Adicional deslocamento: quais são os direitos e os gastos cobertos pela empresa?

No cenário pós-pandêmico, a gestão de viagens corporativas enfrenta novos desafios e oportunidades. Com a retomada total das atividades presenciais, as empresas estão reavaliando suas políticas e procedimentos relacionados ao adicional de deslocamento e viagens à trabalho.

Este benefício faz parte das despesas corporativas e não é apenas uma questão de conformidade jurídica, mas uma oportunidade para melhorar a eficiência operacional.

Neste artigo, vamos explorar os aspectos essenciais do adicional de deslocamento, sua definição e regulamentação. Além disso, também conheceremos as melhores práticas para sua gestão eficaz, destacando como a Flash pode transformar este aspecto crucial das viagens de negócios.

O que é o adicional de deslocamento?

O adicional de deslocamento é uma compensação financeira destinada a cobrir os custos adicionais incorridos pelos colaboradores durante as viagens de trabalho. Este benefício é regulamentado por leis trabalhistas, visando garantir que os funcionários não arquem com despesas extras de seu próprio bolso.

O que diz a CLT sobre o deslocamento?

Embora a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não trate diretamente do adicional de deslocamento, ela estabelece diretrizes fundamentais para situações relacionadas. Nos artigos 62 e 469, por exemplo, há orientações que abrangem essa situação.

Empregados com registro de horas

Para os colaboradores que possuem controle de jornada, a legislação exige um registro efetivo do tempo de deslocamento. Isso pode ser feito por meio de pontos eletrônicos remotos ou aplicativos, conforme o acordo entre a empresa e o empregado.

Esse controle é essencial, pois, se um colaborador trabalha 8 horas por dia, mas precisa sair mais cedo devido ao deslocamento, a legislação entende que ele tem direito a horas extras.

Empregados sem registro de horas

Os trabalhadores que não possuem jornada de trabalho definida também estão sujeitos ao cumprimento das 44 horas semanais e ao pagamento de horas extras, se houver. De acordo com a súmula 338 do TST, a responsabilidade de comprovar a não realização de horas extras recai sobre o empregador.

Diferença entre adicional de deslocamento e transferência

É crucial não confundir o adicional de deslocamento com a transferência de local de trabalho. Os artigos 469 e 470 da CLT tratam das condições e implicações da mudança de local de trabalho do empregado.

• O Art. 469 regulamenta a proibição do empregador de alterar o local de exercício do trabalho estipulado no contrato sem consentimento prévio do empregado. É exceção a essa regra casos onde essa mudança é prevista em contrato, ou para cargos de confiança. Além disso, também é devido ao funcionário um adicional de 25% em relação a sua remuneração anterior.
• Já o Art. 470 complementa o anterior, abrangendo em seu texto as mudanças definitivas de cidades ou estados. Caso isso ocorra, é obrigação da empresa custear todas as despesas inerentes ao processo de mudança. Nesses casos, a companhia fica livre de pagar a compensação adicional.

Quem tem direito ao adicional de deslocamento?

Para ser elegível ao adicional de deslocamento, é necessário atender a certos critérios estabelecidos pelas normativas trabalhistas e pelas políticas internas da empresa. Esses critérios garantem que o adicional seja atribuído de forma justa e em conformidade com as leis.

Critérios legais e políticas internas da empresa

• Natureza do deslocamento: o adicional se aplica quando o deslocamento é exigido pelo trabalho e resulta em custos adicionais para o empregado.
• Comprovação de despesas: é fundamental que o funcionário possa comprovar as despesas adicionais incorridas durante o deslocamento. Recibos e notas fiscais são geralmente requeridos.
• Acordo contratual: os termos relativos ao adicional de deslocamento devem estar claramente estipulados no contrato de trabalho ou em acordos coletivos.

Além dos critérios legais, muitas empresas estabelecem suas próprias diretrizes internas. Veja alguns itens.

• Limite de distância: algumas empresas estabelecem um limite mínimo de distância para o deslocamento para que o adicional seja concedido.
• Modo de transporte: pode haver especificações sobre os modos de transporte cobertos pelo adicional, como viagens de carro, ônibus ou avião.
• Frequência de viagens: empresas podem definir uma frequência mínima de viagens para elegibilidade adicional.

Qual o cálculo para estabelecer o adicional de deslocamento?

A compreensão da regulamentação e do cálculo do adicional de deslocamento é fundamental para garantir a conformidade jurídica e a justiça nas relações de trabalho. E uma das maiores dúvidas, tanto das empresas, como dos colaboradores, é como fazer esse cálculo.

O cálculo do adicional de deslocamento deve considerar alguns itens, caso tenham sido custeados pelo funcionário: passagem ou gasolina, hospedagem e alimentação.

É fundamental lembrar que normativas específicas do setor ou acordos coletivos podem influenciar a maneira como esse adicional é calculado e aplicado.

Gastos cobertos pelo adicional de deslocamento

Identificar quais despesas são cobertas pelo adicional de deslocamento ajuda a garantir transparência e equidade. Essa clareza beneficia tanto o empregador quanto o empregado, assegurando que haja um entendimento mútuo das expectativas.

• Transporte público ou privado: inclui passagens de ônibus, trem, metrô, ou custos de combustível e manutenção para transporte privado.
• Estacionamento e pedágios: quando aplicável, especialmente em deslocamentos de longa distância ou em áreas urbanas com custos elevados de estacionamento.
• Desgaste de veículo próprio: calculado com base em quilometragem e desgaste geral do veículo.
• Alimentação: gastos com alimentação, mesmo fora do horário de trabalho, podem ser incluídos no cálculo.
• Hospedagem: caso tenha sido pago pelo funcionário, os valores gastos devem ser reembolsados para o colaborador de forma integral.

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Dicas para gestão do adicional de deslocamento

Para uma gestão eficaz das viagens corporativas e do adicional de deslocamento, é vital adotar práticas que maximizem a eficiência e reduzam possíveis conflitos. Dessa forma é possível garantir transparência e tranquilidade para o processo de pagamento do adicional.

Melhores práticas para empresas

• Implementar políticas claras: definir regras claras sobre o que é reembolsável, como calcular o adicional e os processos para reivindicação e reembolso. Uma política de viagens corporativas é essencial para ambos os lados.
• Realizar auditorias regulares: fazer verificações periódicas para garantir a conformidade com as políticas e a legislação trabalhista.
• Oferecer treinamentos: orientar é o melhor caminho para garantir que tanto gestores quanto colaboradores estejam cientes das melhores práticas em relação ao adicional de deslocamento.
• Garantir o bem-estar do colaborador em viagens: outra dica essencial é ter normas e processos de acompanhamento que visem garantir a satisfação e segurança do colaborador durante as viagens.
• Usar a tecnologia: adotar sistemas de controle de ponto digitale aplicativos para gerenciar os registros de deslocamento e horas trabalhadas. Além disso, automatizar a gestão de custos, em especial as viagens corporativas, é a melhor forma de garantir conformidade e segurança para a empresa.

Dicas para colaboradores

• Fazer a manutenção de registros: manter documentação detalhada de todas as despesas relacionadas ao deslocamento, bem como as tratativas internas de aprovação para as viagens.
• Criar uma documentação: recibos, bilhetes de transporte público, faturas de pedágio e outros documentos comprovativos são essenciais para o reembolso.
• Manter a comunicação clara com o RH, a liderança e o financeiro: manter um diálogo aberto para entender os direitos e responsabilidades relacionados ao adicional.

A solução ideal para a gestão de despesas de viagem

A gestão de despesas, em especial as de viagens corporativas, é um desafio constante. Afinal, é um processo que gera grandes impactos na gestão financeira e de pessoas. Nesse contexto, ter muitos processos manuais aumenta o risco de erros e impacta na produtividade do time.

Com o avanço tecnológico, surgiram soluções inovadoras para simplificar esse processo, e uma dessas soluções é o módulo de gestão de despesas da Flash. O sistema é projetado para otimizar a maneira como as empresas gerenciam suas despesas, trazendo eficiência e controle mais apurado sobre os gastos corporativos.

A Flash integra tecnologia para simplificar a gestão de despesas. A plataforma permite que os colaboradores registrem os gastos empresariais de forma rápida e fácil. Isso elimina a necessidade de processos manuais e demorados, reduzindo significativamente o tempo gasto no gerenciamento de recibos e reembolsos.

Controle e visibilidade total das despesas

Um dos principais benefícios do nosso sistema é a visibilidade e o controle de viagens corporativas que oferece aos gestores e colaboradores. A plataforma fornece relatórios detalhados e análises em tempo real, permitindo uma visão clara e atualizada dos gastos realizados.

Isso não apenas facilita a tomada de decisões financeiras mais informadas, como ajuda na identificação e redução de despesas desnecessárias.

Segurança e conformidade

A segurança é uma preocupação primordial no gerenciamento de despesas corporativas. A plataforma garante que todas as despesas estejam em conformidade com as políticas internas da empresa e com as regulamentações fiscais vigentes, minimizando riscos de compliance.

Integração com sistemas existentes

Outro aspecto do sistema de despesas da Flash é a possibilidade de integração com ERP. Essa praticidade assegura uma transferência de dados eficiente, facilitando ainda mais a gestão financeira global da empresa.

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