O que é workflow de aprovação de despesas e como fazer?

O workflow de aprovação de despesas é um desafio para muitas organizações devido aos processos burocráticos e lentos. A demora na aprovação de despesas, especialmente após viagens corporativas, afeta negativamente tanto os colaboradores quanto os gestores.

Implementar um fluxo de aprovação eficiente pode minimizar a insatisfação dos funcionários e reduzir o acúmulo de trabalho para os gestores. As despesas corporativas, incluindo itens como alimentação, hospedagem, combustível e transporte, necessitam de um processo de aprovação bem definido para um gerenciamento eficaz.

O acompanhamento e a supervisão das aprovações de reembolso de despesas são essenciais para um fluxo de trabalho eficiente. A automação de partes desse processo, como a negação automática, pode simplificar o workflow de aprovação e evitar atrasos.

Nesse artigo, entenda a importância de estruturar um fluxo de aprovação, elaborar estratégias para a implementação de um modelo de workflow e utilizar ferramentas que possam auxiliar nesse processo, como a Flash.

O que é workflow de aprovação de despesas?

O workflow de aprovação de despesas é um sistema organizado que permite o processamento de despesas corporativas de maneira eficaz e autônoma, minimizando a necessidade de supervisão constante. Em um fluxo de aprovação bem implementado, as preocupações são significativamente reduzidas.

Ao contrário dos processos manuais, um workflow eficiente alivia os gestores da constante preocupação com a verificação de comprovantes de despesas. Quando bem estruturado, as diretrizes de reembolso estão integradas ao processo, facilitando a aprovação de despesas.

Independentemente de como seja configurado, o fluxo de aprovação permite que as tarefas se desenvolvam de maneira organizada. Isso pode ocorrer de forma sequencial, com tarefas sendo executadas uma após a outra, ou de maneira paralela, com múltiplas atividades ocorrendo ao mesmo tempo, entre outras metodologias que serão exploradas adiante. Este sistema otimiza as aprovações, tornando o dia a dia dos gestores e viajantes quanto ao reembolso de despesas mais ágil e menos suscetível a erros.

3 tipos de workflow

Existem diversos tipos de workflow, variando em complexidade. Dentre esses, três modelos se destacam devido à sua eficácia e aderência em ambientes organizacionais.

1. Sequencial

O workflow de aprovação de despesas sequenciais representa a forma mais básica e comum de estruturar o processo de aprovação. Neste modelo, as etapas avançam linearmente, onde a conclusão de uma atividade dá início à próxima.

Esse encadeamento de atividades inicia com o pedido de reembolso e se estende até a apresentação dos documentos necessários, seguido pela análise e, finalmente, pela decisão de aceitar ou rejeitar as despesas. O processo culmina com o ressarcimento ou não ao colaborador, baseando-se na aprovação ou reprovação das despesas submetidas.

2. Paralelo

No fluxo de trabalho paralelo, a característica principal é a realização de múltiplas atividades simultaneamente, o que confere maior agilidade ao processo. Esse modelo depende da automatização para ser eficaz. Por exemplo, enquanto uma solicitação de reembolso está sendo submetida, a análise dessas despesas pode ocorrer ao mesmo tempo.

Essa simultaneidade é possível através da digitalização e disponibilização de documentos em tempo real, permitindo que a análise, o pedido e a aprovação das despesas aconteçam concomitantemente. A implementação deste modelo resulta em economia de tempo, eliminando a necessidade de processos analíticos prolongados e isolados.

3. Escolha única

O modelo de escolha única no workflow é ativado por um evento específico que, em algum ponto, demanda uma decisão que direciona o processo para um único caminho possível. Esse processo inicia com a solicitação do reembolso e segue para a análise. A partir daí, surgem diferentes trajetórias, dependendo do nível de aprovação.

Se uma solicitação é categorizada em um nível que necessita da aprovação do RH, o caminho tomado será distinto do que seria necessário se a aprovação coubesse ao gestor financeiro. Este modelo se baseia na exclusividade das escolhas: uma vez tomada uma decisão sobre qual caminho seguir, os outros potenciais fluxos são descartados.

Conheça nosso guia completo de auditoria de reembolso de despesas e realize esses processos de maneira mais ágil, segura e eficiente.

Como criar um workflow de aprovação de despesas?

Para simplificar o processo de criação de um workflow, é essencial utilizar ferramentas adequadas que suportem as diversas etapas envolvidas. Essas ferramentas facilitam a administração das solicitações e o gerenciamento de tarefas e responsabilidades.

Os procedimentos devem ser transparentes, isso implica em definir cada fase do fluxo, identificar os responsáveis por sua execução e monitoramento.

Um fluxo de aprovação abrange desde a solicitação de reembolso até a análise e decisão final sobre ele. É possível automatizar partes desse processo e torná-lo mais eficiente, como, por exemplo, através de funcionalidades que alertam automaticamente o colaborador sobre infrações às políticas de viagem, otimizando assim o processo.

Para estabelecer um fluxo de aprovação eficaz, alguns passos básicos incluem:

1. Definir as etapas: O processo geralmente segue a sequência de solicitação, análise e decisão (aprovação ou rejeição). Isso envolve desde a apresentação dos comprovantes de despesas até a avaliação dos documentos e a decisão final.
   
   
2. Estipular responsabilidades: É crucial designar quem será responsável por cada fase. A prestação de contas, por exemplo, fica a cargo do colaborador, enquanto a análise e a decisão final podem ser atribuídas a um gestor financeiro ou de RH.
   
   
3. Definir documentação necessária: Clarificar quais documentos são aceitáveis para comprovação de despesas, como extratos bancários, notas fiscais e recibos. A política de reembolso da empresa fornece diretrizes úteis nesse aspecto.
   
   
4. Determinar o prazo para cada etapa: Definir um tempo específico para a conclusão de cada fase, seja 5 dias úteis, uma semana ou duas semanas, contribui para a eficiência do processo e a satisfação de todos os envolvidos.

4 vantagens de um fluxo de aprovação eficiente

A implementação de um workflow de aprovação de despesas eficiente e automatizado oferece múltiplas vantagens para todos os envolvidos, desde os colaboradores em viagens corporativas até os gestores responsáveis pela aprovação de despesas.

1. Redução de custos: Um fluxo de aprovação bem estruturado minimiza erros operacionais e garante a aderência às políticas de reembolso, prevenindo gastos desnecessários. Isso não apenas economiza dinheiro, mas também simplifica o processo de gestão de despesas.
   
   
2. Aumento do controle: O acompanhamento detalhado do processo de aprovação de despesas do início ao fim oferece uma visão clara da performance do sistema. Isso permite identificar áreas para melhorias e otimizações, assegurando que as práticas estabelecidas sejam seguidas corretamente.
   
   
3. Agilidade: A eficiência do workflow reduz significativamente a burocracia, permitindo que os processos se desenvolvam mais rapidamente. Isso resulta em maior agilidade no dia a dia e um consequente aumento na produtividade, já que menos tempo é dedicado a tarefas administrativas.
   
   
4. Aumento de produtividade: A automação do processo de aprovação de despesas libera os gestores de viagens das tarefas demoradas de verificar manualmente os comprovantes e elaborar relatórios. Com processos mais simplificados, é possível focar em atividades mais estratégicas e de maior valor agregado, potencializando a produtividade de toda a equipe.
   
   

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Quais ferramentas a tecnologia fornece que ajudam na criação de um workflow eficiente?

Para otimizar o workflow, é crucial começar com um planejamento de viagens corporativas, comparando preços de hospedagem e passagens para garantir aderência ao orçamento.

Durante a viagem, evitar atrasos na revisão de despesas é essencial. A digitalização permite que os viajantes enviem comprovantes digitalmente, possibilitando revisões em tempo real pelo gestor. Isso acelera a aprovação ou rejeição de despesas, mantendo o fluxo de trabalho ágil. Conheça o OCR da Flash e veja como é fácil digitalizar notas e recibos.

Nossa funcionalidade de alçadas de aprovação define quem pode aprovar quais despesas, garantindo que as políticas de gastos sejam seguidas de forma organizada e segura.

Com a Flash, gerenciar despesas corporativas se torna mais eficiente, reduzindo a burocracia e melhorando a produtividade. Está pronto para transformar a gestão financeira da sua empresa? Conheça as soluções Flash!