GED: separe PDFs automaticamente e assine documentos no App

O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) centraliza o armazenamento, envio e assinatura de documentos dos colaboradores diretamente na plataforma. Com as últimas atualizações, o módulo fica ainda mais completo: agora é possível fazer o upload de um único PDF e deixar a plataforma separar e distribuir automaticamente o documento correto para cada pessoa, além de permitir que colaboradores assinem documentos direto pelo app da Flash.

O GED como centro da gestão de documentos do RH

O GED é o módulo da Flash responsável por organizar e distribuir documentos dos colaboradores, como holerites, contratos, comunicados e outros arquivos que fazem parte do dia a dia do RH. Com ele, o time pode enviar documentos com controle de acesso, exigir assinatura quando necessário e manter um histórico centralizado por colaborador.

As duas novidades mais recentes ampliam o que já era possível: uma resolve a etapa de separação e distribuição em massa; a outra elimina o atrito no momento da assinatura.

Novidade 1 — Upload único, distribuição automática por colaborador

Quem trabalha com folha de pagamento conhece bem o processo: o sistema gera um PDF único com todos os holerites do mês. A partir daí, começa o trabalho manual de separar cada página, salvar o arquivo com o nome certo, enviar para a pasta correta e notificar cada colaborador individualmente.

O separador de PDFs do GED automatiza exatamente esse processo. O RH faz o upload de um único arquivo, a plataforma identifica o CPF de cada colaborador nas páginas, separa os documentos automaticamente e atribui cada um ao perfil correspondente.

Como o separador de PDFs funciona na prática

O fluxo é direto:

1. O RH faz o upload do PDF completo no GED
2. A plataforma lê o CPF de cada página e identifica o colaborador correspondente
3. Uma lista de atribuição é gerada — o RH pode conferir e visualizar o preview de cada documento antes de confirmar
4. Após a confirmação, cada documento é armazenado na pasta do colaborador e ele recebe uma notificação (e-mail, push ou notificação in-app)

O arquivo original (PDF completo) não é armazenado na plataforma, apenas os documentos individuais já separados.

O que acontece com páginas sem CPF identificado

A plataforma sinaliza qualquer página que não possa ser atribuída automaticamente. Isso inclui:

• Páginas sem CPF
• Páginas com CPF de colaborador inativo ou não cadastrado
• Páginas com CPF em formatação que o sistema não consegue ler

O RH tem visibilidade total dessas exceções antes de confirmar a distribuição e pode decidir o que fazer com cada uma delas.

Por que isso importa além da eficiência

Enviar o documento de um colaborador para outro não é apenas um erro operacional, é um incidente de segurança de dados com implicações diretas sob a LGPD. A separação automática com confirmação visual antes do envio reduz significativamente esse risco, tornando o processo mais seguro além de mais ágil.

Novidade 2 — Assinar documentos direto pelo app Flash

Com a nova integração entre o GED e o app Flash, a experiência do colaborador ficou ainda mais simples:

Como o fluxo funciona para o colaborador

O e-mail de solicitação de assinatura agora inclui um link inteligente. Ao clicar:

• Com o app Flash instalado: o colaborador é direcionado diretamente para a tela de assinatura dentro do app
• Sem o app instalado: o colaborador é redirecionado para a experiência web normalmente, sem quebra de fluxo

A assinatura acontece com poucos toques, sem sair do ambiente Flash.

O que muda para o RH

Do lado do RH, o ganho é indireto mas relevante: uma jornada mais fluída para o colaborador tende a resultar em mais assinaturas concluídas em menos tempo. Documentos que dependem de assinatura para serem válidos, como contratos, termos, comunicados formais, ficam menos tempo pendentes.

Quer conhecer melhor o GED e todas as suas funcionalidades? Fale com o time da Flash e veja como o módulo pode se encaixar na rotina do seu RH.