5 passos para fazer um cronograma e planejamento de viagem a trabalho

O planejamento de viagens corporativas é todo o preparativo organizacional e orçamentário que o gestor faz para o deslocamento de um colaborador. Trata-se de uma prática fundamental para reduzir custos, assegurar o bem-estar do funcionário que viaja e garantir que a viagem corporativa seja bem sucedida.

Só que não basta apenas contemplar tarefas básicas como a compra de passagens aéreas e reserva de hospedagem. Planejar os deslocamentos é um desafio que envolve também o cálculo de diárias de viagens, proteger o funcionário contra imprevistos, traçar traslados e garantir que todo o trajeto cumpra com seu objetivo.

Ao longo deste conteúdo, você encontrará dicas valiosas para auxiliar na logística das  viagens da sua equipe, além de materiais que vão te ajudar em todas as etapas para garantir um cronograma de viagem a trabalho bem-sucedido.

Boa leitura!

Por que é importante planejar uma viagem a trabalho?

Planejar uma viagem a trabalho é importante para garantir que todos os aspectos sejam bem gerenciados e que os objetivos corporativos sejam alcançados.

Veja alguns dos principais motivos que ressaltam a importância desse planejamento:

1. Redução de custos  

Um dos principais benefícios de um plano de viagem é, sem dúvida, a redução de custos. Com orçamentos cada vez mais apertados, gestores precisam encontrar maneiras de fazer com que os deslocamentos impactem menos no caixa.  

Assim como ocorre no turismo de lazer, comprar passagens aéreas ou reservar hospedagens em cima da hora pesará no bolso. Além disso, ainda há a possibilidade de não haver voos ou até mesmo imprevistos que dificultem o deslocamento do funcionário.

Ao procurar por preços com antecedência, – ou até mesmo estabelecer parcerias estratégicas – é possível encontrar valores mais em conta.

Quando há previsibilidade, a empresa ainda pode negociar acordos com fornecedores e garantir o cumprimento das normas e diretrizes da política de gastos da companhia.

2. Otimização de tempo e recursos

Um cronograma de viagem a trabalho cuidadoso permite que você organize o itinerário de forma a maximizar o uso do tempo disponível.

Ao estabelecer isso de forma clara, é possível coordenar reuniões, visitas e atividades de modo a evitar deslocamentos desnecessários. Isso não apenas facilita o cumprimento das agendas, mas também assegura que os recursos financeiros da empresa sejam utilizados da melhor maneira possível.

3. Aumento da eficiência nas atividades profissionais durante a viagem

Um cronograma de viagem a trabalho bem estruturado garante que as atividades profissionais realizadas sejam mais eficientes.

Com um itinerário e modelo de roteiro de viagem claro, os colaboradores podem focar em suas tarefas e responsabilidades, em vez de se preocupar com detalhes logísticos.

Dessa forma, há um aumento na produtividade que torna mais fácil o alcance dos objetivos atrelados ao deslocamento.

Leia também: Gestão de riscos em viagens corporativas: como fazer de forma eficiente.

Passo a passo para um planejamento de viagem a trabalho eficiente

Para organizar uma viagem de negócios de forma eficaz é necessário considerar todas as nuances. Desde as passagens, a hospedagem, o transporte, a política, a segurança dos colaboradores (duty of care), como será feita a gestão de custos e muito mais.

Abaixo, listamos 7 dicas para te ajudar. Confira! 

1. Defina os objetivos da viagem

O primeiro passo é identificar o propósito da viagem, como reuniões, eventos ou visitas que precisam ser realizadas. Ter clareza sobre os objetivos ajuda a orientar todas as outras decisões, garantindo que cada atividade programada esteja alinhada com as metas associadas. 

2. Escolha as datas e duração da viagem

Considerar a agenda de compromissos e possíveis restrições de tempo é fundamental na escolha das datas e na definição da duração da viagem. Isso ajuda a evitar conflitos de agenda e a garantir que o colaborador possa participar de todas as atividades planejadas.

3.  Faça uma busca criteriosa para encontrar os melhores preços

Quando há uma programação atenta e cuidadosa, tem-se tempo para procurar as melhores condições. 
As passagens representam o maior gasto dentro das viagens. Mas, quando bem estudadas, é possível encontrar preços melhores, realizar acordos com companhias aéreas ou TMC.

É válido também se atentar às promoções e prezar pela flexibilidade. Em alguns casos, prolongar ou encurtar uma viagem corporativa pode ser mais vantajoso para a empresa por se tratar de uma passagem aérea mais em conta naqueles dias específicos.

Um dia pode refletir em grande diferença no preço do aéreo. Isso faz com que seja mais vantajoso pagar um dia a mais de hospedagem corporativa do que o valor mais alto da passagem naquela data.

4. Preveja custos e crie um orçamento 

Estabelecer limites para gastos com alimentação, transporte, hospedagem e outras despesas é crucial para manter o controle das finanças. 

Um planejamento financeiro bem elaborado ajuda a evitar surpresas e a garantir que a viagem permaneça dentro dos parâmetros estabelecidos.

Leia também: Soft skills em viagens corporativas: por que é importante desenvolver.

5. Alinhe o planejamento à política de viagens corporativas

A política de viagens corporativas é essencial porque determina como todo o processo deve acontecer. Neste documento, todos os envolvidos, gestores e viajantes, saberão as diretrizes que guiam as viagens a negócios da companhia, além de definir limites e auxiliar a reduzir o tempo perdido com aprovações e dúvidas.

Ela padroniza os processos e ampara o colaborador porque controla os gastos sem ignorar a qualidade dos serviços. Com uma política de viagens bem feita, todos os passos anteriores se tornam mais fáceis.

Se sua empresa ainda não conta com um modelo de política de viagens, saiba que há muitos riscos em jogo. Baixe nosso material editável e comece a implementá-lo agora mesmo!  

Por fim, é essencial verificar todos os documentos necessários, como passaporte, vistos, seguros e passagens. Garantir que tudo esteja em ordem antes da viagem evita contratempos e permite que o funcionário se concentre em suas atividades, sem preocupações adicionais.

Antes de seguir, aproveite para baixar nosso kit com e-book + planilha calculadora para despesas de viagens e comece a planejar agora mesmo as próximas viagens dos seus colaboradores. 

Erros comuns no planejamento de viagens a trabalho 

O planejamento de viagens a trabalho é um processo que demanda atenção e organização. Isso porque existem erros comuns que podem comprometer o sucesso dos deslocamentos.

Conhecer esses erros, portanto, é fundamental para evitá-los e garantir uma experiência produtiva. A seguir, destacamos alguns dos equívocos mais frequentes:

• Falta de clareza nos objetivos: sem uma visão precisa do que se pretende alcançar, é fácil perder o foco e deixar de lado compromissos importantes, resultando em uma viagem menos eficaz.
  
  
• Ignorar a pesquisa de custos para transporte e hospedagem: comparar tarifas e considerar alternativas é fundamental para manter o orçamento sob controle e evitar gastos desnecessários.
  
  
• Não planejar a logística: deixar de considerar a proximidade entre as acomodações e os locais de reuniões ou eventos pode resultar em deslocamentos longos e cansativos, afetando a eficiência da viagem.
  
  
• Subestimar o tempo necessário: muitos viajantes subestimam o tempo que precisarão para realizar atividades, como reuniões e traslados. Isso pode levar a um cronograma apertado e estressante, prejudicando o desempenho nas atividades profissionais.
  
  
• Deixar documentação para a última hora: verificar passaportes, vistos e seguros apenas na véspera do deslocamento pode resultar em contratempos sérios, como a impossibilidade de embarque.
  
  
• Não considerar as preferências e necessidades do colaborador: levar em conta aspectos como restrições alimentares, conforto nas acomodações e horários de voos para não impactar sua satisfação e produtividade.
  
  
• Falta de flexibilidade: não ser flexível em relação a mudanças inesperadas é um erro que pode causar frustração. Imprevistos ocorrem e estar preparado para adaptá-los pode fazer toda a diferença na experiência da viagem.

Leia também: O que é self-booking e como aplicar em viagens corporativas?

Como montar um cronograma de viagem a trabalho

Criar um cronograma eficaz para uma viagem corporativa é fundamental para maximizar a produtividade e garantir que todas as atividades importantes sejam cumpridas.

Quando bem elaborado, ele permite que o colaborador aproveite ao máximo seu tempo, evite estresse e mantenha o foco nos objetivos do deslocamento.

A seguir, apresentamos as etapas-chave para estruturar sua agenda.

1. Listar compromissos e horários: comece identificando todas as reuniões, eventos e visitas que precisam ser realizadas. Defina blocos de tempo para cada atividade, garantindo que haja espaço para discussões produtivas e interações significativas.
   
   
2. Planejar deslocamentos: inclua no cronograma os trajetos entre os compromissos, considerando o tempo de deslocamento entre cidades ou locais. Assim, contratempos são evitados e o trabalhador pode chegar ao compromisso com tranquilidade.
   
   
3. Reservar tempo para imprevistos e descanso: incorpore períodos flexíveis no cronograma para lidar com mudanças inesperadas e permitir pausas. Isso não apenas reduz a pressão, mas também ajuda a manter a energia e a concentração ao longo da viagem.
   
   
4. Utilizar ferramentas de gerenciamento de tempo: aproveite aplicativos e softwares de gerenciamento de tempo para organizar e acompanhar o cronograma. Essas ferramentas podem ajudar a visualizar a agenda, enviar lembretes e facilitar ajustes conforme necessário.  

Leia também: O que não pode faltar na gestão de viagens corporativas internacionais?

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