Tudo o que você precisa saber para criar uma política de home office

O trabalho remoto já faz parte do cenário corporativo há algum tempo, embora não seja uma novidade absoluta. Pesquisadores, desde 2004, analisam o impacto da flexibilidade nas maneiras de executar tarefas.

Contudo, a relevância do trabalho remoto ascendeu globalmente em decorrência da pandemia, elevando a importância da implementação de uma política de home office eficaz.

Um estudo realizado pelo TRLV Lab em 2020 revelou que 72,67% das empresas afirmaram ter todos os seus colaboradores atuando à distância. Outras pesquisas pontuaram que 50,91% das companhias pretendem manter o home office, ou o modelo híbrido, mesmo com o avanço da vacinação.

Diante dessa realidade, estabelecer diretrizes claras através de uma política de home office é indispensável.

Na ausência de um framework regulamentado, há o risco de desorientação nas atividades e dificuldades na avaliação de desempenho dos times remotos.

Com o intuito de prevenir tais contratempos e reconhecendo que o teletrabalho veio para ficar, é essencial orientações adequadas para formular uma política efetiva de home office.

O que é uma política de home office?

Uma política de home office serve como um guia estruturado que normatiza diversos aspectos do trabalho remoto, semelhante a outras políticas corporativas, como a de reembolso, que define procedimentos para relatórios de despesas.

Este documento crucial estabelece diretrizes claras, como os procedimentos para o check-in diário, assegurando uma compreensão uniforme e uma execução eficaz das tarefas remotas.

A  política de home office deve oferecer instruções abrangentes, incluindo a maioria das atividades dos colaboradores, apesar de existirem exceções relacionadas a certas funções que não se adaptam ao regime remoto, conforme estipulado nos contratos individuais.

Essencialmente, a política de home office deve ser desenvolvida visando a segurança e o bem-estar dos funcionários, adaptando-se às suas necessidades específicas para garantir eficácia.

Uma abordagem inclusiva, que considera todos os colaboradores como potencialmente aptos para o trabalho remoto, pode ser eficiente, mas necessita de diretrizes claras por parte da liderança.

Ao elaborar essa política, é crucial que a empresa considere tanto suas necessidades operacionais quanto às circunstâncias individuais de sua equipe, reconhecendo que diferentes departamentos podem ter requisitos distintos de presença física.

Incluir opções de trabalho híbrido pode, portanto, oferecer a flexibilidade necessária para acomodar uma variedade de situações e preferências.

4 vantagens de uma política para trabalho em casa

A prática do home office oferece diversos benefícios tanto para a empresa quanto para os empregados. Contudo, para maximizar essas vantagens, é essencial que a organização proporcione o apoio necessário aos seus colaboradores, um ponto que exploraremos em seguida.

Desde o início dos anos 2000, estudos já indicavam que o uso de tecnologia no ambiente de trabalho contribui para maior agilidade nas atividades e um melhor balanceamento entre a vida pessoal e profissional, entre outros benefícios.

De forma geral, as principais vantagens encontradas numa política de trabalho à distância incluem:

• Diminuição dos gastos operacionais;
• Flexibilidade na jornada de trabalho;
• Novos métodos de monitoramento e gestão;
• Aprimoramento do contentamento e bem-estar dos funcionários.

Diminuição dos gastos operacionais

A redução de custos é frequentemente a vantagem mais evidente que as empresas identificam ao adotarem o modelo de teletrabalho.

A ausência da necessidade de deslocamento diário dos funcionários resulta em uma diminuição significativa dos gastos relacionados ao transporte.

Por outro lado, a organização beneficia-se da eliminação da necessidade de manter um espaço físico extenso.

A infraestrutura tradicional, que inclui desde mesas e cadeiras até despesas com equipamentos de TI, água e energia elétrica, representa um custo considerável que pode ser substancialmente reduzido.

Mesmo quando se considera a provisão de uma ajuda de custo para o home office, os gastos totais geralmente permanecem inferiores aos associados à manutenção de um ambiente de trabalho presencial completo.

Flexibilidade na jornada de trabalho

A flexibilidade na jornada de trabalho é uma das vantagens primordiais proporcionadas pelo teletrabalho. A falta de proximidade física entre gestores e funcionários altera o paradigma tradicional de supervisão, tornando os métodos convencionais de monitoramento menos eficazes.

Em consequência, a principal medida de avaliação da produtividade de um colaborador remoto se baseia em sua efetividade e nos resultados entregues, em vez da presença física ou do número de horas trabalhadas.

Estudos indicam que, no regime de trabalho remoto, as expectativas em relação aos colaboradores tendem a ser mais elevadas. Não é incomum que as metas estabelecidas para os teletrabalhadores sejam de 10% a 20% mais ambiciosas do que aquelas definidas para os funcionários em regime presencial.

Esta realidade leva muitas empresas a concederem maior autonomia aos seus funcionários que operam de casa, permitindo uma distribuição mais livre da carga horária e horas extras de trabalho.

Tal flexibilidade é viável desde que haja um acordo prévio e que o empregado entregue conforme esperado, mantendo assim a produtividade e a eficiência exigidas.

Novos métodos de monitoramento e gestão

No contexto do teletrabalho, a geração de valor se torna o indicador principal de desempenho, minimizando a ênfase na necessidade tradicional de controle de ponto.

No entanto, para as empresas que ainda valorizam algum nível de monitoramento temporal, existem métodos simplificados para implementar essa supervisão.

Ferramentas de comunicação empresarial, como Skype e Slack, podem ser adaptadas para que os colaboradores sinalizem o início da jornada, enviando uma mensagem rápida. Esse procedimento permite um registro fácil das horas trabalhadas, sem complicar o processo.

Embora isso não substitua completamente a gestão efetiva do tempo, certamente proporciona uma maneira mais fluida de acompanhar as horas trabalhadas.

O sucesso do trabalho remoto se baseia na confiança depositada no colaborador, assegurando que o foco esteja na produtividade e nos resultados alcançados.

A adoção de ferramentas que automatizam processos representa um complemento valioso, habilitando os trabalhadores remotos a dedicarem mais atenção às suas tarefas principais, otimizando assim o seu desempenho e contribuição à empresa.

Aprimoramento do contentamento e bem-estar dos funcionários

Quando implementado corretamente, o home office pode significar elevar a satisfação dos funcionários.

Contudo, é crucial reconhecer que uma má implementação pode resultar em insatisfação, devido a várias desvantagens potenciais associadas ao teletrabalho, tais como extensão das horas de trabalho, incremento de custos para o colaborador, redução de prestígio, dificuldades em progredir na carreira e a expectativa de estar sempre disponível, mesmo em situações de doença.

Essas questões, juntamente com outros fatores que podem induzir ao estresse e afetar negativamente a saúde mental do colaborador, devem ser meticulosamente consideradas e mitigadas na política de home office.

É fundamental que tal política aborde esses desafios de forma proativa e esteja alinhada ao conceito de Duty of Care, garantindo o bem-estar e a segurança dos empregados.

Uma política bem-estruturada de home office pode potencializar a satisfação dos empregados por diversos motivos, destacando-se:

• Maior autonomia e flexibilidade no cumprimento das tarefas;
• Redução de custos pessoais relacionados ao trabalho presencial;
• Conforto de vestir roupas mais informais durante a jornada laboral;
• Oportunidade de estar mais próximo dos entes queridos;
• Conveniência para conciliar compromissos profissionais e tarefas domésticas;
• Eliminação do tempo e estresse relacionados ao deslocamento diário;
• Possibilidade de personalizar o ambiente de trabalho, tornando-o mais agradável.

Definindo os quem, o que, porquês, como e quando

Ao estruturar uma política de home office, é crucial determinar claramente quem é abrangido pela política, quais tarefas são adequadas para o trabalho remoto, os motivos por trás dessas decisões, como serão implementadas, e em que momentos específicos se aplicam.

Essa abordagem ajuda a criar um framework que é tanto inclusivo quanto prático, garantindo que todos os aspectos do trabalho remoto sejam considerados e bem definidos.

• Quem e o quê: Inicialmente, deve-se identificar quais colaboradores ou departamentos estão aptos ao teletrabalho e quais funções são compatíveis com esse modelo.
  
  Em muitas organizações, a possibilidade de trabalhar de casa é extensiva a todos, exceto em situações onde a natureza do trabalho exige presença física, como em alguns aspectos do trabalho técnico ou em atividades que requerem interação presencial com a equipe ou clientes.
  
  
• Porquês: Os motivos para definir determinadas regras devem estar claros e ser comunicados para todos. Se um vendedor externo, por exemplo, pode realizar prospecções de casa mas deve comparecer presencialmente para fechamentos de contratos ou reuniões, essa distinção precisa ser justificada, seja por preferência dos clientes ou pela eficácia comprovada do contato pessoal.
  
  
• Como: A implementação dessas diretrizes requer clareza nas instruções e, frequentemente, o apoio de ferramentas tecnológicas. Isso pode incluir sistemas de gestão de tarefas, comunicação, e monitoramento de produtividade que ajudam tanto na organização quanto na execução eficiente do trabalho remoto.
  
  
• Quando: Especificar quando o teletrabalho é aplicável também é essencial. Por exemplo, determinar que o trabalho remoto é permitido, exceto em dias de reuniões importantes com a diretoria ou clientes, ajuda a manter a flexibilidade sem comprometer as operações críticas.

Ao considerar esses fatores, a empresa pode desenvolver uma política de home office bem balanceada, que maximize a produtividade e a satisfação dos colaboradores enquanto atende às necessidades organizacionais. As políticas precisam ser adaptáveis e transparentes para evitar mal-entendidos ou sentimentos de injustiça, garantindo que todos os colaboradores entendam o valor e os limites do teletrabalho dentro da organização.

Como implementar uma política de home office?

Implementar uma política de home office eficaz é essencial para assegurar que tanto a empresa quanto os colaboradores se beneficiem desse modelo de trabalho. Abaixo, segue um guia detalhado, incorporando as palavras-chave sugeridas, para estabelecer uma política sólida e funcional:

• Estabeleça deveres dos colaboradores: É fundamental que a política e os responsáveis orientem claramente os colaboradores sobre as expectativas da empresa. Isso inclui regras de segurança da informação, uso adequado do equipamento fornecido pela empresa, e as condições de trabalho adequadas, como ergonomia e conexão estável de internet.
  
  É um ponto crucial para manter a organização e a produtividade no dia a dia do trabalho remoto.
  
  
• Defina responsabilidades dos gestores: Os gestores da equipe remota precisam estar equipados para fornecer orientações claras sobre prazos, metas e métodos para avaliar a produtividade. Isso assegura que todos na equipe saibam o que é esperado deles e como seu trabalho contribui para os objetivos da empresa.
  
  
• Estipule diretrizes para segurança de dados: A empresa deve estabelecer normas rigorosas para proteger suas informações, prevenindo vazamentos que podem afetar negativamente sua reputação e finanças.
  
  Essas diretrizes são parte integral do compliance com normativas como a LGPD, garantindo que todos os membros da equipe estejam cientes de seu papel na proteção dos dados.
  
  
• Forneça equipamentos e ferramentas: Para que os colaboradores mantenham sua produtividade em casa, é necessário que tenham acesso aos equipamentos adequados. Isso pode significar fornecer os dispositivos tecnológicos necessários ou oferecer uma ajuda de custo para despesas com internet e energia elétrica.
  
  
• Invista em canais de comunicação: Manter uma comunicação eficaz é vital, especialmente quando a interação presencial é limitada. Investir em ferramentas e eventos online que promovam a colaboração e o engajamento é essencial para manter a coesão da equipe e o alinhamento com as metas da empresa.
  
  
• Reveze as equipes presenciais: Implementar um sistema de rodízio pode ser benéfico tanto para atender às diretrizes de saúde, como para manter um equilíbrio entre trabalho remoto e presencial.
  
  Isso ajuda a garantir que todos os colaboradores tenham a oportunidade de interagir pessoalmente com a equipe, mantendo assim a cultura organizacional e o bem-estar dos funcionários.
  
  
• Defina penalidades: É importante que as consequências do não cumprimento das normas estejam claramente definidas e comunicadas. As penalidades podem variar de suspensão do privilégio de trabalho remoto até a demissão por justa causa, dependendo da gravidade da infração.

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O trabalho remoto se estabeleceu firmemente nos últimos anos, contudo, isso não elimina a relevância das interações face a face. Outro ponto importante é que certas situações, tais como encontros com clientes, demandam a presença física dos empregados.

A necessidade de um processo de reembolso eficaz é inegável. A Flash oferece soluções como o registro de despesas online, habilitando os funcionários a carregar comprovantes digitalmente. Isso não só previne a perda de documentos importantes mas também reduz os desentendimentos entre gestores e empregados.

Os líderes da empresa, por sua vez, conseguem eliminar fraudes e poupar tempo, podendo revisar todas as informações em tempo real. A Flash revoluciona a maneira como sua empresa é capaz de gerenciar despesas, trazendo conveniência e eficiência. Está pronto para implementar essa transformação?