Gestão de riscos em viagens corporativas: como fazer de forma eficiente

Desde prejuízos financeiros até questões de conformidade, as viagens corporativas carregam na bagagem uma série de desafios para as empresas. O principal deles? A gestão de riscos. 

Afinal, uma viagem mal planejada pode resultar em custos elevados e impactos negativos em toda operação. 

Por isso, implementar estratégias eficazes capazes de reduzir ao máximo a chance de problemas é fundamental para garantir uma boa experiência do colaborador durante os deslocamentos e a saúde financeira da organização.

Neste artigo, vamos mostrar como o software de gestão de viagens da Flash pode ajudá-lo a gerenciar suas viagens de forma segura e sustentável. Continue lendo e descubra como podemos ajudar! 

O que é gestão de riscos em viagens corporativas e por que isso é importante?

A gestão de riscos em viagens corporativas pode ser definida como um conjunto de atividades voltadas a identificar, avaliar e minimizar potenciais problemas que podem surgir durante os deslocamentos de funcionários para outras localidades. 

Geralmente, os riscos podem ser de saúde, financeiros ou de desempenho. Cada um deles demanda uma análise, um plano de ação e uma abordagem diferente para ser evitado e/ou resolvido.

Riscos de saúde

• Acidentes de transporte durante o trajeto, como quedas de avião ou batidas de carro
• Crimes como assaltos e até mesmo sequestros;
• Problemas de saúde do colaborador;
• Desastres naturais como inundações, furacões e terremotos.

Riscos financeiros

• Despesas extras causadas por perda de cartões de crédito ou extravio de bagagem em aeroportos;
• Falhas na reserva de hotéis, levando à hospedagem com tarifas maiores que as esperadas;
• Descumprimento das políticas de viagens corporativas;
• Fraudes no sistema de viagens da empresa.

Riscos ao desempenho

• Internet lenta;
• Mau funcionamento, roubo ou perda de dispositivos eletrônicos (smartphone ou notebook);
• Falta de fornecimento ou até mesmo acesso à eletricidade;
• Dificuldade para conseguir serviços de mobilidade (táxis e aplicativos, transporte público, entre outros);
• Ausência de suporte local.

Quais são as etapas do processo de gestão de riscos em viagens corporativas?

Mitigar riscos significa colocar em prática um processo dinâmico que requer atenção máxima dos gestores em todas as etapas. Confira, a seguir, em detalhes, cada uma delas.  

Identificar os riscos potenciais

Isso envolve a análise de fatores como atrasos em voos, desastres naturais, além de questões de segurança local, como instabilidade política ou criminalidade. 

Assim, é possível criar um panorama abrangente dos eventos de riscos, permitindo que a organização se prepare adequadamente.

Analisar os riscos associados às viagens corporativas

Após identificar os riscos, é fundamental realizar uma avaliação detalhada, com base em dois critérios principais: o impacto que eles podem causar e a probabilidade de ocorrência. Dessa forma, a empresa pode focar naqueles que representam maior ameaça. 

Essa priorização é vital para direcionar recursos e esforços de forma eficaz, garantindo que as áreas mais críticas recebam atenção especial. Minimizando assim possíveis consequências negativas.

Mitigar os riscos e desenvolver planos de ação

Com os riscos identificados e avaliados, a próxima etapa é a mitigação e o planejamento de respostas. Para isso, é necessário:

1. Criação de políticas e medidas como a contratação de seguros de viagens;
2. Elaboração de protocolos de segurança;
3. Formação de equipes para gerenciar emergências;
4. E a implementação de soluções para monitorar os deslocamentos em tempo real. 

Tais medidas garantem que a empresa esteja preparada para enfrentar imprevistos, reduzindo os impactos potenciais sobre os colaboradores e as operações.

Monitorar continuamente e adaptar as políticas de viagens

As condições e os riscos associados a viagens podem mudar rapidamente, tornando necessário ajustar estratégias conforme novas informações surgem.

Dentre as ações, é necessário realizar a revisão regular das diretrizes, a coleta de feedback de colaboradores e a análise de incidentes passados. 

Ao manter um ciclo de monitoramento e adaptação, as empresas garantem que suas abordagens de gestão de riscos permaneçam eficazes e relevantes, protegendo assim seus ativos mais valiosos: seus colaboradores.

Para te ajudar nessa tarefa, faça o download do nosso material gratuito de Política de Viagens da Flash, com informações fáceis e editáveis para adaptar às normas do seu negócio. 

Quais são as boas práticas de gestão de riscos para viagens corporativas?

Implementar boas práticas de gestão de riscos corporativos é fundamental para garantir a segurança dos colaboradores e a eficiência das operações. 

A seguir, confira o que você deve fazer para fortalecer sua gestão de viagens corporativas. 

Crie políticas de gestão de riscos para viagens corporativas

A criação de políticas claras de segurança é essencial para orientar os colaboradores em deslocamento. Elas devem abranger aspectos como comportamentos seguros, medidas a serem tomadas em caso de emergência e contatos úteis em cada destino.  

Além disso, é importante que as diretrizes sejam comunicadas de forma eficaz, garantindo que todos conheçam não só os direitos de quem viaja a trabalho, mas compreendam também suas responsabilidades e saibam como agir em situações adversas. 

Dessa forma, a empresa promove um ambiente de confiança e segurança, reduzindo a exposição a riscos.

Adquira um seguro de viagens

Contratar um seguro de viagens é fundamental para assegurar a proteção dos viajantes. Embora não possamos prever todos os imprevistos que podem ocorrer, é possível se preparar para algumas situações que podem surgir.

Conte com suporte 24 horas 

A plataforma de viagens corporativas da Flash oferece suporte especializado 24 horas disponível em diversos canais, o que garante apoio para resolver problemas de reserva ou questões relacionadas. 

Essa assistência contínua proporciona tranquilidade aos viajantes, permitindo que se concentrem em suas atividades, sabendo que têm uma estrutura confiável pronta para atendê-los a qualquer momento.

Prepare a equipe com informações essenciais  

Oferecer orientações específicas sobre segurança e resposta a emergências é necessário para que os colaboradores saibam como agir.

Isso pode incluir simulações de situações hipotéticas, informações sobre os destinos, dicas de segurança pessoal e protocolos de comunicação. 

Treinar a equipe dessa forma aumenta a conscientização e a capacidade de resposta, resultando em uma viagem mais segura e tranquila para todos.

Use tecnologias de gestão de viagens e monitoramento de riscos

A eficácia da gestão de riscos em viagens corporativas depende, na maioria, das tecnologias disponíveis para apoiar as empresas nessa missão.

Atualmente, existem soluções tecnológicas que oferecem recursos capazes de monitorar os deslocamentos em tempo real. 

Com essa facilidade, gestores acompanham a localização dos viajantes e ficam atentos às situações de risco, facilitando a coordenação de respostas em caso de emergência.

Leia também: O que faz uma TMC? Entenda o papel das agências de viagens corporativas 

Gestão de riscos e compliance e em viagens corporativas 

A interseção entre gestão de riscos e compliance em viagens corporativas é crucial para garantir que as operações estejam conforme as regulamentações legais e políticas internas da empresa, como a declaração de viagem a trabalho e a prestação de contas de viagem.

O compliance envolve a adesão a normas, leis e diretrizes éticas, enquanto a gestão de riscos busca identificar e mitigar potenciais ameaças. Juntas, essas áreas asseguram que os deslocamentos dos funcionários sejam realizados de forma segura e responsável.

Além disso, a realização de auditorias e avaliações regulares das práticas de viagem ajuda a identificar lacunas e melhorar os processos existentes.

Uma abordagem proativa em compliance também envolve o treinamento contínuo da equipe, garantindo que todos os viajantes estejam cientes das normas relevantes e das melhores práticas de segurança. 

Dessa forma, as empresas não apenas protegem seu time. Mas também minimizam a exposição a multas e sanções legais, promovendo uma cultura de responsabilidade e segurança em todas as viagens corporativas.

Leia também: O que é OBT (online booking tool) e por que é importante para viagens corporativas?

Como integrar a gestão de riscos à política de viagens corporativas da empresa?

Integrar a gestão de riscos à política de viagens corporativas é essencial. Assim, as empresas podem criar diretrizes que garantam a consideração de todos os aspectos de segurança e conformidade durante o planejamento e a execução das viagens.

Confira, a seguir, como implementar essa integração de forma prática e eficaz. 

Incorpore a gestão de riscos ao planejamento de viagens

Para alinhar estratégias de gestão de riscos com a política de viagens existente, é importante estabelecer protocolos. Estes, devem exigir uma avaliação de riscos para cada destino, considerando fatores como segurança local, saúde e condições climáticas. 

As empresas podem também incluir cláusulas em seus contratos de fornecedores, exigindo que esses parceiros adotem medidas de segurança apropriadas. 

Ao fazer isso, a organização não só se protege contra imprevistos, mas também demonstra um compromisso com o bem-estar dos seus colaboradores, promovendo uma cultura de prevenção e responsabilidade.

Faça revisões e auditorias frequentes na gestão de riscos

Essencial para garantir que as políticas adotadas permaneçam eficazes e adaptáveis às mudanças do cenário global. 

Essas revisões devem incluir a análise de incidentes passados, feedback de colaboradores e atualizações sobre as condições de segurança nos destinos mais frequentes. 

Ao identificar áreas que precisam de melhorias ou ajustes, as empresas podem fortalecer suas diretrizes e adaptar suas abordagens conforme necessário. 

Isso não só melhora a eficácia do gerenciamento de riscos, mas também proporciona confiança aos colaboradores. Afinal, eles viajam tranquilos sabendo que a organização está comprometida em proteger sua segurança durante as viagens.

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Ela otimiza e simplifica todos os aspectos das viagens de negócios, garantindo eficiência, controle e segurança, além de proporcionar uma excelente experiência ao usuário. 

Com a ferramenta, as políticas de viagens da sua empresa são facilmente aplicadas, evitando reservas fora das diretrizes estabelecidas. 

O sistema reúne, ainda, comparativos de diversos fornecedores de passagens aéreas e hotéis, eliminando a necessidade de acessar várias fontes para encontrar as melhores opções, tudo isso acessível até mesmo pelo celular. 

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