Tudo sobre os tipos de admissão de novos funcionários

A admissão de funcionários é uma das etapas mais estratégicas da gestão de pessoas. 

Muito além do cumprimento de obrigações legais, esse processo marca o início da experiência do profissional com a empresa — e pode influenciar diretamente sua motivação, engajamento e retenção.

Quando bem estruturada, a admissão garante segurança jurídica, evita passivos trabalhistas e fortalece a credibilidade da organização desde o primeiro contato formal. Ainda assim, muitas organizações enfrentam desafios para padronizar e executar um fluxo admissional eficiente.

Dúvidas sobre prazos legais, documentos obrigatórios, registro no eSocial e boas práticas de comunicação ainda são comuns entre profissionais de Recursos Humanos (RH), Departamento Pessoal (DP) e lideranças.

Este guia completo esclarece cada etapa do processo de admissão — do conceito e fundamentos legais aos diferentes tipos de contrato.

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O que é e significa admissão?

Podemos definir admissão como o conjunto de procedimentos formais e legais que oficializam o ingresso de um novo trabalhador em uma organização.

Ela começa logo após o término do processo seletivo. Com a escolha do candidato mais alinhado à vaga e à cultura da empresa, inicia-se o fluxo admissional, que envolve etapas como:

• A entrega de documentos;
• Efetuar o registro do novo funcionário no sistema manual, mecânico ou automático, nas plataformas fiscais, previdenciárias e trabalhistas;
• Preparação do contrato individual de trabalho, delimitando a data de admissão no emprego, duração do contrato, verbas remuneratórias e as condições do vínculo trabalhista;
• Finalizar o fluxo admissional, assinatura do contrato, a realização do exame médico de admissão, o cadastro no eSocial e registrar a Carteira de Trabalho Digital.

Quando se trata da admissão de um novo colaborador, é importante definir o tipo de contratação, seja ela por tempo determinado ou indeterminado.

Os contratos de trabalho também devem especificar a jornada de trabalho, conforme as regras e atualizações da legislação trabalhista.

Mais do que uma formalidade administrativa, a admissão é o momento de abertura do vínculo jurídico entre empregado e empregador.

Além disso, está relacionada à experiência do trabalhador. Isto é, a forma como a empresa conduz esse momento influencia sua percepção inicial sobre a cultura organizacional, o nível de organização da área de RH e o cuidado que o empregador dedica à gestão de pessoas.

Uma admissão conduzida com clareza, agilidade e conformidade legal demonstra profissionalismo e fortalece o vínculo desde o primeiro dia.

Admissão: o que diz a lei, regras e prazos

O processo de admissão na empresa é regido por um conjunto de normas trabalhistas que determinam, em linhas gerais, os direitos e deveres  tanto da empresa quanto do colaborador.

Além disso, define prazos legais e procedimentos obrigatórios que devem ser rigorosamente seguidos pelas organizações.

O descumprimento dessas exigências pode acarretar multas, sanções administrativas e passivos trabalhistas que comprometem a segurança jurídica do negócio.

Admissão na CLT e lei trabalhista

O  Art. n°41 da CLT  determina que todo colaborador admitido sob o regime celetista deve ser registrado pela empresa antes do início de suas atividades.

Esse registro inclui o lançamento das informações contratuais nos sistemas oficiais, a coleta dos documentos obrigatórios e a devida comunicação aos órgãos competentes.

Para isso, podem ser utilizados livros, fichas ou sistemas manuais e eletrônicos, conforme a realidade da empresa.

Já o Art. 29 da CLT trata especificamente das anotações na Carteira de Trabalho, estabelecendo as informações que devem constar no documento:

Art. 29. O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. 

• 1º As anotações concernentes à remuneração devem especificar o salário, qualquer que seja sua forma de pagamento, seja ele em dinheiro ou em utilidades, bem como a estimativa da gorjeta.

Uma atualização na legislação trabalhista em 2023 introduziu novas modalidades de contratação, incluindo a contratação de terceiros, o regime de produtividade, o regime intermitente e o trabalho autônomo.

Prazo para registrar na Carteira de Trabalho digital

A empresa deve registrar o novo colaborador na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) digital até o primeiro dia de efetivo trabalho, conforme determinado pela Portaria nº 1.065/2019.

Esse registro é feito de forma eletrônica por meio da plataforma do eSocial, que substitui a antiga anotação manual.

Antes dessa nova regulamentação, as anotações concernentes à remuneração e outras informações da contratação, junto ao Ministério do Trabalho, deveriam ser feitas no prazo de 5 (cinco) dias úteis.

A ausência de registro ou o atraso na atualização da CTPS pode gerar autuação por parte da fiscalização do trabalho e comprometer a regularidade da contratação.

Cadastro no eSocial

O eSocial é o sistema do Governo Federal que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.

Todas as admissões de empregados celetistas devem ser registradas eletronicamente no sistema até um dia antes do início das atividades do colaborador.

O evento S-2200 (ou S-2190, no caso de envio preliminar) deve conter dados, como identificação do empregado, tipo de contrato, jornada, cargo e remuneração.

Esse envio é obrigatório para garantir a regularidade da admissão e o correto recolhimento dos encargos trabalhistas.

Entrega do exame admissional

É obrigatório para todas as contratações em regime CLT. Deve ser realizado antes do início das atividades e visa atestar a aptidão física e mental do candidato para o exercício da função.

Sua realização deve ser registrada pelo Atestado de Saúde Ocupacional (ASO) também denominado atestado médico admissional) e arquivado no prontuário médico do trabalhador.

A não realização do exame médico admissional compromete a conformidade do processo de admissão e pode invalidar o vínculo em caso de litígios ou afastamentos.

Leia também: Saiba todas as situações que o exame ASO pode ser solicitado.

Quais os tipos de admissão de funcionários?

A legislação brasileira prevê diferentes formas de contratação, e cada uma delas requer cuidados específicos por parte do RH e do DP.

Compreender os tipos de contrato é essencial para assegurar a conformidade com a CLT, evitar erros operacionais e alinhar o vínculo empregatício ao perfil da função e às estratégias da empresa.

Admissão por contrato indeterminado

É o modelo tradicional e mais utilizado pelas empresas. Regido pela CLT, esse tipo de contrato estabelece:

• Vínculo empregatício formal, registrado em carteira;
• Recolhimento de FGTS e INSS;
• Direito a férias, 13º salário, VT e demais benefícios trabalhistas;
• Jornada diária de 8 horas, ou 44 horas semanais, conforme Art. 58 e 59 da CLT.

Admissão como Pessoa Jurídica (PJ)

Nesse modelo, o profissional é contratado como prestador de serviços por meio de uma empresa registrada em seu nome (CNPJ).

Não há vínculo empregatício, pois trata-se de uma empresa fornecendo serviços a outra.

Dessa forma, não existem características como subordinação ou exigências de jornada de trabalho, por exemplo.

No entanto, essas relações são regidas por contrato civil e, embora ofereçam maior flexibilidade, exigem atenção para evitar a caracterização de vínculo empregatício disfarçado, o que pode gerar passivos trabalhistas.

Admissão de contrato de trabalho temporário

Previsto pela Lei nº 6.019/1974, esse tipo de admissão visa atender a demandas temporárias, como substituições ou aumento de produção.

É frequentemente utilizado para cobrir situações de afastamento pelo INSS, como licença maternidade, acidentes  e demais circunstâncias.

As regras relacionadas ao contrato temporário de emprego, sua duração e validade são:

• Prazo máximo de 180 dias, prorrogáveis por mais 90;
  Manutenção dos direitos do trabalhador, como salário, FGTS, férias proporcionais, aviso-prévio (em caso de demissão sem justa causa), 13º salário proporcional, e outros.

Admissão de contrato intermitente

É o contrato onde o colaborador é convocado somente quando necessário, sem jornada fixa ou salário mensal. 

Logo, a empresa não tem que pagar verbas remuneratórias nos períodos de inatividade.

Introduzido pela Reforma Trabalhista, esse modelo deve ser registrado na CTPS e prevê pagamento proporcional por hora ou dia trabalhado.

Por ser regido pela CLT, se mantém todos os direitos, como o recolhimento de FGTS, INSS, férias proporcionais, 13° e descanso semanal.

Contrato de trabalho por tempo determinado

Neste tipo de admissão, o prazo do contrato é previamente definido, limitado a dois anos, salvo exceções previstas em lei.

É comum em projetos com duração específica ou atividades sazonais. 

O registro é feito na CTPS, com os mesmos direitos de um contrato por tempo indeterminado, salvo a ausência de aviso-prévio.

Admissão como estagiário

Regida pela Lei nº 11.788/2008, essa modalidade não configura vínculo empregatício e é destinada a estudantes regulares, matriculados em instituições de ensino.

O contrato de estágio deve incluir um plano de atividades, e é obrigatório o acompanhamento por um supervisor. Além disso, o estagiário pode receber bolsa-auxílio, vale-transporte e seguro contra acidentes.

Admissão como Jovem Aprendiz

Destinada a jovens de 14 a 24 anos, essa modalidade está prevista na Lei da Aprendizagem (Lei nº 10.097/2000).

O contrato tem prazo máximo de dois anos e exige matrícula em curso de aprendizagem.

O jovem aprendiz estabelece vínculo empregatício, com jornada reduzida, registro em CTPS e direito a todos os benefícios legais proporcionais.

Admissão de autônomo

O autônomo é um profissional que presta serviços de forma eventual, sem subordinação e com liberdade de horários.

Pode ser contratado mediante recibo ou contrato civil, sem vínculo empregatício.

Empresas devem ter atenção para evitar descaracterização da autonomia, sob risco de reconhecimento judicial de vínculo.

Como funciona o processo de admissão?

O processo de admissão é um fluxo estruturado de ações que formalizam a entrada de um novo colaborador na organização.

Ele inclui etapas jurídicas, administrativas e operacionais que garantem a conformidade legal e a preparação para o início da jornada de trabalho.

Existem duas formas principais de conduzir a admissão: a tradicional, ainda comum em empresas com baixa digitalização.

E, claro, a digital, cada vez mais adotada por organizações que buscam agilidade, redução de erros e uma jornada mais fluida e estratégica.

Admissão tradicional

Nesse modelo, todos os procedimentos são realizados de maneira presencial ou por meio de trocas manuais de documentos e formulários.

O RH solicita os documentos pessoais, preenche fisicamente a ficha de registro, realiza a assinatura do contrato de trabalho em papel e encaminha para o exame admissional.

As informações são registradas de forma manual no sistema interno e, posteriormente, enviadas ao eSocial.

Esse modelo ainda é comum em empresas com baixo nível de digitalização ou com forte presença de atividades operacionais.

No entanto, tende a ser mais burocrático, lento e suscetível a erros operacionais, além de gerar um volume elevado de documentos físicos.

Admissão digital

No Recrutamento e Seleção (R&S), o uso do recrutamento digital tem se tornado cada vez mais comum, facilitando a seleção de candidatos e agilizando o processo de admissão.

Durante essa fase, é possível aplicar, por exemplo, testes psicológicos para avaliar a adequação do novo colaborador à cultura e às necessidades da empresa.

Uma vez escolhido o candidato ideal, a empresa emite uma carta de admissão, formalizando a nova contratação.

É importante observar que esse documento pode estipular condições específicas, como a efetividade do trabalho, férias, benefícios estratégicos e regras diferenciadas, como a possibilidade de não cumprir o aviso-prévio em caso de rescisão.

Assim como no recrutamento, a admissão digital é um modelo moderno e automatizado, que centraliza todas as etapas em uma plataforma online, o que evita erros e perda de informações.

O colaborador recebe um link de acesso por e-mail, onde pode preencher seus dados, enviar a documentação e assinar o contrato eletrônico, com validade jurídica.

Com o uso de tecnologias integradas, a empresa:

• Realiza o registro no eSocial;
• Agenda o exame admissional com clínicas parceiras;
• Atualiza a Carteira de Trabalho digital;
• E organiza o fluxo interno com mais segurança, agilidade e rastreabilidade.

Além de reduzir custos e retrabalho, a admissão digital contribui para melhorar a employee experience, oferecendo um processo mais fluido, acessível e alinhado às práticas do RH 4.0.

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Quais documentos são necessários para a admissão?

A entrega e conferência dos documentos para admissão é uma etapa obrigatória e crítica do processo.

Coletar essas informações de forma correta garante o cumprimento das exigências legais, evita inconsistências cadastrais e assegura que o vínculo trabalhista seja formalizado com segurança.

A seguir, veja os documentos mais solicitados:

Documentos pessoais obrigatórios

São essenciais para o registro do colaborador em sistemas internos, no eSocial, na CTPS digital e demais obrigações trabalhistas.

Devem estar atualizados e ser apresentados em versão física ou digital, conforme o processo adotado pela empresa. São eles: 

Identificação (RG, CPF, CNH)

Documento oficial com foto para validação da identidade, além do número do CPF (Cadastro de Pessoa Física) válido e ativo. A CNH também pode ser aceita como documento de identidade.

Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)

Desde 2019, a CTPS digital passou a ser obrigatória e substitui o modelo físico. O colaborador deve apenas informar o número do CPF para a empresa registrar o contrato por meio do sistema do eSocial.

Comprovante de residência

Documento atualizado que comprove o endereço informado, utilizado para cadastro interno e, em alguns casos, definição de benefícios como vale-transporte.

Comprovante de escolaridade

Documento que comprove o nível de escolaridade informado, exigido em cargos que demandam qualificação técnica, superior ou certificações específicas.

Título de eleitor

Solicitado para fins cadastrais e para controle de obrigações eleitorais do empregado, em especial em repartições públicas ou que exijam cumprimento legal de alistamento eleitoral.

Certificado de reservista (homens)

Documento exigido para candidatos do sexo masculino com idade entre 18 e 45 anos, como comprovação do cumprimento das obrigações militares.

Certidão de nascimento ou casamento

A certidão de nascimento pode ser substituída pela certidão de casamento. É utilizada para atualização de dados cadastrais e inclusão de dependentes em benefícios, como plano de saúde, auxílio-creche e imposto de renda retido na fonte.

Registro profissional (se aplicável)

Documento exigido para profissões regulamentadas, como engenheiros, contadores, jornalistas, entre outras categorias com exigência de registro em conselhos de classe.

Exames médicos de admissão

O exame admissional, previsto pela NR-7 (Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional), deve ser realizado antes do início das atividades.

O colaborador deve apresentar o Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), emitido por médico do trabalho, atestando sua aptidão física e mental para exercer a função.

Formulários internos

Além dos documentos obrigatórios, as empresas também podem solicitar o preenchimento de formulários internos, como:

• Ficha de registro do empregado;
• Termo de opção de vale-transporte;
• Ficha de salário-família (quando aplicável);
• Autorização de desconto em folha;
• Termo de confidencialidade ou política de segurança da informação.

Como conduzir um processo de admissão nas empresas?

Conduzir um processo de admissão eficiente vai muito além de coletar documentos e registrar dados no sistema.

É uma operação que exige clareza nos fluxos, responsabilidade compartilhada entre RH e gestor direto, e atenção aos detalhes que garantem a conformidade e a boa experiência do novo colaborador.

A seguir, veja os principais passos para garantir uma admissão segura, completa e alinhada às melhores práticas da gestão de pessoas:

1º Contrato de trabalho

A elaboração do contrato de trabalho é o marco jurídico que formaliza a relação entre empregador e empregado.

O documento deve ser claro, objetivo e redigido conforme o tipo de vínculo e a legislação vigente. Entre os principais pontos que devem constar:

• Tipo de contrato: CLT, temporário, intermitente, estágio, aprendiz, entre outros;
• Jornada de trabalho e regime (presencial, híbrido ou remoto);
• Valor da remuneração, benefícios e forma de pagamento;
• Descrição da função e atribuições básicas;
• Cláusulas adicionais: horas extras (regras) e como fazer banco de horas, confidencialidade, política de uso de equipamentos, entre outras.

A assinatura pode ser física ou digital, desde que tenha respaldo jurídico. Plataformas de assinatura eletrônica com certificação garantem agilidade, rastreabilidade e segurança jurídica no processo.

2º Bom roteiro de admissão

O roteiro de admissão funciona como um checklist interno do RH para padronizar o fluxo e evitar falhas.

Um fluxo bem elaborado facilita a organização do processo e garante que todas as etapas sejam cumpridas no prazo correto.

Ele deve incluir:

• Lista dos documentos obrigatórios por tipo de contratação;
• Cronograma de etapas, prazos legais e datas previstas;
• Responsáveis por cada fase: RH, gestor da área, médico do trabalho;
• Modelos de contrato e formulários internos a serem utilizados;
• Comunicação padrão com o novo colaborador.

Essa estrutura contribui para a fluidez operacional e a conformidade do processo, ainda mais em empresas com alto volume de contratações ou múltiplas unidades.

3º Envio de documentação e coleta de assinaturas

Com base no roteiro, o RH solicita o envio dos documentos pessoais, dos formulários internos e realiza a coleta de assinaturas do contrato e dos demais termos exigidos.

Quando esse fluxo é digitalizado, a empresa reduz tempo, erros de preenchimento e riscos operacionais.

Os cuidados essenciais nesta etapa incluem:

• Conferência da autenticidade e validade dos documentos;
• Armazenamento seguro e organizado das informações recebidas;
• Envio de instruções claras sobre prazos, formatos e canais para envio;
• Acompanhamento ativo até a conclusão de todas as assinaturas.

Essa fase deve ser conduzida com precisão e cordialidade, demonstrando o profissionalismo da empresa já nos primeiros contatos com o novo colaborador.

4º Admissão no eSocial

O empregador deve registrar a admissão no eSocial até o dia anterior ao início efetivo do trabalho.

Essa etapa formaliza o vínculo com os órgãos governamentais e é obrigatória, mesmo que o colaborador ainda esteja em fase de envio de documentos ou realização de exame admissional.

Entre os dados que devem ser lançados:

• Identificação do colaborador (CPF, nome completo, data de nascimento);
• Tipo de contrato e função a ser exercida;
• Salário e jornada contratual;
• Data de início do vínculo;
• Informações do empregador e CNPJ.

É possível enviar o evento S-2190 (admissão preliminar) e, em seguida, o evento completo S-2200.

Contudo, o ideal é que todas as informações estejam validadas e completas dentro do prazo legal.

5º Registro em carteira (digital)

Com a implantação da Carteira de Trabalho Digital, o registro do contrato de trabalho passou a ser realizado só por meio eletrônico.

O colaborador deve ser informado sobre o registro e orientado a consultar seus dados diretamente no aplicativo da CTPS Digital, com base nas informações enviadas via eSocial.

O RH deve garantir:

• Correta vinculação dos dados à CTPS digital no sistema;
• Comunicação ao colaborador sobre o status do registro;
• Atualização de eventuais alterações contratuais ao longo do vínculo.

O não cumprimento desse processo pode gerar penalidades e comprometer a regularidade da admissão.

6º Comunicação clara com o novo colaborador

Durante todas as etapas, é fundamental manter uma comunicação ativa, transparente e acolhedora com o novo profissional.

O RH deve atuar como facilitador, esclarecendo dúvidas, acompanhando cada etapa e reforçando a importância de cada ação para a formalização do vínculo.

Boas práticas nesta etapa incluem:

• Envio de e-mails explicativos com passo a passo das etapas;
• Disponibilização de canais para suporte e dúvidas;
• Atualizações regulares sobre o andamento da admissão;
• Tom de voz claro, profissional e acessível.

Esse cuidado contribui para uma experiência mais positiva e fortalece o vínculo entre colaborador e empresa antes mesmo do início das atividades.

7º Preparo do onboarding

A última etapa da admissão deve se conectar com o início do onboarding, garantindo uma excelente recepção do novo colaborador, de modo que ele seja acolhido e orientado desde o primeiro dia.

Essa transição precisa ser planejada, com alinhamento entre RH, gestor direto e equipe.

O preparo inclui:

• Definição do cronograma e agenda da primeira semana;
• Entrega dos equipamentos e acessos necessários;
• Agendamento de reuniões com gestor, equipe e RH;
• Compartilhamento de materiais institucionais e guias práticos;
• Apresentação da cultura organizacional, valores e boas práticas.

Uma integração bem preparada impacta diretamente a motivação, a produtividade inicial e a percepção do colaborador sobre o ambiente de trabalho.

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