Saiba o que é e como fazer a prestação de contas de viagem

A prestação de contas de viagem é um componente crítico no gerenciamento das viagens corporativas. Este processo envolve a documentação e o reporte meticuloso das despesas dos colaboradores durante suas viagens a trabalho.

Essencial para a governança e a transparência financeira das organizações, este sistema assegura que todas as despesas estejam alinhadas às políticas da empresa e aos direitos dos viajantes.

Para a gestão de despesas, é necessário cobrar todas as diárias de viagem, gastos com hospedagem, alimentação e transporte. Esse entendimento não apenas facilita o reembolso de despesas adequado como evita potenciais fraudes.

Acompanhe a leitura e aprenda a elaborar um relatório de prestação de contas em viagens corporativas.

O que é e como funciona a prestação de contas de viagem corporativa?

A prestação de contas de viagens é um procedimento indispensável, no qual os colaboradores que realizam viagens corporativas reportam suas despesas à empresa.

O procedimento começa com a documentação meticulosa de todas as despesas durante a viagem. Para isso, os colaboradores devem coletar notas fiscais e recibos.

Essas informações são detalhadas em um relatório de despesas, submetido ao RH ou ao financeiro, onde é analisado para verificação e aprovação.

Após a análise, o reembolso das despesas pagas pelo colaborador é realizado, ou um ajuste de contas é feito no caso de adiantamentos feitos pela empresa.

A eficácia da prestação de contas é crucial para evitar fraudes, desperdícios e garantir que os recursos sejam utilizados de maneira eficiente, alinhada aos objetivos empresariais.

Também é fundamental para o compliance, garantindo que todas as atividades estejam em conformidade com as normas internas e leis aplicáveis.

Portanto, entender e seguir a política de viagens da empresa, que define as regras e os procedimentos para essa prestação de contas, é vital para o sucesso da gestão de viagens e a integridade organizacional.

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As responsabilidades de gestores e colaboradores

Ao prestar contas, gestores e colaboradores desempenham papéis fundamentais. Os colaboradores são responsáveis por coletar seus comprovantes de pagamento e preencher o relatório de despesas com precisão, incluindo gastos elegíveis para reembolso. 

Os gestores financeiros devem revisar e aprovar esses relatórios, garantindo que os gastos estejam alinhados com as diretrizes corporativas. Também orientam os colaboradores sobre quais despesas são e não são reembolsáveis, esclarecendo dúvidas no dia a dia.

Despesas reembolsáveis incluem passagens aéreas, diárias de hotel, refeições e transporte, desde que dentro dos limites definidos pela empresa. Despesas não elegíveis incluem gastos pessoais, como upgrades de classe em voos, entretenimento e compras não relacionadas ao trabalho.

Desafios comuns na prestação de contas de viagens

A prestação de contas pode enfrentar diversos desafios que afetam tanto o fluxo de trabalho quanto as finanças da empresa. Os itens levantados a seguir surgem de problemas comuns no processo de documentação e aprovação das despesas.

• Documentação incompleta ou incorreta: um dos desafios mais recorrentes é a submissão de relatórios de despesas com documentação incompleta ou recibos que não atendem aos requisitos da política da empresa. Isso pode acontecer em decorrência da falta de organização do colaborador ou devido à ausência de transparência nas políticas de reembolso.
  
  
• Atrasos na submissão: quando os colaboradores demoram para enviar os relatórios de despesas, o processo pode atrasar. Com isso, a gestão financeira e fluxo de caixa da empresa podem ficar comprometidos.
  
  
• Falta de clareza nas políticas internas: não compreender quais despesas são elegíveis para reembolso pode levar a relatórios cheios de erros, aumentando o trabalho administrativo devido à necessidade de revisões e correções.
  
  
• Fraude ou má-fé: em alguns casos, pode haver tentativas de incluir despesas pessoais como despesas de viagens a trabalho ou inflar os valores gastos, o que requer uma vigilância rigorosa por parte dos gestores.

Erros e atrasos na prestação de contas de viagens podem gerar um ambiente de trabalho menos eficiente. Atrasos nos reembolsos frustram os colaboradores e podem impactar em sua disponibilidade para compromissos futuros.

Essas falhas operacionais exigem tempo adicional para correção, reduzindo a produtividade geral e gerando os mais diversos desafios.

Mão na massa! Dicas para elaborar um relatório de viagem prestação de contas

Um relatório de despesas de viagem (RDV) é um documento essencial para detalhar e justificar todas as despesas durante uma viagem corporativa. O objetivo é assegurar a transparência e permitir que o reembolso aconteça dentro das políticas da empresa.

Como elaborar um RDV

• Coleta de comprovantes: durante a viagem, oriente o colaborador a coletar todos os recibos e notas fiscais. Isso é essencial para um controle de gastos mais confiável.
  
  
• Categorização das informações: organize as despesas e comprovantes de forma estruturada, por data. Isso facilitará tanto o preenchimento do relatório quanto a sua revisão pela empresa.
  
  
• Preenchimento do relatório de despesas: utilize um modelo padrão de RDV, que inclui dados da viagem e todas as despesas - entenda melhor a frente.
  
  
• Submissão para aprovação: envie o relatório completo ao departamento responsável dentro do prazo estabelecido para revisão e aprovação.

Com a Flash, seu time pode fazer todo esse processo de forma prática e otimizada. Com a tecnologia OCR, permitimos que os colaboradores digitalizem documentos em tempo real. Mesmo notas e recibos rasurados podem ser lidos pelo nosso sistema, garantindo ainda mais confiabilidade ao seu dia a dia.

O nosso sistema de gestão de despesas também facilita todo o fluxo de reembolsos, que podem ser submetidos e aprovados em apenas alguns cliques dentro da plataforma. A Flash também possui relatórios completos para acesso rápido.

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Estrutura de um relatório de prestação de contas de viagem

• Cabeçalho: inclui informações básicas como nome do colaborador, destino, data e objetivo da viagem.
  
  
• Detalhamento das despesas: no caso das planilhas, cada linha deve representar um gasto individual, com colunas para data, tipo de despesa , valor e uma breve descrição.
  
  
• Totalização: ao final da planilha, uma seção deve calcular o total das despesas, facilitando a visualização do montante a ser reembolsado.
  
  
• Espaço para anexos: indicação de onde os comprovantes correspondentes estão armazenados ou anexados digitalmente.

Modelos e ferramentas

• Modelos de RDV: muitas empresas utilizam formatações próprias em sistemas como  Word ou Excel. Estes modelos devem conter os campos necessários para preenchimento e adequação às necessidades da companhia.

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• Ferramentas de prestação de contas em viagem: existem vários sistemas de controle de despesas que simplificam a criação de RDVs, como a Flash.

Tecnologia como solução para a prestação de contas de viagem

A tecnologia vem revolucionando a gestão de despesas de viagens corporativas. Soluções como Flash permitem uma gestão simplificada e otimizada, tornando o processo mais eficiente e menos burocrático.

Nossa plataforma otimiza o registro e automatiza a categorização de despesas, permite a importação fácil de comprovantes e oferece relatórios detalhados para tornar o setor financeiro ainda mais estratégico.

Além disso, o uso do cartão corporativo Flash integra todas as despesas diretamente à conta corporativa, eliminando a necessidade de reembolsos frequentes e simplificando a conformidade com as políticas da empresa.

Essa integração proporciona uma economia de tempo, reduz erros e aumenta a transparência, beneficiando os gestores a conciliar despesas de viagem dos funcionários.

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