PIS e Cofins: o que são e como calcular esses impostos

Tão comuns, e fundamentais, no universo corporativo, os tributos PIS e COFINS são encargos essenciais no sistema tributário brasileiro. Entretanto, muitas empresas ainda enfrentam dificuldades para entender suas definições, funções e como impactam o dia a dia financeiro. 

Compreender como esses impostos funcionam, além das diferenças entre os regimes cumulativo e não cumulativo, é crucial para otimizar a gestão tributária e promover a redução de custos. 

Ao longo deste texto, vamos explicar os principais aspectos do PIS e COFINS, detalhando estratégias para que sua organização possa gerenciar esses tributos de forma eficiente e evitar problemas fiscais. 

Boa leitura! 

O que significa PIS e COFINS?

O PIS (Programa de Integração Social) e a COFINS (Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social) são tributos federais essenciais para o financiamento de programas sociais no Brasil. 

Ambos visam contribuir para a seguridade social, que abrange a saúde, a previdência e a assistência social. Confira mais detalhes abaixo: 

• PIS: foi criado para financiar o pagamento de benefícios trabalhistas, como o abono salarial e o seguro-desemprego. Incide sobre a receita bruta das empresas. Dependendo do regime tributário adotado pelo negócio, suas alíquotas podem variar.
  
  
• COFINS: também é destinada ao financiamento da seguridade social, mas com um foco mais amplo. Ela incide sobre o faturamento dos negócios e, assim como o PIS, pode ter alíquotas diferentes conforme o regime tributário. 

Leia também: Quais são os benefícios obrigatórios pela CLT? Veja a lista completa.

Tipos de regime do PIS e COFINS

O PIS e a COFINS podem ser apurados sob dois tipos de regimes: cumulativo e não cumulativo.  A escolha entre os dois depende do porte da empresa e do seu regime tributário. 

Cada uma das categorias tem implicações distintas no cálculo do tributo e na forma como os créditos podem ser aproveitados. A seguir, explicaremos as principais diferenças entre ambas: 

Regime cumulativo

No regime cumulativo, a base de cálculo da alíquota do PIS e COFINS é mais simples, pois o tributo incide diretamente sobre a receita bruta da organização, sem a possibilidade de descontar créditos de impostos pagos em etapas anteriores da cadeia produtiva. 

Esse modelo é geralmente aplicado nas empresas do Lucro Presumido e Simples Nacional, que não podem aproveitar créditos sobre suas compras e despesas. 

Nesse caso, as alíquotas são mais baixas, mas não há compensação de valores, o que pode resultar em um impacto maior nos custos para as corporações.

Regime não cumulativo

Já no regime não cumulativo, aplicado a empresas do Lucro Real, a organização pode descontar créditos de PIS e COFINS pagos em etapas anteriores da cadeia produtiva. 

Ou seja, ela pode compensar os tributos pagos sobre despesas e custos com insumos, o que reduz o valor a ser pago. 

Essa categoria oferece uma maior eficiência tributária, mas exige um controle mais rigoroso das operações fiscais e contábeis para apuração correta dos créditos. 

Suas alíquotas são mais altas, mas a possibilidade de compensação de créditos torna o impacto tributário menor para os negócios que se enquadram nesse regime.

Qual o valor de PIS e COFINS?

Os valores de PIS e COFINS incidem sobre a receita bruta das empresas e são calculados de maneira diferente nos regimes cumulativo e não cumulativo. 

A seguir, explicaremos as alíquotas de PIS e COFINS em cada regime.

Alíquota do PIS

Varia conforme o regime de tributação adotado pela empresa. No regime cumulativo, a alíquota do PIS é geralmente de 0,65% sobre a receita bruta. 

Já no regime não cumulativo, a alíquota é de 1,65%, mas permite que a organização compense os créditos de PIS sobre seus custos e despesas. 

A escolha do regime tributário, portanto, influencia diretamente o valor de PIS a ser pago pela empresa.

Alíquota do COFINS

Também muda conforme o regime tributário. Para o regime cumulativo, a alíquota do COFINS é de 3% sobre a receita bruta. 

No regime não cumulativo, a alíquota é mais alta, chegando a 7,6%, mas a empresa pode compensar créditos sobre os insumos adquiridos, o que pode reduzir o impacto financeiro do tributo. 

Assim como o PIS, a escolha do regime influencia diretamente o cálculo do COFINS.

Base de cálculo do PIS e COFINS

A base de cálculo do PIS e COFINS é a receita bruta da empresa, ou seja, o total das vendas realizadas no período, sem deduções. No entanto, conforme falamos, a base de cálculo pode variar dependendo do regime de tributação adotado.

• Regime cumulativo: a base de cálculo é a receita bruta da empresa, sem a possibilidade de deduções ou compensações. A alíquota é aplicada diretamente sobre esse valor, e o PIS e o COFINS são pagos sobre toda a receita da empresa, sem permitir a compensação de créditos de impostos sobre as compras realizadas.
  
  
• Regime não cumulativo: a base de cálculo é a receita bruta, mas a empresa pode descontar os créditos de PIS e COFINS pagos sobre insumos e custos relacionados à atividade. Isso reduz o valor do imposto, beneficiando organizações com altos investimentos em produção.

Leia também: Qual a diferença entre custos fixos e variáveis? Entenda como separar.

Quais empresas são obrigadas a pagar o PIS e COFINS?

Todas as empresas que atuam no Brasil e realizam atividades de produção ou comercialização de bens ou serviços, estão sujeitas ao pagamento de PIS e COFINS, independentemente do porte ou ramo de atuação. 

Porém, as obrigações fiscais variam conforme o regime tributário escolhido. Confira os detalhes abaixo:  

• PIS e COFINS Simples Nacional: as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional pagam uma contribuição unificada, que já engloba o PIS e COFINS, com alíquotas reduzidas.
  
  
• PIS e COFINS no Lucro Presumido e Lucro Real: negócios que não optam pelo Simples Nacional, incluindo aquelas no Lucro Presumido e Lucro Real, devem apurar e pagar o PIS e COFINS separadamente, conforme o regime cumulativo ou não cumulativo.

Leia também: Prestação de contas: saiba o que é e confira dicas de como fazer.

Os desafios mais comuns relacionados ao PIS e COFINS

A gestão de PIS e COFINS pode ser um grande desafio para muitas empresas devido à complexidade das normas fiscais e às frequentes mudanças na legislação. 

No entanto, com a abordagem certa, é possível superar os obstáculos e otimizar o processo de apuração e pagamento desses tributos. A seguir, estão alguns dos desafios mais comuns e as soluções para lidar com eles:

1. Dificuldade na apuração correta

Um dos principais desafios enfrentados pelas empresas é a apuração correta do PIS e COFINS, especialmente quando se trata de determinar os créditos a serem utilizados no regime não cumulativo.

Para driblar o problema, a solução é adotar sistemas contábeis e fiscais integrados que automatizem a apuração e o cálculo dos tributos. Isso garante maior precisão e elimina erros manuais. 

Além disso, vale a pena treinar a equipe para garantir que todos os créditos possíveis sejam corretamente identificados e aplicados.

2. Desconhecimento das possibilidades de crédito

Muitas empresas deixam de aproveitar créditos tributários por desconhecimento das despesas e custos que podem ser utilizados para compensação no regime não cumulativo.

A dica é realizar uma revisão detalhada dos gastos da organização para identificar todas as possibilidades de créditos, como insumos, serviços de transporte, energia elétrica, entre outros. 

Leia também: Despesas e receitas: entenda as diferenças entre os conceitos.

Utilize uma consultoria especializada, se necessário, para otimizar o aproveitamento desses créditos e reduzir a carga tributária.

3. Erro na escolha do regime de apuração

Escolher o regime de apuração errado pode resultar em pagamento de tributos excessivos ou na perda de benefícios fiscais.

O caminho para acertar na escolha é fazer uma análise cuidadosa do regime de apuração que melhor se aplica à realidade do seu negócio. 

Para empresas que optam pelo lucro real, é fundamental compreender as vantagens do regime não cumulativo. Já para as organizações do lucro presumido, o regime cumulativo pode ser mais vantajoso.

4. Falta de controle sobre as obrigações acessórias

Além do cálculo e pagamento dos tributos, a falta de controle sobre as obrigações acessórias, como a entrega de declarações e o cumprimento dos prazos, pode resultar em multas e juros.

Leia também: Contas a pagar: o que é, função e dicas de como ter uma gestão estratégica.

A dica é implementar processos internos para garantir que todos os compromissos sejam honrados dentro dos prazos estipulados. A automação, por meio de sistemas fiscais integrados, também pode ajudar a evitar erros e atrasos nas entregas.

Estratégias para gerenciar PIS e COFINS com efetividade 

Tanto o PIS quanto a COFINS podem representar um impacto considerável nos custos das empresas se não forem gerenciados corretamente. No entanto, adotar algumas práticas eficazes pode otimizar a gestão tributária desses impostos. Confira:

1. Controle rigoroso das despesas e créditos

No regime não cumulativo, é possível descontar créditos sobre as despesas corporativas, como insumos, serviços de transporte e energia elétrica. 

Manter, portanto, um controle rigoroso e bem documentado de todos os gastos da empresa é fundamental para garantir que os créditos sejam utilizados corretamente, sem riscos de autuações fiscais.

Com a Flash, por exemplo, você otimiza o controle financeiro do seu negócio, integrando a gestão de despesas e viagens corporativas numa única plataforma, conectada ao Cartão Corporativo Flash.

No sistema, é possível, ainda, facilitar a classificação dos tipos de despesas, monitorar os gastos de forma prática e centralizada, além de contar com relatórios detalhados. 

Tudo isso proporciona insights valiosos para a tomada de decisões estratégicas, ajudando as empresas a otimizar seus gastos e a manter um capital de giro saudável.

Se você quer facilitar sua gestão de despesas e processos financeiros, venha conhecer todos os benefícios de ser Flash.  

2. Automatização da apuração e pagamento

Conforme falamos, a utilização de ferramentas tecnológicas para automatizar o processo de apuração do PIS e COFINS pode reduzir erros manuais e melhorar a precisão. 

Sistemas de gestão tributária podem integrar os dados fiscais e contábeis, facilitando o cálculo correto dos tributos e o envio das informações para a Receita Federal.

Aproveite e baixe gratuitamente nosso e-book completo com as 5 Ferramentas para Automatizar a Gestão Financeira.

3. Revisão de tributos pagos

Realizar uma revisão periódica dos tributos pagos, principalmente dos últimos cinco anos, pode revelar possíveis créditos não aproveitados ou pagamentos indevidos. 

Caso sejam identificados pagamentos excessivos, a empresa pode solicitar o reembolso ou compensação desses valores junto à Receita Federal. Vale destacar, porém, que o prazo  respaldado pela Lei nº 5.172 para isso é de até 5 anos. 

4. Capacitação contínua da equipe

Investir na capacitação constante da equipe fiscal e contábil da sua empresa é essencial para garantir que todos os aspectos relacionados ao PIS e COFINS sejam compreendidos e aplicados corretamente. Isso ajuda a evitar erros na apuração, otimiza o aproveitamento dos créditos e assegura a conformidade com a legislação.

5. Planejamento tributário estratégico

Adotar um planejamento tributário estratégico é uma excelente prática para reduzir a carga tributária de PIS e COFINS. 

Estudar alternativas como a substituição tributária, a escolha do regime de tributação mais adequado ou a revisão de contratos pode ajudar a reduzir a carga tributária de forma legal.

Além disso, um planejamento orçamentário bem estruturado é essencial para potencializar o crescimento da empresa. Para ajudá-lo a montar o seu com assertividade, preparamos um material exclusivo com 25 indicadores financeiros essenciais.

Clique abaixo para fazer o download e comece a otimizar a gestão financeira e tributária do seu negócio!

6. Monitoramento constante da legislação

A legislação tributária está em constante mudança, especialmente em relação ao PIS e COFINS. 

Manter-se atualizado sobre alterações na lei, jurisprudência e normas da Receita Federal é fundamental para evitar surpresas e garantir que o setor financeiro e a empresa estejam sempre em conformidade.

7. Consultoria especializada

Contar com o auxílio de uma consultoria tributária especializada pode ser decisivo para identificar oportunidades de otimização na gestão dos tributos.

Profissionais especializados podem ajudar a interpretar corretamente a legislação - incluindo a Reforma Tributária -, revisar como calcular PIS e COFINS e sugerir ajustes estratégicos para a empresa.