas, como o desenvolvimento de talentos e a melhoria do clima organizacional, em vez de se concentrarem em tarefas administrativas.
   
   
4. Facilidade de acesso às informações: a carteira de trabalho digital proporciona acesso fácil e rápido a dados trabalhistas, tanto para os gestores quanto para os colaboradores. Isso facilita consultas sobre vínculos, salários e benefícios, tornando a comunicação interna mais eficiente.
   
   
5. Maior controle e transparência: com informações centralizadas e acessíveis, as empresas têm um controle mais eficaz sobre os dados trabalhistas. Isso ajuda a garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas, minimizando o risco de erros e penalidades.
   
   
6. Melhoria na relação com os funcionários: a transparência no acesso às informações e a rapidez no registro de vínculos promovem um ambiente de trabalho mais confiável. Afinal, funcionários bem informados tendem a estar mais satisfeitos e engajados.

Vantagens de adotar a carteira de trabalho digital para colaboradores 

A carteira de trabalho digital também oferece uma série de benefícios importantes para os colaboradores em relação à versão física, que podem impactar positivamente sua experiência no ambiente de trabalho. Entre as principais vantagens, destacam-se:

1. Acesso facilitado às informações: os funcionários podem acessar suas informações trabalhistas a qualquer momento, utilizando um smartphone ou computador. Isso inclui dados sobre vínculos empregatícios, salários, férias e outros benefícios, proporcionando maior controle sobre sua vida profissional.
   
   
2. Agilidade na consulta de dados: a digitalização permite que os trabalhadores consultem rapidamente suas informações sem precisar solicitar documentos físicos ou esperar por prazos burocráticos. Essa agilidade é especialmente útil em situações que exigem informações imediatas, como a solicitação de crédito ou benefícios.
   
   
3. Segurança dos dados: a carteira de trabalho digital é armazenada em um ambiente seguro, reduzindo o risco de perda ou extravio de documentos. Isso garante que os dados pessoais e trabalhistas estejam protegidos e sempre acessíveis.
   
   
4. Maior transparência: com a possibilidade de verificar suas informações diretamente, os funcionários têm uma visão clara de seus direitos e obrigações. Essa transparência ajuda a criar um ambiente de confiança e a evitar mal-entendidos sobre as condições de trabalho.
   
   
5. Facilidade na mobilidade profissional: a carteira digital permite que os trabalhadores levem suas informações para qualquer lugar, facilitando a busca por novas oportunidades de emprego. Eles podem mostrar seu histórico de trabalho de forma rápida e prática, tornando-se mais competitivos no mercado.
   
   
6. Notificações e atualizações:o sistema digital pode enviar notificações sobre atualizações em suas informações ou mudanças em leis trabalhistas, mantendo os funcionários informados sobre seus direitos e deveres.

Leia também: Processo seletivo: o que é e como fazer da melhor forma na sua empresa

5 passos essenciais para o RH assinar a carteira de trabalho digital  

1. Cadastro do empregador no sistema eSocial

Para que a empresa possa assinar a carteira de trabalho digital pela primeira vez, é essencial que esteja devidamente cadastrada no sistema eSocial — plataforma unificada que permite fazer o registro de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais. 

O primeiro passo é realizar o cadastro da empresa, que inclui a inserção de dados como CNPJ, razão social e informações de contato. Após o cadastro, é importante garantir que todas as informações estejam atualizadas e que a empresa possua acesso ao sistema.

2. Acesso ao sistema da carteira digital

O passo seguinte para o RH é acessar o sistema da carteira de trabalho digital. Isso pode ser feito ao baixar o aplicativo “Carteira de Trabalho Digital”, disponível para download em dispositivos Android e iOS, ou através do site oficial do governo federal (gov.br). 

Para acessar, o profissional de RH deve fazer login utilizando o CPF e a senha cadastrada no sistema eSocial, garantindo a segurança das informações.

3. Envio de informações do contrato

Com o acesso ao sistema, o RH deve preencher as informações do contrato de trabalho do novo funcionário. Ou seja, incluir dados como a data de início do vínculo, cargo, salário, carga horária e outras condições contratuais pertinentes. 

É muito importante que as informações da ficha de registro do empregado sejam inseridas com muita atenção para evitar erros. 

4. Confirmação e assinatura digital

Após o preenchimento dos dados do contrato, o RH deve proceder com a assinatura digital na admissão. Isso envolve revisar todas as informações inseridas e confirmar que estão corretas. 

Depois de assinar a carteira no eSocial, o próprio sistema fornecerá uma confirmação de que o registro foi realizado com sucesso.

5. Notificação ao funcionário

Por fim, é importante que o RH notifique o funcionário sobre a assinatura da CTPS digital. O colaborador deve ser informado que pode acessar suas informações através do app “Carteira de Trabalho Digital”. 

Essa notificação é essencial para que o funcionário possa acompanhar seu registro de vínculos e demais informações trabalhistas, promovendo maior transparência e controle sobre sua vida profissional.

Leia também: Admissão digital: como otimizar o processo de contratação da sua empresa

Principais cuidados que o RH deve tomar para garantir eficiência e conformidade

A adoção da carteira de trabalho digital traz inúmeras vantagens, mas também requer atenção e cuidado por parte do RH.

Para garantir um processo eficaz e livre de complicações, é essencial que os profissionais de Recursos Humanos sigam algumas diretrizes importantes, como: 

• Assegurar a conformidade dos dados inseridos para evitar erros no registro:  todas as informações sobre o funcionário, como nome, CPF, cargo e salário devem  ser inseridas corretamente. Um simples erro pode gerar complicações futuras, como inconsistências nos registros e até dificuldades na hora de acessar benefícios.
  
  
• Orientar sobre o processo de atualização de dados na carteira digital: os funcionários precisam saber como atualizar suas informações pessoais, como endereço ou estado civil, diretamente no sistema. Essa orientação ajuda a manter os registros sempre atualizados e evita problemas que possam surgir devido a dados desatualizados.
  
  
• Evitar atrasos no envio das informações ao eSocial: o cumprimento dos prazos estabelecidos é fundamental para que a empresa não incorra em penalidades. O RH deve monitorar continuamente os prazos e assegurar que todas as informações sejam enviadas de forma pontual, garantindo que a empresa esteja em conformidade com a legislação vigente.

Como a Flash pode facilitar o processo de admissão digital na sua empresa

Você sabia que a plataforma de gestão de pessoas da Flash oferece uma solução completa e integrada para otimizar o processo de admissão de funcionários? 

Com nossa tecnologia, sua empresa pode agilizar e simplificar todas as etapas do processo de admissão, desde a coleta de documentos até a assinatura digital de contratos. Descubra como nossa solução pode melhorar a eficiência e reduzir a burocracia na sua empresa:

1. Coleta simplificada de documentos: a Flash permite que novos colaboradores enviem toda a papelada física necessária de forma digital, através de uma plataforma segura e intuitiva. Isso reduz o risco de extravios e garante que todos os documentos sejam armazenados de forma organizada.
   
   
2. Assinatura eletrônica de contratos: a solução inclui recursos para a assinatura eletrônica de contratos, tornando o processo ainda mais rápido e prático. Os funcionários podem assinar documentos a partir de qualquer dispositivo, a qualquer hora, eliminando a necessidade de deslocamentos desnecessários.
   
   
3. Fluxo de trabalho automatizado: a plataforma possibilita a criação de fluxos de trabalho personalizados, que guiam o processo de admissão passo a passo. Isso garante que nenhuma etapa seja esquecida e que todos os envolvidos no processo estejam sempre alinhados, tornando o processo mais eficiente.
   
   
4. Relatórios e análises: após a admissão, a plataforma da Flash permite a geração de relatórios detalhados sobre os novos colaboradores, facilitando a análise de dados e a tomada de decisões. Isso é fundamental para o planejamento estratégico de RH e para identificar possíveis melhorias no processo de admissão.

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