Quanto custa um funcionário para a empresa? Entenda o custo individual

Para empresários e profissionais de RH ou DP, uma dúvida comum é: quanto custa um funcionário para a empresa?

Afinal, contratar alguém envolve muito mais do que somente definir remuneração e salário. Há uma série de despesas associadas, como encargos trabalhistas, benefícios obrigatórios e opcionais.

Além disso, existem os gastos indiretos relacionados ao suporte necessário para o trabalhador desempenhar suas funções. Entender quanto custa um funcionário para a empresa é, portanto, essencial para planejar contratações de forma estratégica e sustentável. 

Ao calcular esses valores, as organizações evitam surpresas financeiras, aprimoram o planejamento orçamentário e equilibram investimentos e resultados.

Neste artigo, vamos explorar os principais fatores que impactam o custo de um funcionário no Brasil e apresentar dois exemplos práticos para ajudar seu negócio a otimizar o processo de contratação.

Acompanhe a leitura!

Quais são os custos trabalhistas no Brasil?

O Brasil possui uma legislação trabalhista complexa, que envolve uma série de obrigações legais para as empresas que contratam colaboradores registrados pela CLT. 

Esses custos vão além do salário pago ao funcionário e incluem:

• Encargos trabalhistas: pagamentos adicionais em relação ao salário contratual, decorrentes da contratação de mão de obra. 
  • Benefícios obrigatórios pagos ao trabalhador: como vale-transporte, o adicional de férias e 13° salário e benefícios determinados por convenções coletivas.
  • Gastos previdenciários e tributários: outra espécie de encargos, como os recolhimentos de FGTS, INSS, indenizações, tributos incidentes sobre a folha, indenizações, previdência privada, etc.
• Benefícios opcionais: como planos de saúde e odontológicos, seguro de vida e vale-refeição.
• Custos indiretos: despesas relacionadas ao espaço físico, treinamentos e equipamentos de trabalho.

Compreender cada um desses elementos é fundamental para calcular com precisão o custo total de um funcionário. 

Como calcular quanto custa um funcionário para a empresa

Calcular o custo total de um funcionário exige atenção às diversas categorias de despesas envolvidas.

É comum que as empresas utilizem planilhas para entender quanto cada colaborador representa financeiramente ou até recorram a calculadoras especializadas para esse cálculo.

A seguir, vamos explorar os custos diretos de cada regime e como eles afetam o orçamento corporativo.

1. Custos diretos

Pode variar segundo o regime tributário da empresa, como o Simples Nacional ou o Lucro Presumido. Exemplificamos abaixo:

Custos diretos para o Simples Nacional

O custo de um funcionário para empresa optante do Simples Nacional é menor. Afinal, organizações registradas nesse regime têm encargos trabalhistas reduzidos em comparação com outros. 

Neste caso, elas estão isentas de algumas contribuições, como o INSS patronal, salário-educação e seguro de acidente de trabalho (SAT). 

As companhias também não são obrigadas a contribuir para o SENAI, SESI, SEBRAE ou Incra. Os encargos aplicáveis incluem:

• Salário bruto: o valor acordado no contrato de trabalho.
• Encargos trabalhistas:
  • Fração de férias: 11,11%
  • Fração do 13º salário: 8,33%
  • FGTS: 8%Senai
  • FGTS/provisão de multa para rescisão: 4%
  • Previdenciário (férias, FGTS e DSR): 7,93%

Com essa estrutura, cerca de 40% do total investido pela empresa em um funcionário, será destinado a encargos e impostos, além do salário base.

Custos diretos para o Lucro Presumido

Para negócios que adotam o regime de Lucro Presumido, os custos trabalhistas são mais elevados, devido à inclusão de contribuições adicionais. 

As alíquotas de férias, décimo terceiro salário e previdenciário são as mesmas das obrigações do Simples Nacional. Mas, somado a isso, as organizações nesse regime pagam:

• INSS patronal: 20%
• Seguro de Acidente de Trabalho (SAT): 1 a 3%
• Salário-educação: 2,5%
• Contribuições ao Incra/SENAI/SESI/SEBRAE: 3,3%

No Lucro Presumido, aproximadamente 68,2% do valor será destinado a encargos e impostos, além do salário.

Benefícios obrigatórios e opcionais

Além dos encargos diretos, é essencial considerar os benefícios, que podem ser obrigatórios ou opcionais:

• Vale-transporte: benefício obrigatório da CLT, para funcionários que necessitem do transporte público. A empresa cobre o valor necessário para o deslocamento do trabalhador, podendo descontar até 6% do salário bruto.
• Vale-refeição ou alimentação: pode ser opcional ou obrigatório, se previsto em convenção ou acordo coletivo de trabalho. O valor varia conforme acordos.
• Plano de saúde e odontológico: benefícios opcionais que podem ser custeados integralmente ou com co-participação do colaborador.
• Seguro de vida: é uma prática cada vez mais comum para promover o bem-estar e segurança para os trabalhadores.

Custos indiretos

Além dos custos diretos, as empresas também devem considerar as despesa indiretas que podem impactar significativamente o orçamento:

• Treinamento e desenvolvimento: investimentos em onboarding, cursos e capacitações.
• Equipamentos e ferramentas: computadores, celulares, uniformes e demais recursos necessários.
• Espaço físico: despesas com aluguel, energia elétrica, água e outros itens relacionados ao ambiente de trabalho.

Fórmula do custo de um funcionário para a empresa

Calcular o custo total de um funcionário pode parecer complexo, mas, com uma fórmula simples, é possível obter uma estimativa clara. 

A fórmula base considera o salário bruto do colaborador somado aos encargos trabalhistas, benefícios e despesas indiretas.

Fórmula simplificada

Custo total do funcionário = Salário bruto + encargos trabalhistas (%) + benefícios obrigatórios e opcionais + custos indiretos

Para calcular, é preciso:

1. Definir o salário bruto: considere o valor acordado no contrato, sem descontos. Por exemplo: R$ 2.000,00.
2. Calcular os encargos trabalhistas: variam conforme o regime tributário.
3. Adicione os benefícios obrigatórios e opcionais: 
   • Vale-transporte: depende do valor gasto pelo colaborador, mas a empresa pode cobrir uma média de R$ 150,00 a R$ 300,00 mensais.
   • Vale-alimentação e vale-refeição: o valor é estipulado internamente ou em convenção coletiva. Exemplo: R$ 500,00.
   • Plano de saúde e odontológico (se fornecidos): média de R$ 600,00 por colaborador.
4. Considere os custos indiretos: estime os valores relacionados a treinamentos e capacitações. Além disso, equipamentos, ferramentas de trabalho e despesas de espaço físico devem ser consideradas.

Exemplos do custo do funcionário conforme o salário

Para auxiliar na compreensão dos custos totais, apresentamos exemplos práticos com base em diferentes faixas salariais, considerando uma empresa optante pelo Simples Nacional. 

Esses cálculos incluem salário bruto, encargos trabalhistas, benefícios corporativos e despesas indiretas.

Os custos de um funcionário variam conforme o salário bruto e as alíquotas aplicáveis. Aqui, estão os cálculos atualizados para o salário mínimo e com um salário de R$ 4.000,00. 

1. Quanto custa um funcionário que ganha o salário mínimo para a empresa

Salário mínimo vigente em 2025 é de R$ 1.518,00. Logo, os encargos trabalhistas em cima desse valor, seriam:

• Fração de férias (11,11%): R$ 168,65
• Fração do 13º salário (8,33%): R$ 126,45
• FGTS (8%): R$ 121,44
• FGTS/provisão de multa para rescisão (4%): R$ 60,72
• Previdenciário (férias, FGTS e DSR – 7,93%): R$ 120,38

Além disso, temos os benefícios obrigatórios e custos indiretos:

• Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios (estimativa média): R$ 800,00
• Média dos custos indiretos (equipamentos, espaço físico e treinamentos): R$ 300,00

Custo total:

Salário: R$ 1.518,00 + Encargos: R$ 597,61 + Benefícios e custos indiretos: R$ 1.100,00

Custo total: R$ 3.215,64 por mês

2. Quanto custa um funcionário que ganha R$ 4.000,00 para a empresa

Para um salário de R$ 4.000, o cálculo dos encargos trabalhistas ficaria:

• Fração de férias (11,11%): R$ 444,40
• Fração do 13º salário (8,33%): R$ 333,20
• FGTS (8%): R$ 320,00
• FGTS/provisão de multa para rescisão (4%): R$ 160,00
• Previdenciário (férias, FGTS e DSR – 7,93%): R$ 317,20

Com os benefícios obrigatórios e despesas indiretas:

• Vale-transporte, vale-refeição e outros benefícios (estimativa média): R$ 700,00
• Custos indiretos (equipamentos, espaço físico e treinamentos): R$ 400,00

Salário: R$ 4.000 + Encargos: R$ 1.574,80 + Benefícios e custos indiretos: R$ 1.100,00

Custo total: R$ 6.674,80 por mês

Lembre-se que esses valores vão variar conforme regime tributário, salário-base e benefícios oferecidos.

Compreender o custo de um funcionário para a empresa é essencial para a sustentabilidade financeira e o planejamento estratégico das contratações. 

Otimize os custos e melhore a gestão de seus benefícios corporativos! Conheça os multibenefícios e como aplicá-los de forma estratégica para reduzir despesas e aumentar o engajamento dos colaboradores. Baixe o nosso e-book completo e gratuito.