ECD e ECF: regras, prazos e obrigatoriedades para 2025

Você sabe o que são a ECD e a ECF e por que elas são essenciais para a sua empresa? 

Neste guia, vamos esclarecer de forma simples e direta como funciona a entrega da ECD e ECF, incluindo um passo a passo para o preenchimento e a transmissão de ambas. 

Boa leitura!

O que é ECD e ECF?

A Escrituração Contábil Digital (ECD) e a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são obrigações acessórias exigidas pela Receita Federal do Brasil. 

A ECD se refere à escrituração contábil digital das empresas, enquanto a ECF está relacionada à escrituração fiscal, abrangendo informações sobre a apuração de tributos. 

Ambas são fundamentais para garantir a transparência e a conformidade fiscal das organizações.

Elas integram o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e devem ser entregues à Receita Federal, além de atenderem às exigências de outros órgãos públicos.

Mesmo empresas imunes e isentas devem observar essas diretrizes, garantindo que seus registros contábeis e fiscais sejam adequados e contribuam para a análise de indicadores importantes, como Lucro Real, Lucro Presumido, Lucro Arbitrado, Lucro Líquido e Lucro Contábil.

A entrega correta do ECD e ECF depende do cumprimento rigoroso dos prazos – que envolve o último dia útil do mês de maio e julho, respectivamente – e, se necessário, da solicitação de uma prorrogação entre a ECD e a ECF. 

Esse processo é viabilizado por meio do programa ECD e ECF, que utiliza recursos como assinatura digital e segue os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP Brasil)  e do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).  

Todo esse mecanismo é cuidadosamente acompanhado pelos contadores e gestores financeiros, que integram dados de diversos livros contábeis para compor uma visão completa da saúde financeira e fiscal da empresa.

Leia também: IRPJ e CSLL no Lucro Real e Lucro Presumido: como calcular, diferenças e impactos para as empresas

ECD (Escrituração Contábil Digital)

A ECD representa a transformação digital na rotina contábil. 

Essa obrigação converte a tradicional escrituração contábil em um processo totalmente digital, englobando registros do livro diário, livro razão, livro caixa e até os livros de balanços diários. 

Empresas – incluindo aquelas tributadas pelo Lucro Real, pelo Simples Nacional, pelo Lucro Presumido e até mesmo as pessoas jurídicas inativas – utilizam a ECD para enviar informações que serão comprovadas para apurar desde a base de cálculo até a margem de lucro.

Além disso, a obrigação conta com mecanismos que facilitam a entrega, como a utilização da assinatura digital e a integração com os livros auxiliares e o plano de contas.

Esse processo é essencial para a conciliação fiscal e contábil e serve de base para a elaboração das demonstrações financeiras, do balanço de verificação e dos Relatórios de Controladoria. 

Ao assegurar registros detalhados, a ECD contribui para a transparência no mercado financeiro, além de fortalecer a gestão financeira e a gestão de despesas dentro da contabilidade empresarial.

ECF (Escrituração Contábil Fiscal)

Complementar à ECD, a ECF foca na dimensão fiscal dos registros contábeis. 

Essa obrigação exige o detalhamento de informações relevantes, como a receita bruta, a renda da pessoa jurídica e dados extraídos dos diários de balanços. 

Com isso, o ECF auxilia na apuração correta de impostos, como o imposto de renda e o imposto sobre a renda, assim como na definição de indicadores críticos que incidem sobre o lucro líquido e sobre o lucro, incluindo também aspectos do social sobre o lucro.

Esses registros são organizados para evitar discrepâncias e complicações fiscais, especialmente em casos de eventos societários, como fusão, cisão parcial ou total e incorporação.

A ECF também desempenha um papel estratégico ao fornecer uma declaração de informações econômicas que servem de base para decisões importantes na contabilidade e na análise fiscal da pessoa jurídica e dos aspectos econômicos fiscais. 

Essa integração, que abrange também o registro de despesas corporativas, permite aos gestores entender as diferenças entre os diversos parâmetros contábeis e fiscais, promovendo uma visão completa da situação financeira da empresa – uma informação vital para o acompanhamento de despesas corporativas e para a gestão financeira global da empresa.

Diferenças entre ECD e ECF

Quais empresas devem entregar ECD e ECF

A obrigatoriedade de entrega da Escrituração Contábil Digital (ECD) e da Escrituração Contábil Fiscal (ECF) varia conforme o regime tributário e a natureza das empresas.

Abaixo, apresentamos os principais casos:

Devem entregar a ECD

• Empresas tributadas pelo Lucro Real: que apuram seus tributos com base no Lucro Real são obrigadas a apresentar a ECD.
  
  
• Empresas tributadas pelo Lucro Presumido: aquelas que distribuírem lucros ou dividendos sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), em valor superior à base de cálculo do imposto diminuída de todos os impostos e contribuições, devem entregar a ECD.
  
  
• Entidades imunes e isentas: que tenham recebido receitas, doações, incentivos, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados superiores a R$4.800.000 no ano-calendário estão obrigadas a entregar a ECD.

Devem entregar a ECF

• Tributadas pelo Lucro Real, Lucro Presumido ou Lucro Arbitrado: independentemente do porte ou faturamento, devem apresentar a ECF.
  
  
• Entidades imunes e isentas: mesmo que não tenham fins lucrativos, se auferirem receitas, estão obrigadas a entregar a ECF.

Prazo para entrega da ECD e ECF em 2025

Para o ano de 2025, os prazos para a entrega das obrigações acessórias Escrituração Contábil Digital (ECD) e Escrituração Contábil Fiscal (ECF) são os seguintes:

Prazo para entrega da ECD em 2025

• Data limite: 30 de maio de 2025.
  
  
• A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) até às 23h59min59s (horário de Brasília) desta data.

Prazo para entrega da ECF em 2025

• Data limite: 31 de julho de 2025.
  
  
• A ECF deve ser transmitida ao SPED até às 23h59min59s (horário de Brasília) desta data.

É fundamental que as empresas cumpram esses prazos para evitar multas e outras penalidades. Recomenda-se acompanhar possíveis atualizações nos canais oficiais da Receita Federal, pois alterações podem ocorrer.

Passo a passo para preenchimento e transmissão da ECD e ECF

Para facilitar como preencher e transmitir a ECD (Escrituração Contábil Digital) e ECF (Escrituração Contábil Fiscal), listamos um passo a passo detalhado a para cada obrigação:

Preenchimento e transmissão da ECD

• Baixar e instalar o programa da ECD
  

• • Acesse o site sped.rfb.gov.br e baixe o Programa da ECD mais recente.

• • Instale o programa no computador e verifique se há atualizações disponíveis.

• Importar ou lançAr os dados contábeis
  

• • O sistema permite importar a escrituração contábil por meio de um arquivo gerado pelo sistema de contabilidade, no formato exigido pelo SPED.
    
    
  • Caso a empresa não utilize um sistema contábil, a escrituração pode ser lançada manualmente no programa.

• Conferir os livros contábeis obrigatórios
  

• • Livro Diário: contém todos os lançamentos contábeis da empresa.

• • Livro Razão: registra a movimentação detalhada das contas.

• • Balancete de verificação: obrigatório para consistência dos registros.

• Assinar digitalmente a ECD
  

• • A assinatura digital é obrigatória e deve ser feita com um certificado ICP-Brasil.
    
    
  • Normalmente, a assinatura deve ser feita pelo contador responsável e por um representante legal da empresa.

• Validar e verificar pendências
  

• • O programa da ECD possui um validador que identifica erros e inconsistências no arquivo.
    
    
  • Corrija eventuais falhas apontadas antes de seguir para a transmissão.

• Transmitir a ECD ao SPED
  

• Após validar e assinar digitalmente o arquivo, envie a ECD diretamente pelo programa para a Receita Federal.
  
  
• Aguarde o retorno do recibo de entrega, que comprova o envio da obrigação.

Preenchimento e transmissão da ECF

• Baixar e instalar o programa da ECF
  

• • Acesse o site do SPED e baixe o Programa da ECF atualizado.
    
    
  • Instale e verifique as configurações do sistema antes de iniciar o preenchimento.
    
    

• Importar a ECD e conferir os dados contábeis
  

• • Caso a empresa tenha entregue a ECD, alguns dados serão automaticamente preenchidos na ECF.

• • Verifique se há divergências nos valores importados, principalmente no lucro líquido e na base de cálculo do imposto de renda.

• Preencher os blocos obrigatórios
  

• • Bloco 0: identificação da empresa.

• • Bloco C: informações econômicas e fiscais da pessoa jurídica.

• • Bloco E: informações sobre a base de cálculo do imposto sobre a renda e da contribuição social sobre o lucro.

• • Bloco J: demonstrações financeiras da empresa.

• • Bloco L: escrituração do Lalur e Lacs (para empresas tributadas pelo lucro real).

• Revisar e validar os dados
  

• • O programa possui uma ferramenta de validação que verifica se há inconsistências ou omissões no preenchimento.

• • Erros devem ser corrigidos antes da transmissão.

• Assinar digitalmente a ECF
  

• • Assim como a ECD, a ECF deve ser assinada digitalmente com certificado ICP-Brasil.

• Transmitir a ECF ao SPED
  

• Após validar e assinar o arquivo, envie a ECF pelo próprio programa.

• Salve o recibo de entrega como comprovante da transmissão bem-sucedida.

4 dicas essenciais para evitar problemas na entrega da ECD e ECF

1. Mantenha a contabilidade em dia para evitar inconsistências nos dados.
   
   
2. Revise os prazos e regras atualizadas no site da Receita Federal.
   
   
3. Realize testes de importação e validação antes da entrega oficial.
   
   
4. Guarde os recibos de transmissão para evitar problemas futuros com o Fisco.

A entrega correta da ECD e ECF garante que a empresa esteja em conformidade com suas obrigações acessórias, evitando multas e complicações fiscais.

Falando nisso, confira também o Calendário Financeiro de 2025. Baixe agora mesmo nosso material  e acompanhe todas as obrigações fiscais deste ano.