Guia prático para organizar e fazer uma boa gestão de férias

Gestão de férias é um dos maiores desafios das empresas. Com a chegada do mês de julho e o início das férias escolares, muitas dúvidas surgem entre colaboradores e departamentos de Recursos Humanos. 

Uma questão comum é se é possível sincronizar as férias dos colaboradores com o recesso escolar dos filhos e se os profissionais que são pais têm prioridade na escolha dessas datas. 

A adequada gestão de férias é vital para assegurar que tais questões sejam tratadas de forma eficaz, evitando conflitos e garantindo a conformidade com as normas trabalhistas.

Para auxiliar os profissionais de RH e evitar erros que possam resultar em processos trabalhistas, multas e descontentamento entre as equipes, é essencial ter um guia prático de gestão de férias. 

Além disso, ferramentas especializadas, como a FolhaCerta, nossa startup focada em gestão de ponto, férias e controle de jornada de trabalho, podem ser fundamentais nesse processo. 

Este artigo vai detalhar como uma gestão eficiente de férias pode facilitar a rotina dos profissionais de RH e promover um ambiente de trabalho harmonioso e produtivo.

Gestão de férias: o que é e como fazer?

A gestão de férias é um processo estratégico crucial para o funcionamento eficiente de uma empresa. Essa prática envolve tanto o Departamento Pessoal quanto o Recursos Humanos.

Seu objetivo principal é planejar e coordenar o período de descanso dos colaboradores de maneira que o impacto na produtividade da empresa seja minimizado.

Para realizar o processo corretamente e sem surpresas, é preciso seguir alguns passos:

Política de férias 

A primeira etapa da gestão de férias é definir claramente a política de férias da empresa. Isso inclui decidir se a empresa adotará férias coletivas ou se haverá férias individuais. 

Além disso, deve determinar os períodos mais apropriados para as férias com base nas demandas operacionais da empresa. Essa política deve ser comunicada de forma transparente a todos os colaboradores para garantir que não haja mal-entendidos.

Operação do fluxo de férias 

O controle efetivo do fluxo de férias é essencial. Isso envolve gerenciar o saldo de dias de férias disponíveis para cada colaborador, bem como a aprovação ou rejeição de solicitações de férias. É importante que o processo seja justo e consistente para evitar insatisfações e garantir que as regras estabelecidas sejam seguidas.

Alinhamento com as necessidades da empresa 

Outro aspecto crucial é alinhar os períodos de ausência dos colaboradores com as necessidades operacionais da empresa. 

Isso pode envolver a organização de substituições temporárias ou o planejamento de contratações temporárias para cobrir períodos críticos. O objetivo é assegurar que funções importantes não fiquem descobertas e que o trabalho continue fluindo sem interrupções significativas.

Quais são os benefícios da gestão de férias?

A resposta é simples: uma gestão eficiente das férias dos funcionários impacta diretamente em indicadores essenciais para o crescimento de qualquer empresa, como produtividade e engajamento. Entre as suas vantagens também estão:

1. Redução do impacto negativo nas rotinas das áreas: quando o período de férias de um colaborador é determinado com antecedência, a empresa pode definir quem assumirá suas funções, planejar contratações temporárias e evitar que esta ausência impacte processos e resultados da área.
   
   
2. Cumprimento de obrigações legais: existem uma série de regras determinadas pela legislação trabalhista que, se descumpridas, podem gerar multas. Com planejamento, é possível cumprir prazos corretamente e evitar gastos desnecessários.
   
   
3. Evitar insatisfação e desmotivação entre colaboradores: ter uma política de férias transparente e, se possível, negociar datas em comum acordo contribui para minimizar insatisfações entre os funcionários.

O que estipula a CLT sobre a gestão de férias?

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece diretrizes claras sobre o direito às férias dos colaboradores, garantindo que após 12 meses de trabalho, cada colaborador tenha direito a um período de 30 dias de férias. 

No entanto, este período pode ser ajustado com base no número de faltas não justificadas que o colaborador tenha durante o ano. Esses cenários também impactam no cálculo das férias, portanto, deve ser bem observados:

Faltas não justificadas

A CLT prevê a redução proporcional do período de férias com base no número de faltas não justificadas ao longo do ano trabalhista:

• Até 5 faltas: 30 dias de férias
• De 6 a 14 faltas: 24 dias de férias
• De 15 a 23 faltas: 18 dias de férias
• De 24 a 32 faltas: 12 dias de férias
• Mais de 32 faltas: não têm direito a férias

Afastamentos

A legislação também considera reduções ou alterações no período de férias devido a afastamentos por motivos de saúde ou outros tipos de licenças:

• Afastamento pela Previdência Social, por acidente de trabalho ou doença por mais de seis meses (consecutivos ou não) no ano.
  
  
• Licenças previstas na CLT por mais de 30 dias.
  
  
• Interrupção das atividades da empresa por mais de 30 dias, seja por paralisação parcial ou total.

É fundamental que as empresas estejam atentas não apenas às regras gerais da CLT, mas também a quaisquer acordos e convenções coletivas que possam estabelecer normas específicas para suas indústrias ou regiões, assegurando que todas as práticas estejam em conformidade.

Quem decide quando o empregado vai sair de férias?

Uma dúvida comum é: colaboradores têm prioridade na escolha das datas para tirar férias? Especialistas em legislação trabalhista ouvidos pelo Blog da Flash explicam que não.

A princípio, é a empresa quem decidirá a data da concessão das férias. Ou seja, ela não precisa, necessariamente, coincidir com as férias escolares dos filhos dos colaboradores.

Vale ressaltar, no entanto, que está em tramitação na Câmara dos Deputados um Projeto de Lei que garante ao trabalhador tirar as férias durante o período de recesso escolar caso tenha sob sua guarda ou tutela uma pessoa com deficiência.

Além disso, há algumas situações de exceções. A lei também prevê que cônjuges que trabalham na mesma empresa têm o direito de tirar férias juntos, desde que isso não gere prejuízos para a empresa.

Outro exemplo é no caso de trabalhadores que são estudantes com idade inferior a 18 anos, que podem solicitar as férias com o seu recesso escolar.

Para os demais colaboradores, entretanto, a negociação com a empresa ainda é o melhor caminho para definir essa questão.

“A Reforma Trabalhista de 2017 fala em férias negociadas, ou seja, precisa ser bom para ambas as partes”, Gilberto Bento Jr., advogado trabalhista do escritório Bento Jr. Advogados.

E as férias fracionadas, o que são?

Com as alterações introduzidas pela Reforma Trabalhista, as férias agora podem ser fracionadas em até três períodos, o que oferece maior flexibilidade tanto para o empregador quanto para o colaborador. 

No entanto, essa divisão segue regras específicas para garantir que o descanso seja efetivo e que as necessidades operacionais da empresa sejam atendidas.

• Primeiro período: um dos períodos de férias fracionadas não pode ser inferior a 14 dias corridos. Este período mais longo é destinado a garantir que o trabalhador tenha um descanso adequado.
  
  
• Períodos subsequentes: os demais períodos devem ser de no mínimo 5 dias corridos cada. Essa flexibilidade permite que os colaboradores planejem melhor suas pausas, adequando-as às suas necessidades pessoais e profissionais.
  
  
• Notificação e pagamento: independente da divisão, a legislação exige que o colaborador seja notificado das férias com pelo menos 30 dias de antecedência. Além disso, o pagamento das férias, que inclui o salário mais um terço constitucional, deve ser efetuado até dois dias antes do início do primeiro período.

“A CLT não veda a possibilidade de alteração de férias após o empregado ter sido informado. A recomendação é que, no caso de alteração por iniciativa da empresa com a anuência do funcionário, o novo período seja férias seja informado com os novos 30 dias de antecedência”, diz o advogado trabalhista Guilherme Dadalto, do escritório Dadalto.

Exemplo prático de fracionamento

Suponha que um funcionário com salário de R$ 6.000 opte por fracionar suas férias. Um terço do salário, R$ 2.000, é adicionado ao montante, totalizando R$ 8.000. Esse valor é então distribuído proporcionalmente aos períodos de férias escolhidos, conforme a divisão acordada.

Como fica o pagamento do vale-alimentação e vale-refeição nas férias?

Tanto o vale-alimentação quanto o vale-refeição são benefícios opcionais, e seu fornecimento é facultativo para a empresa.

E, justamente, por não ter uma natureza salarial, eles não entram na base de cálculo das férias e não precisam ser pagos durante o período de descanso do colaborador. O mesmo acontece com o vale-transporte.

“Embora seja um direito garantido por lei ao trabalhador, a empresa só tem a obrigação de fazer o pagamento no período em que o colaborador se desloca, por meio de transporte público, até o trabalho”, afirma Dadalto.

O advogado salienta que, em ambos os casos, pode haver exceções previstas por acordos e convenções coletivas de trabalho e, por isso, é essencial que as empresas estejam atentas.

Além disso, por ser um benefício que o colaborador já está acostumado a receber, muitas empresas optam por seguir com o benefício durante as férias. O que favorece a experiência do colaborador.

E o abono pecuniário?

Uma prática muito comum no país é a chamada “venda de férias”, em que o profissional trabalha parte dos seus dias de descanso e, assim, recebe este período como adicional.

Pesquisa feita pelo site de empregos Indeed com 900 trabalhadores brasileiros mostrou que 27% vendem uma parte de seus dias de férias para complementar a renda.

“O que existe é o chamado abono pecuniário, que é a possibilidade de o colaborador converter até 1/3 das férias em dinheiro. Por exemplo, se o empregado tem direito a 30 dias, ele pode converter 10 dias de férias em dinheiro, tendo por base a sua remuneração”, diz Carlos Frederico Zimmermann Neto, professor de direito do trabalho da Universidade Presbiteriana Mackenzie.

É importante ressaltar que a decisão de vender ou não as férias deve ser do empregado — e nunca da empresa!

Como otimizar a gestão de férias

Fazer a gestão de férias pode ser um desafio e tanto para o RH. Planilhas manuais que levam muito tempo para serem preenchidas ou ferramentas ultrapassadas dificultam a organização e facilitam erros que podem gerar multas e muito estresse.

Por isso, plataformas como a Flash, que tem uma solução completa de controle de ponto e jornada, é a solução para otimizar a gestão das férias. 

O principal objetivo da Flash é resolver rotinas trabalhistas de forma simples, são uma solução prática para desburocratizar a jornada do colaborador e poupar tempo do RH.

De maneira intuitiva, a ferramenta da Flash conta com uma funcionalidade exclusiva para férias, recesso e day off.

O sistema também permite que gestores, colaboradores e RH tenham acesso a um painel personalizado com todas as informações e dados. Líderes, inclusive, recebem notificações de status de férias de seus times. Ou seja, é o fim das multas devido aos atrasos na programação de recessos.

E os ganhos não param por aí: os números mostram que, com a plataforma, há redução de até 75% no tempo gasto com atividades de ponto e diminuição de 25% com horas extras dos colaboradores.