Carteira de Trabalho Digital: o que é, como funciona e tudo que o DP precisa saber

A Carteira de Trabalho Digital (CTPS Digital) é uma das principais inovações nos processos trabalhistas dos últimos anos.

Criada para substituir a versão física como documento principal de registro profissional, essa mudança acelerou a digitalização da gestão de contratos de trabalho.

Com a pandemia, a necessidade de processos mais ágeis e remotos se tornou ainda mais evidente. Empresas precisaram adaptar rapidamente suas rotinas, e a CTPS Digital se consolidou como um recurso essencial para admissões, alterações contratuais e rescisões sem a necessidade de documentos físicos ou interações presenciais. 

Essa transição reduziu a burocracia e otimizou a gestão do RH, mas também trouxe desafios, como a necessidade de total conformidade com a legislação trabalhista e integração correta com o eSocial.

Neste guia completo, você entenderá como a CTPS Digital funciona, quais são os impactos para a gestão de RH e como garantir a correta integração com o eSocial. 

Além disso, esclareceremos as principais dúvidas relacionadas ao novo formato. Boa leitura!

O que é CTPS Digital e quais são as suas principais funções?

A Carteira de Trabalho Digital é a versão eletrônica da tradicional carteira física, criada para centralizar as informações trabalhistas dos profissionais em um único ambiente digital.

Desde 2019, os registros manuais foram substituídos por uma plataforma totalmente digital, onde todas as informações são registradas eletronicamente.

As atualizações e os registros são feitos por meio do eSocial, que integra e comunica os eventos trabalhistas entre as empresas e o governo.

Entre suas principais funcionalidades, a CTPS Digital oferece:

• Registro de novas contratações e alterações contratuais pelo empregador, eliminando a necessidade de preenchimento manual.
• Consulta em tempo real das informações profissionais pelo trabalhador, garantindo transparência no acesso aos seus dados.
• Automação do processo de rescisão contratual, assegurando que as informações sejam transmitidas ao governo de forma automática.
• Integração com o eSocial, reduzindo inconsistências e garantindo que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas.

Com essa transição, a CTPS Digital modernizou o relacionamento entre empregadores e empregados, tornando os processos mais ágeis, transparentes e seguros.

Por isso, é fundamental que os gestores de RH compreendam suas funcionalidades, a integração com o eSocial, os prazos de registro e as obrigações legais associadas.

Quais mudanças ocorreram com a Carteira de Trabalho Digital?

A CTPS digital serve como um registro eletrônico da vida profissional do trabalhador, reunindo informações sobre contratos de trabalho, salários, férias, contribuições previdenciárias e outros dados relevantes.

Essa versão digitalizada da tradicional carteira de trabalho em papel oferece diversas vantagens, como acesso facilitado às informações, maior segurança e praticidade.

Agora, todo registro de informações trabalhistas, como contratação, alterações salariais, jornada, férias e desligamento, é feito de forma eletrônica no eSocial.

O sistema permite a geração de diversos relatórios, como o demonstrativo de pagamentos, o relatório de férias e o relatório de rescisão. Isso facilitou o acompanhamento das informações.

Essa mudança também simplificou o acesso das informações, que agora podem ser consultadas online. 

Outra vantagem foi a eliminação da necessidade de renovação, em caso de perda ou dano do documento físico, já que a CTPS Digital é armazenada no sistema do governo.

Leia também: Abono salarial: fique por dentro do calendário do PIS/PASEP 2025

Impacto da CTPS Digital na folha de pagamento

Com a integração ao eSocial, todas as informações relacionadas aos eventos contratuais precisam ser registradas para evitar divergências fiscais e trabalhistas.

• Atualização automática de dados: qualquer alteração salarial ou mudança contratual registrada no eSocial é refletida de forma automática na CTPS Digital.
• Acompanhamento mais rigoroso das obrigações trabalhistas: como as informações são enviadas em tempo real para os órgãos reguladores, qualquer erro ou inconsistência pode resultar em penalizações.
• Redução de fraudes e inconsistências: a digitalização torna os registros mais seguros e confiáveis, eliminando riscos de alterações indevidas ou registros incorretos.

O que os profissionais de DP devem saber sobre a CTPS Digital

Ao contrário do modelo físico, que exigia anotações manuais, a versão digital centraliza todos os dados na plataforma do eSocial. Isso tornou a comunicação entre empregador e governo mais ágil e segura.

Mas além de garantir que os registros trabalhistas estejam sempre atualizados, os setores de Departamento Pessoal (DP) e de Recursos Humanos (RH) devem oferecer suporte aos colaboradores, esclarecendo dúvidas e orientando sobre o acesso, consulta e atualização da CTPS Digital.

Integração com o eSocial

Conforme dissemos, a CTPS Digital é 100% vinculada ao eSocial, sistema que reúne todas as informações trabalhistas enviadas pelos empregadores ao governo. 

Dessa forma, qualquer evento relacionado ao contrato de trabalho deve ser informado pelo DP nos prazos estabelecidos.

Entre os principais eventos que devem ser registrados no sistema estão:

1. Admissão de novos colaboradores;
2. Alterações de cargo e salário;
3. Concessão de férias;
4. Afastamentos médicos;
5. E rescisões contratuais. 

A Carteira de Trabalho Digital é atualizada assim que os dados são inseridos no sistema.

Essa integração exige um maior controle por parte do DP, pois erros no envio ou atraso no registro das informações causam divergências nos dados do trabalhador.

Legislação trabalhista

A transição para a Carteira de Trabalho Digital foi consolidada pela Lei da Liberdade Econômica (Lei nº 13.874/2019).

Em complemento a legislação, a Portaria nº 1.065/2019 determinou que todas as novas contratações devem ser registradas apenas no formato digital. 

Ou seja, estabeleceu a versão eletrônica como documento oficial para registros e consultas das informações trabalhistas. 

No entanto, a versão impressa ainda pode ser solicitada em casos específicos, como para comprovação de vínculos anteriores ao eSocial.

Além disso, o Decreto nº 10.410/2020 reforçou a obrigatoriedade do eSocial como meio de transmissão dessas informações.

CTPS Digital e os Direitos Trabalhistas

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) digital e os direitos trabalhistas estão intrinsecamente ligados. 

A relação entre a CTPS digital e os direitos trabalhistas se manifesta das seguintes formas:

• Comprovação de vínculo empregatício: A CTPS digital registra os contratos de trabalho, servindo como prova do vínculo empregatício e garantindo o acesso a direitos como férias remuneradas, 13º salário, FGTS e seguro-desemprego.
• Acesso a benefícios previdenciários: A CTPS digital armazena informações sobre as contribuições previdenciárias, que são essenciais para a concessão de benefícios como aposentadoria, auxílio-doença e salário-maternidade.
• Fiscalização e garantia de direitos: A CTPS digital facilita a fiscalização por parte dos órgãos competentes, como o Ministério do Trabalho e Emprego, auxiliando na identificação de irregularidades e no cumprimento da legislação trabalhista.
• Facilidade no acesso à informação: A CTPS digital permite que o trabalhador acesse suas informações trabalhistas de forma rápida e fácil, a qualquer momento e em qualquer lugar, por meio de aplicativos ou sites do governo.

Em resumo, a CTPS digital é uma ferramenta fundamental para a garantia dos direitos trabalhistas, proporcionando maior transparência, segurança e praticidade na gestão das informações relacionadas à vida profissional do trabalhador.

Funcionalidades do sistema

A Carteira de Trabalho Digital permite que os trabalhadores tenham acesso instantâneo às suas informações laborais. 

Com a autenticação feita pelo portal Gov.br, o colaborador pode consultar detalhes da sua ficha de registro do empregado:

• Cargo;
• Salário;
• Jornada de trabalho;
• Histórico de férias;
• Afastamentos;
• E rescisões.

Leia também: Como funcionam os holerites digitais? Entenda a importância e por que implementar

Segurança dos dados

A digitalização trouxe mais proteção às informações trabalhistas, reduzindo riscos de fraude e perda de documentos. 

Para acessar a CTPS Digital, o trabalhador deve utilizar sua conta no Gov.br, garantindo que apenas ele tenha permissão para visualizar seus dados.

Já para os empregadores, a transmissão das informações ao eSocial só é feita com o certificado digital, assegurando a autenticidade e a segurança dos registros enviados. 

Esse sistema minimiza a possibilidade de adulterações, aumentando a confiabilidade dos dados armazenados.

O DP deve atuar garantindo que todas as informações enviadas à plataforma estejam corretas e que os prazos de atualização sejam cumpridos. 

Caso um colaborador identifique alguma inconsistência em sua carteira digital, o RH deve oferecer suporte para a correção dos dados no sistema.

Atendimento aos colaboradores

A mudança para a carteira digital trouxe um novo desafio para os profissionais de RH e DP: orientar os funcionários sobre o uso da CTPS Digital para que eles tenham acesso a seus registros sem dificuldades.

Muitos colaboradores podem não estar familiarizados com a plataforma e precisarem de suporte para acessar o sistema, interpretar os dados e resolver eventuais inconsistências. 

Além disso, dúvidas sobre como visualizar a rescisão, alteração salarial ou o número do PIS na carteira digital são comuns e devem ser esclarecidas pelo RH.

Situações em que o Departamento Pessoal utiliza a CTPS Digital

A Carteira de Trabalho Digital tornou-se uma ferramenta central na rotina do DP, centralizando os registros trabalhistas e garantindo a conformidade com as leis trabalhistas. 

A seguir, vamos listar as principais situações em que o DP deve utilizá-la:

• Admissão de novos colaboradores: registrar os dados do trabalhador no eSocial. A partir disso, as informações já são integradas à CTPS Digital.
• Alterações contratuais: qualquer mudança no contrato de trabalho, como promoção, reajuste salarial, alteração de jornada ou transferência de setor. 
• Férias: a concessão, o pagamento e o período de gozo das férias, atualizando esses dados no eSocial, que altera a CTPS digital.
• Afastamentos médicos: licenças por motivo de saúde, acidentes de trabalho ou afastamentos por outros motivos.  
• Rescisões contratuais: registrar o desligamento no sistema. Esse processo atualiza a CTPS Digital, permitindo a consulta aos detalhes da rescisão e acesso às verbas rescisórias.
• Demais informações trabalhistas: qualquer evento que altere o contrato de trabalho, como pagamento de adicionais, concessão de benefícios ou mudanças em condições especiais de trabalho.

Vantagens da Carteira de Trabalho Digital para o Departamento Pessoal

A modernização trouxe benefícios significativos para os profissionais de Departamento Pessoal (DP) e Recursos Humanos (RH), especialmente ao otimizar processos e reduzir a burocracia nas rotinas trabalhistas.

Entre as principais vantagens da CTPS Digital, temos:

• Agilidade nos processos: com a integração ao eSocial, todas as informações são enviadas, registradas e atualizadas de forma autônoma. 
• Centralização das informações: a carteira digital mantém todos os dados do trabalhador em um único sistema, facilitando o acesso e a consulta de dados históricos por parte do DP e do próprio colaborador.
• Conformidade com a legislação: com as informações trabalhistas vinculadas ao eSocial, se garante que todos os registros estejam sempre conforme as normas vigentes, evitando penalizações por atrasos ou inconsistências.
• Sustentabilidade: a digitalização reduz a necessidade de impressão e armazenamento físico de papéis, contribuindo para práticas mais sustentáveis.
• Mobilidade: o acesso à CTPS Digital pode ser feito de qualquer lugar pelos empregadores e empregados, facilitando consultas rápidas e atualizações em tempo real.
• Melhoria da comunicação: com todas as informações digitais, os colaboradores podem acessar seus dados de forma autônoma, reduzindo a necessidade de solicitações constantes ao RH e melhorando a transparência.
• Redução de custos: a eliminação do registro na carteira física reduz despesas operacionais, como impressão, armazenamento e retrabalho em correções.

Com essas melhorias, a Carteira de Trabalho Digital se tornou uma aliada essencial na modernização do DP, tornando os processos mais ágeis, seguros e eficientes. 

Leia também: Diferença entre RH e DP: saiba como funcionam os setores

Como fazer o cadastro do empregado na CTPS Digital

A Carteira de Trabalho Digital simplificou o processo de registro, tornando a assinatura do contrato de trabalho totalmente eletrônica. 

Portanto, o cadastro do colaborador na CTPS digital já é feito de forma automática assim que os eventos são enviados ao eSocial. 

Como assinar a CTPS Digital dos colaboradores?

A assinatura eletrônica do contrato de trabalho é feita a partir do envio das informações para o eSocial. Esse processo ocorre da seguinte forma:

• Cadastro do empregado: dados do novo colaborador no eSocial, garantindo que todas as informações estejam corretas antes do envio.
• Envio do evento S-2200 (admissão do trabalhador): transmissão ao eSocial com todas as informações essenciais sobre o contrato, como data de admissão, cargo, jornada de trabalho e remuneração.
• Atualização automática: após o envio dos dados ao eSocial, as informações são registradas na carteira digital do profissional, que poderá acessá-las pelo aplicativo ou site do Gov.br.

A assinatura da carteira de trabalho digital acontece a partir do envio correto desses eventos. Caso haja qualquer erro, é preciso realizar a correção no eSocial para os dados ficarem registrados na CTPS do colaborador.

Documentos necessários

Para realizar o cadastro do empregado e garantir a correta transmissão das informações para a CTPS Digital, é necessário alguns documentos, incluindo:

• CNPJ da empresa: identificação fiscal da organização empregadora.
• Certificado digital: modelo A1 ou A3, válido e emitido por uma Autoridade Certificadora, garantindo autenticidade e segurança no envio dos dados ao eSocial.
• Dados cadastrais: razão social, nome fantasia, endereço e informações de contato.
• Dados dos sócios e administradores: nome, CPF, data de nascimento e demais informações exigidas pelo eSocial.
• Informações sobre os empregados: nome, CPF, data de nascimento, cargo, salário, jornada de trabalho e demais detalhes contratuais.

Seguindo essas orientações, você garante conformidade legal, evita problemas com fiscalizações e proporciona um suporte mais eficiente aos seus colaboradores.

Quais são os prazos para anotações na Carteira de Trabalho Digital?

É preciso seguir prazos rigorosos para o envio das informações ao eSocial, garantindo a atualização dos dados e conformidade com a legislação e CLT. 

Os prazos mais importantes são:

• Registro de admissão: a comunicação da contratação deve ser feita até um dia antes do início das atividades. Caso o registro não seja realizado dentro desse prazo, a empresa pode ser penalizada por contratação irregular.
• Alterações contratuais: qualquer mudança no contrato de trabalho, como promoção, reajuste salarial ou mudança de função, deve ser informada ao eSocial até o dia 7 do mês subsequente.
• Férias: a concessão de férias deve ser registrada no eSocial com pelo menos 30 dias de antecedência da data de início do período de descanso.
• Rescisão do contrato: a comunicação da rescisão deve ser feita ao eSocial até 10 dias após o desligamento, garantindo que a baixa na carteira digital seja registrada.

Dica de leitura: Leis trabalhistas: principais mudanças trabalhistas para o RH acompanhar em 2025

Como consultar a Carteira de Trabalho Digital

Para que o colaborador possa acessar o documento e consultar seus registros, é necessário seguir alguns passos simples.

1. Cadastro no Gov.br

O primeiro passo para acessar a CTPS Digital é criar uma conta no portal do Governo Federal. Para isso, o trabalhador deve:

• Acessar o site Gov.br;
• Digitar o CPF;
• O sistema irá validar se já existe uma conta vinculada ou se será necessário criar;
• Escolher um método de validação (login com o banco, reconhecimento facial ou validação por e-mail/SMS);
• Criar uma senha de acesso.

A conta no Gov.br é essencial, pois ela dá acesso a diversos outros serviços governamentais, como benefícios previdenciários e trabalhistas.

2. Baixar o aplicativo da

Após a criação da conta, é só acessar a carteira digital pelo site do Gov.br ou baixar o aplicativo Carteira de Trabalho Digital, disponível para Android e iOS.

Ambos permitem a consulta rápida de todos os registros, incluindo contratos, datas de admissão e desligamento, salário, jornada e benefícios vinculados ao contrato.

3. Acesso ao aplicativo e login

Com o app instalado, o trabalhador deve:

• Abrir o aplicativo Carteira de Trabalho Digital;
• Inserir o CPF e a senha cadastrada no Gov.br;
• Autorizar o acesso aos dados trabalhistas.

Após o login, todas as informações estarão disponíveis para consulta.

Caso identifique alguma informação incorreta, o colaborador deve entrar em contato com o DP para os ajustes serem feitos no eSocial.

4. Emissão de comprovantes e impressão da CTPS Digital

Embora a CTPS Digital não precise ser impressa, o trabalhador pode gerar um comprovante oficial de seus registros sempre que necessário. 

Para isso, basta acessar o aplicativo, selecionar o contrato desejado e clicar na opção de gerar PDF, podendo salvar ou imprimir o documento.

Esse comprovante pode ser solicitado em processos seletivos, financiamentos ou outras situações que exijam comprovação de vínculo empregatício.

Principais dúvidas sobre a CTPS Digital: como orientar colaboradores

A implementação da Carteira de Trabalho Digital trouxe diversas facilidades para empregadores e empregados, mas também gerou dúvidas sobre seu funcionamento. 

O papel do Departamento Pessoal e dos Recursos Humanos é esclarecer as principais questões relacionadas à CTPS Digital e garantir que todos saibam como utilizá-la.

Abaixo, separamos algumas dessas principais dúvidas para elucidar suas respostas:

1. Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?

Todas as informações do trabalhador são registradas no eSocial, ficando disponíveis para consulta pelo site ou aplicativo do Gov.br. 

O profissional pode acessar dados sobre seu contrato, histórico de cargos, salários, férias, afastamentos e desligamentos, sem a necessidade de atualizações manuais.

2. A CTPS Digital pode ser emitida a partir de qual idade?

É disponível para qualquer cidadão a partir dos 14 anos, idade mínima permitida para contratos de jovem aprendiz. 

A ativação da CTPS Digital pode ser feita pelo site do Gov.br ou pelo aplicativo, sem necessidade de comparecer a um posto do Ministério do Trabalho.

3. A CTPS Digital substitui a Carteira de Trabalho física? A CTPS física pode ser descartada?

Sim, substitui a CTPS física para novos contratos, mas a carteira impressa ainda deve ser mantida para fins de comprovação de vínculos anteriores ao eSocial. 

4. O que acontece às empresas que não assinam a Carteira de Trabalho?

A não formalização do vínculo empregatício pode resultar em multas e penalidades. Segundo a legislação trabalhista, a contratação deve ser registrada no eSocial, que registrará de forma automática na CTPS Digital do trabalhador. 

5. A CTPS Digital pode ser utilizada como documento de identificação civil?

A aceitação da Carteira de Trabalho Digital como documento de identidade passou por mudanças ao longo dos anos.

• 2009: o Decreto nº 12.037 permitiu o uso da CTPS como documento de identificação civil.
• 2019: a Medida Provisória nº 905 suspendeu essa possibilidade, gerando dúvidas sobre sua validade como documento oficial.
• 2020: com a revogação da MP 905, a CTPS voltou a ser aceita como documento de identificação civil em alguns casos, como para fins eleitorais.

Ainda assim, é recomendável que o trabalhador utilize documentos tradicionais de identificação, como RG e CPF, para evitar problemas na aceitação.

6. Como saber o número/série da Carteira de Trabalho Digital?

Diferentemente da versão física, a CTPS Digital não possui um número específico. O CPF do trabalhador passou a ser a identificação oficial da carteira.

7. Como imprimir a Carteira de Trabalho Digital?

Pelo aplicativo ou site do Gov.br, gerando um comprovante em PDF com os registros do trabalhador. 

8. Onde ver o PIS na Carteira de Trabalho Digital?

O trabalhador pode acessar o site do Meu INSS, o aplicativo Caixa Tem ou verificar no aplicativo da CTPS seguindo o passo a passo abaixo:

1. Localizar o menu contratos na parte inferior da tela;
2. Clicar no ícone “+” ao lado de qualquer contrato de trabalho;
3. Localizar a aba de PIS/PASEP.

Com a orientação adequada, os profissionais podem tirar o máximo proveito da CTPS Digital e evitar dúvidas sobre seus registros laborais. 

Para otimizar o trabalho do DP e do RH, conheça o Sistema de Gestão de Pessoas completo e integrado da Flash. 

Centralize todos os dados e etapas da jornada do colaborador em uma única plataforma, e torne a sua gestão mais estratégica e automatizada.