Conciliação bancária: saiba como fazer com exemplos e dicas práticas

Você sabia que a conciliação bancária pode ser a chave para evitar erros financeiros e garantir o controle preciso do seu fluxo de caixa? Esse processo é fundamental para empresas que desejam manter suas finanças organizadas e livres de surpresas. 

Afinal, ao comparar os registros bancários com as transações feitas no sistema contábil, é possível identificar inconsistências, prevenir fraudes e assegurar que todas as operações estejam corretas.

Continue a leitura e descubra todas as etapas desse processo, as ferramentas disponíveis e dicas práticas para otimizar o controle do setor financeiro.

O que é conciliação bancária?

Podemos definir conciliação bancária como o processo de comparação entre os registros financeiros da empresa e os extratos bancários. Seu objetivo é garantir que todas as transações realizadas estejam registradas e consistentes entre os dois sistemas. 

Em outras palavras, trata-se de verificar se os valores apresentados pelo banco correspondem aos lançamentos feitos pela organização em seu controle financeiro.

É uma prática essencial para manter a precisão das finanças da empresa, proporcionando maior transparência e confiança nos dados financeiros, o que facilita a tomada de decisões estratégicas.

Por que a conciliação bancária é importante?

Além de evitar erros e tipos de fraude comuns, esse processo permite um controle mais eficaz dos recursos da organização, evitando surpresas e ajudando a manter a transparência nas finanças.

Ao realizar a conciliação de forma regular, os gestores têm uma visão clara e precisa da situação financeira do negócio, o que facilita o planejamento e a tomada de decisões estratégicas. 

Em um ambiente corporativo dinâmico, onde cada detalhe financeiro pode impactar o sucesso (ou o fracasso) corporativo, a conciliação bancária torna-se um pilar fundamental para a gestão eficiente.

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Controle do fluxo de caixa

A conciliação bancária é um dos principais aliados para manter o fluxo de caixa sob controle. 

Ao comparar os extratos bancários com os registros internos, é possível identificar entradas e saídas de dinheiro com precisão, o que garante que os saldos estejam sempre corretos. 

Esse controle evita que a empresa assuma compromissos financeiros que não podem ser honrados devido a um erro de registro ou à falta de recursos. 

Além disso, permite que o gestor tenha uma visão detalhada de todas as movimentações financeiras, ajudando no planejamento de pagamentos e recebimentos, no melhor uso do capital disponível e, claro, no fundo de caixa. 

Identificação de erros e fraudes

Outro benefício crucial da conciliação bancária é a detecção de erros e fraude financeira. 

Durante o processo, é possível identificar lançamentos incorretos, como transações não registradas ou valores errados, que podem ocorrer tanto por engano quanto por falhas nos sistemas internos. 

Mais importante ainda, a conciliação também é uma ferramenta eficaz na prevenção de fraudes financeiras.

Ao revisar todos os registros, a corporação consegue perceber padrões incomuns e discrepâncias que poderiam passar despercebidas. 

Essa verificação constante ajuda a manter a segurança financeira da empresa e a evitar prejuízos significativos causados por atividades fraudulentas.

Leia também: Por que a conciliação financeira é importante e como a automatização pode fazer a diferença.

Garantia de informações financeiras precisas

Manter informações financeiras precisas é essencial para qualquer negócio. 

A conciliação bancária, portanto, garante que os dados registrados no sistema contábil estejam sempre alinhados com os extratos bancários, evitando divergências que possam comprometer a tomada de decisões. 

Ter informações financeiras precisas não só assegura que as contas a pagar da empresa estejam em dia, como também fortalece a credibilidade do negócio, especialmente ao apresentar relatórios para investidores, parceiros ou auditores. 

Com dados confiáveis, a gestão financeira se torna mais assertiva, contribuindo para a sustentabilidade e o crescimento da empresa a longo prazo.

Exemplos de conciliação bancária 

A conciliação bancária pode ser aplicada em diversas situações do dia a dia financeiro de uma empresa. Abaixo, apresentamos dois exemplos práticos e comuns de como fazer conciliação bancária:

1. Verificação de pagamentos e recebimentos: se a organização realiza o pagamento de uma fatura no valor de R$ 5.000,00, o valor aparece no extrato bancário, mas ainda não foi registrado no sistema contábil, ocorre uma discrepância. A conciliação bancária identifica isso e permite que o pagamento seja lançado corretamente. Isso garante que o fluxo de caixa esteja atualizado.
   
   
2. Depósitos não identificados: às vezes, o banco pode fazer um depósito, mas não identificar corretamente a origem. Durante a conciliação, a empresa pode verificar que um valor foi creditado em sua conta bancária sem a devida identificação. Isso permite que a equipe financeira entre em contato com o banco ou o cliente para esclarecer a situação e ajustar os registros financeiros.

Leia também: Guia completo para pagamento de fornecedores: como gerenciar eficientemente as finanças da sua empresa.

A conciliação bancária é obrigatória? 

A conciliação bancária não é obrigatória por lei, mas, apesar disso, é fortemente recomendada para garantir a precisão e a transparência na gestão financeira de qualquer organização.

Afinal, conforme falamos, trata-se de um procedimento fundamental para verificar se as transações financeiras registradas internamente estão alinhadas com os extratos bancários, prevenindo erros ou fraudes.

Etapas do processo de conciliação bancária

Com as etapas da conciliação bancária bem definidas, é possível garantir que todos os registros financeiros estejam corretos, evitando os erros e promovendo um controle mais eficiente das despesas corporativas e dos recursos. 

Abaixo, detalhamos os principais marcos desse processo.

Reunir extratos bancários e registros internos

O primeiro passo na conciliação bancária é reunir todos os extratos bancários do período em questão, assim como os registros internos da empresa, como os lançamentos no sistema contábil ou as planilhas de controle de fluxo de caixa.

Ter todos os documentos organizados é fundamental para garantir que nada seja esquecido ou omitido durante o processo. Essa etapa assegura que você tenha uma visão completa de todas as movimentações financeiras que precisam ser analisadas, inclusive do registro de despesas corporativas. 

Comparar entradas e saídas de dinheiro

Após reunir os extratos e os registros internos, a próxima etapa é comparar as entradas e saídas de dinheiro. Isso significa verificar, linha por linha, se os valores e as descrições das transações no extrato bancário correspondem aos registros feitos pela empresa. 

Qualquer discrepância, como pagamentos não registrados, depósitos não contabilizados ou transações duplicadas, precisa ser identificada e anotada para correção posterior. 

Essa comparação é essencial para garantir que o fluxo de caixa da empresa esteja correto e atualizado.

Identificar e corrigir divergências

Caso sejam encontradas divergências entre os extratos bancários e os registros internos, o próximo passo é investigar e corrigir essas diferenças. Isso pode envolver a inclusão de transações que foram esquecidas ou ajustes nos valores lançados de forma incorreta. 

Em alguns casos, a diferença pode ser provocada por cobranças indevidas ou erros por parte do banco, que também precisam ser corrigidos.

O objetivo dessa etapa é garantir que o saldo bancário esteja correto para que a empresa tenha uma visão financeira precisa e confiável.

Diferença entre conciliação bancária manual e automatizada 

A conciliação bancária pode ser realizada de duas formas principais: manualmente ou de maneira automatizada. Cada uma dessas abordagens tem suas características, vantagens e desafios. 

A escolha do modelo depende de fatores como o volume de transações da empresa, a complexidade das finanças e a disponibilidade de ferramentas.

 A seguir, explicamos como realizar cada tipo de conciliação bancária.

Conciliação bancária no Excel

A conciliação bancária no Excel é uma das formas manuais mais comuns de realizar esse processo. 

Para fazer isso, você precisa criar uma planilha onde irá registrar todas as transações bancárias (entradas e saídas de dinheiro) e, em seguida, comparar essas informações com os extratos fornecidos pelo banco. 

O processo envolve a inserção manual dos dados do extrato bancário e dos registros internos da empresa, e depois a comparação para identificar divergências. 

Com o Excel, é possível usar fórmulas e filtros para facilitar a análise e encontrar rapidamente qualquer inconsistência.

Planilha de conciliação bancária

Uma planilha de conciliação bancária é uma ferramenta prática para facilitar o processo manual. Ela pode ser montada de forma personalizada ou utilizando modelos prontos, que ajudam a organizar as informações de maneira eficiente. 

Nessa planilha, o usuário insere as transações bancárias e as do sistema contábil, e o objetivo é verificar se as movimentações batem entre os dois. 

A planilha normalmente contém colunas para data, descrição da transação, valor e status da conciliação (se a transação está conciliada ou não). 

Embora esse modelo exija atenção e controle manual, ele é ideal para empresas de pequeno porte ou com baixo volume de transações.

Conciliação bancária automática

A conciliação bancária automática é a solução mais moderna e eficiente para empresas que buscam agilidade e precisão. 

Nesse modelo, softwares especializados fazem a comparação entre os extratos bancários e os registros internos de forma automática, sem necessidade de inserção manual dos dados. 

O sistema conecta-se diretamente ao banco e ao software de gestão financeira, realizando a conciliação em tempo real e gerando relatórios detalhados sobre a situação financeira da empresa. 

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A principal vantagem desse modelo é a eliminação de erros humanos, além de permitir uma conciliação muito mais rápida e precisa, especialmente útil para empresas com alto volume de transações.

Modelo de conciliação bancária

Um modelo de conciliação bancária é uma estrutura pronta para ser utilizada tanto em processos manuais quanto automatizados. 

Esses modelos podem ser encontrados em formato de planilhas ou em plataformas de software e servem como guia para a realização da conciliação. 

No caso da  planilha de gestão financeira, o modelo já vem com as colunas necessárias para registrar as transações e verificar as diferenças. 

Dica de leitura da Flash: Conheça 5 ferramentas para automatizar processos financeiros.

Ferramentas e tecnologias para conciliação bancária

Com o avanço da tecnologia, realizar a conciliação bancária tornou-se muito mais simples e eficiente. 

Atualmente, as empresas podem contar com uma variedade de ferramentas e tecnologias para otimizar esse processo, desde softwares de gestão financeira até sistemas de automação para integração bancária. 

A Inteligência artificial na gestão financeira, por exemplo, tem desempenhado um papel fundamental, ajudando a analisar grandes volumes de dados e a identificar discrepâncias automaticamente. 

A seguir, destacamos algumas das principais ferramentas disponíveis no mercado para facilitar a conciliação bancária.

Softwares de gestão financeira

Os softwares de gestão financeira são ferramentas essenciais para empresas que buscam um controle mais eficiente de suas finanças. 

Esses sistemas permitem registrar e acompanhar todas as transações financeiras, como pagamentos, recebimentos e conciliações bancárias, em um único lugar. 

Muitas dessas plataformas já incluem módulos específicos para conciliação bancária, automatizando a comparação entre os extratos bancários e os registros internos. 

Exemplos populares de softwares de gestão financeira incluem QuickBooks, ZeroPaper e ContaAzul, que oferecem funcionalidades específicas para pequenas e médias empresas.

Sistemas de automação para integração bancária

Para empresas com um volume elevado de transações, os sistemas de automação para integração bancária são uma excelente opção. Essas soluções permitem a conexão direta entre o banco e o software de gestão financeira, tornando a conciliação bancária quase totalmente automatizada. 

A automação garante que os extratos bancários sejam importados automaticamente para o sistema e que a comparação com os registros internos seja feita de forma rápida e sem erros. 

Ferramentas como Bling, TOTVS e Omie oferecem integrações bancárias que facilitam esse processo, permitindo que a empresa acompanhe suas finanças em tempo real, com o mínimo de intervenção manual.

Exemplos de ferramentas disponíveis no mercado

Além do software de gestão financeira e o sistema de conciliação bancária, existem outras ferramentas no mercado que ajudam a otimizar a conciliação bancária, tanto manual quanto automatizada. Entre as opções mais conhecidas, destacam-se:

• Conciliador Bancário: um software dedicado exclusivamente à conciliação bancária, que permite importar extratos bancários e realizar a conciliação de forma simples e rápida.
  
  
• Nibo: uma plataforma voltada para contadores, que automatiza a conciliação bancária, ajudando na integração com múltiplos bancos e sistemas contábeis.
  
  
• Sankhya: um sistema ERP completo que oferece funcionalidades de gestão financeira, incluindo conciliação bancária integrada com o fluxo de caixa da empresa.