O que é um balancete de verificação e como fazer corretamente

O balancete de verificação é uma ferramenta essencial para a contabilidade. É muito utilizada por contadores, gestores financeiros e empresários, garantindo a consistência dos registros contábeis e o equilíbrio entre débitos e créditos.

Apesar de sua relevância, muitos ainda têm dúvidas sobre como um modelo de balancete de verificação pode auxiliar na gestão financeira e no planejamento estratégico.

Neste artigo, você aprenderá:

• O que é o balancete de verificação e sua relação com o balanço patrimonial;
  
  
• Passo a passo para elaborar um balancete de verificação no Excel ou em ERP;
  
  
• Dicas para interpretar o balancete e utilizá-lo na tomada de decisões;
  
  
• Como essa ferramenta contribui para a saúde financeira da empresa.

Boa leitura.

O que é um balancete de verificação?

O balancete de verificação é um demonstrativo financeiro que organiza as contas contábeis de uma empresa em um determinado período, apresentando seus respectivos saldos devedores e credores.

Ele segue o princípio das partidas dobradas, ou seja, para cada lançamento em débito, há um lançamento equivalente em crédito.

Apesar de não ser obrigatório por lei, o balancete serve para identificar inconsistências antes da elaboração de relatórios oficiais, como a DRE e o balanço patrimonial.

O que faz com que o balancete de verificação seja importante?

Veja abaixo a importância do balancete de verificação:

1. Garantir a consistência dos registros contábeis: ao apresentar todas as contas e seus saldos, o balancete permite identificar erros em lançamentos contábeis, como omissões ou valores incorretos;
   
   
2. Avaliar a saúde financeira da empresa: com uma visão clara dos ativos, passivos e patrimônios, os empresários podem monitorar as receitas e despesas;
   
   
3. Auxiliar na elaboração de outros demonstrativos: como base para relatórios como o balanço patrimonial e a DRE, o balancete simplifica o fechamento contábil;
   
   
4. Facilitar auditorias e análises financeiras: empresas que utilizam o balancete como prática, reduzem o risco de problemas com auditorias internas e externas;
   
   
5. Planejar estrategicamente: por meio da análise das contas, os gestores podem identificar tendências, cortar custos fixos e variáveis e alinhar o planejamento orçamentário.

Diferença entre balancete de verificação e balanço patrimonial

Muitas pessoas confundem o balancete de verificação com o balanço patrimonial, mas existem diferenças importantes:

Enquanto o balancete de verificação é um demonstrativo para uso interno, o balanço patrimonial tem caráter público e é exigido por lei para fins de prestação de contas.

Passo a passo para fazer um balancete de verificação

Realizar o balancete de verificação exige atenção aos detalhes e um conhecimento sólido das práticas contábeis.

Abaixo, descreveremos como fazer um balancete de verificação em profundidade, com dicas práticas e orientações para evitar erros comuns.

1. Reúna os dados contábeis

A primeira etapa para construir um balancete de verificação é reunir todas as informações contábeis do período que será analisado.

O que você deve fazer:

• Consulte o livro-razão: verifique todos os lançamentos registrados, garantindo que estejam atualizados. Cada conta contábil deve estar detalhada, com os respectivos saldos de débitos e créditos;
  
  
• Organize os períodos: certifique-se de que os dados correspondem ao período específico que você deseja analisar, como mensal, trimestral ou anual;
  
  
• Confirme a integridade das informações: compare o livro-razão com os documentos originais, como notas fiscais, contratos e extratos bancários, para assegurar que nenhum lançamento foi omitido ou registrado de forma incorreta;
  
  
• Dica adicional: utilize softwares de gestão contábil ou um sistema ERP para automatizar a coleta de dados e evitar inconsistências causadas por erros manuais. Esses sistemas integram informações financeiras, facilitando o trabalho do contador.

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2. Organize as contas

Após reunir os dados, é hora de organizar as informações em um formato lógico e estruturado, seguindo o plano de contas da empresa.

Agrupe as contas por categorias:

• Ativo: contas que representam os bens e direitos da empresa, como caixa, contas a receber e estoques;
  
  
• Passivo: obrigações e dívidas, como fornecedores, empréstimos e tributos a pagar;
  
  
• Receitas: entradas financeiras provenientes das atividades operacionais e não operacionais da empresa;
  
  
• Despesas: gastos essenciais, necessários e supérfluos relacionados às operações;
  
  
• Contas de resultado: saldo líquido entre receitas e despesas;
  
  
• Siga a hierarquia do plano de contas: a maioria das empresas já possui um plano de contas padronizado. Certifique-se de que as contas estejam listadas na ordem correta, facilitando a identificação de possíveis problemas.

3. Classifique os saldos

Uma das etapas mais importantes desse processo financeiro é identificar se cada conta possui saldo devedor ou credor.

Como fazer isso:

• Analise a natureza de cada conta:
  
  • contas de ativo geralmente têm saldo devedor, pois representam os bens e direitos da empresa;
  • contas de passivo e patrimônio líquido tendem a ter saldo credor, representando as obrigações e fontes de financiamento.

Se você está utilizando uma planilha manual, crie uma fórmula no Excel para identificar o saldo de cada conta com base nos lançamentos. Isso reduz erros e facilita a revisão.

4. Estruture o balancete de verificação

Com as contas organizadas e os saldos devidamente classificados, é hora de montar o modelo de balancete de verificação.

Passos práticos:

• Crie uma tabela com as seguintes colunas:
  • Nome da conta;
  • Saldo devedor;
  • Saldo credor.
    
    
• Preencha a tabela com precisão:
  • Para cada conta, insira os valores correspondentes nas colunas de saldo devedor ou credor;
  • Lembre-se de não duplicar ou omitir contas, pois isso pode comprometer o equilíbrio do balancete.

Exemplo de balancete de verificação:

Total | 25.000,00 | 25.000,00 |

• Dica profissional: utilize um software de gestão financeira para gerar tabelas automáticas, o que aumenta a precisão e economiza tempo.

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5. Some os saldos

Agora é o momento de conferir se o balancete está equilibrado. A soma dos valores da coluna devedor deve ser igual à soma da coluna credor.

• Como conferir:
  • Utilize a função de soma do Excel ou de outro software contábil para calcular os totais de cada coluna;
  • Caso os valores não coincidam, revise todos os lançamentos contábeis feitos anteriormente.
    
    
• Problemas frequentes que podem surgir:
  • Lançamentos em contas erradas;
  • Valores omitidos ou duplicados;
  • Diferenças causadas por arredondamentos ou cálculos manuais.

6. Verifique inconsistências

Se as somas de débitos e créditos não estiverem equilibradas, é essencial revisar o balancete em busca de possíveis inconsistências.

O que procurar:

• Omissões de lançamentos: verifique se todas as operações realizadas no período foram registradas;
  
  
• Troca de contas: um lançamento que deveria estar no ativo foi registrado no passivo, por exemplo;
  
  
• Erros de digitação: confirme se os valores lançados estão corretos.

Para empresas que utilizam um sistema ERP, muitos deles possuem funcionalidades de verificação automática, que alertam sobre inconsistências em tempo real.

7. Analise e interprete o balancete

Com o balancete equilibrado, você pode começar a interpretá-lo para tomar decisões estratégicas.

O que observar:

• Despesas e receitas: avalie se as despesas operacionais estão dentro do orçamento e se as receitas atingiram o esperado no período;
  
  
• Ativos e passivos: compare os valores para verificar a liquidez da empresa. Um ativo maior que o passivo indica maior capacidade de pagamento;
  
  
• Tendências: analise balancetes de diferentes períodos para identificar padrões de crescimento ou áreas que precisam de ajustes;
  
  
• Ferramentas úteis: utilize KPIs para monitorar na sua empresa e tenha uma visão mais detalhada da situação da empresa.

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Dicas para interpretar o balancete de verificação corretamente

O verdadeiro valor de qualquer ferramenta com o objetivo de automatizar a área financeira está na interpretação de seus dados.

A seguir, apresentamos dicas que podem melhorar as suas decisões financeiras.

Verifique o equilíbrio do balancete

O balancete de verificação deve sempre apresentar o mesmo total nas colunas de débitos e créditos.

Se isso não ocorrer, é necessário identificar onde está o erro antes de prosseguir com a interpretação.

• O que fazer se houver inconsistências:
  • Revise os lançamentos contábeis no livro-razão;
  • Verifique se houve omissões ou duplicações;
  • Certifique-se de que os saldos foram registrados na coluna correta.

Avalie os resultados em conjunto com outros demonstrativos

Embora o balancete seja uma ferramenta poderosa, ele não oferece uma análise completa sozinho. Use-o em conjunto com outros relatórios financeiros, como:

• Demonstrações financeiras: para entender melhor o desempenho operacional e identificar se há lucro ou prejuízo no período;
  
  
• Balanço patrimonial: para avaliar o patrimônio líquido da empresa e sua evolução ao longo do tempo;
  
  
• Exemplo prático: caso o balancete mostre um aumento significativo nas contas de passivo, é importante verificar no balanço patrimonial se isso está relacionado a novas dívidas ou atrasos no pagamento de fornecedores.

Compare períodos diferentes

Analisar o balancete de verificação de períodos anteriores ajuda a identificar tendências e padrões na operação financeira da empresa.

• Aspectos para observar:
  • Crescimento das receitas ao longo do tempo;
  • Aumento ou redução das despesas;
  • Alterações significativas nos ativos e passivos.
    
    
• Dica prática: utilize gráficos ou dashboards financeiros para visualizar melhor essas mudanças e entender os impactos no negócio.

Fique atento a saldos incomuns ou inesperados

Valores fora do padrão esperado podem ser indícios de problemas ou de oportunidades.

• Possíveis causas de saldos incomuns:
  • Lançamentos contábeis errados ou incompletos;
  • Oscilações sazonais no fluxo de caixa;
  • Alterações significativas em contratos, despesas ou receitas.
    
    
• O que fazer:
  • Verifique os documentos de origem (notas fiscais, recibos, contratos);
  • Se necessário, consulte o contador responsável para esclarecer dúvidas.

Use o balancete para tomar decisões estratégicas

Com o balancete bem interpretado, é possível usar seus dados para:

• Planejar o orçamento empresarial, prevendo despesas e receitas futuras;
  
  
• Identificar áreas onde é possível reduzir custos, como despesas administrativas, despesas operacionais ou despesas corporativas;
  
  
• Garantir que a empresa está cumprindo com suas obrigações fiscais e legais;
  
  
• Preparar a empresa para auditorias contábeis ou para a captação de investimentos;
  
  
• Dica prática: gerar relatório de despesas detalhados facilita a interpretação e garante mais assertividade nas decisões estratégicas.

Interpretar o balancete é um exercício de análise e estratégia que permite entender o passado financeiro da empresa, ajustar o presente e planejar o futuro com segurança.

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