Saiba como estruturar um plano de comunicação interna em 6 passos

Na sua empresa, como está o seu plano de comunicação interna? Apesar de ser estratégico na construção de organizações mais alinhadas, engajadas e produtivas, a comunicação interna é uma iniciativa pouco explorada. 

Afinal, ela é muito mais do que uma mera transmissão de informações em uma empresa. É uma poderosa ferramenta para fortalecer a cultura organizacional e o alinhamento estratégico. 

Um plano de comunicação interna, portanto, tem impacto direto no engajamento e na produtividade dos colaboradores, assim como na percepção da marca empregadora (employer branding).

Neste artigo, vamos explorar o que é um plano de comunicação interna, seus benefícios e como criar um, com dicas práticas e exemplos que podem transformar a comunicação na sua empresa.

O que é um plano de comunicação interna?

Um plano de comunicação interna é uma estratégia estruturada. Nele, são definidos como as informações serão disseminadas na organização. Seu objetivo principal é assegurar que todos os colaboradores estejam cientes de metas, mudanças, iniciativas e demais avisos relevantes para o negócio.

O planejamento organiza os processos de comunicação de maneira estruturada e integrada. Por isso, deve abranger desde o envio de comunicados e relatórios até o uso de ferramentas digitais, como intranets e aplicativos corporativos.

Um plano bem desenvolvido precisa considerar três pilares principais:

• Clareza: mensagens precisam ser diretas e compreensíveis.
• Consistência: as comunicações devem manter um padrão que reflita os valores e objetivos da empresa.
• Adequação: é essencial adaptar a abordagem ao público interno, levando em conta fatores como departamentos, cargos e níveis hierárquicos.

Para ser eficaz, a comunicação interna deve operar como uma via de mão dupla. Ou seja, tanto a empresa, quanto os colaboradores, têm a oportunidade de expressar suas opiniões e sentimentos.

É papel do RH criar essas estratégias e difundi-las, garantindo as boas práticas de gestão e comunicação. 

“Quando conseguimos comunicar quais são as metas da empresa e o que esperamos de cada um para que elas sejam alcançadas, de forma transparente, intencional e inspiradora, estamos contribuindo para impulsionar os resultados através das pessoas, trazendo sentido àquilo que elas já fazem diariamente”, explica Kamila Karolczak, especialista em comunicação interna e cultura organizacional.

Tipos e exemplos de planos de comunicação interna

Os planos de comunicação interna podem ser estruturados de diferentes formas, dependendo dos objetivos estratégicos da empresa, dos canais utilizados e do fluxo de informações desejado. 

Veja abaixo tipos e exemplos de plano de comunicação interna:

Tipos de comunicação interna

Para o sucesso da estratégia, é importante compreender os principais tipos de comunicação em uma organização:

• Comunicação vertical:
  • Descendente: quando informações fluem dos níveis hierárquicos superiores para os inferiores. Um exemplo clássico é o envio de diretrizes da diretoria para os funcionários.
  • Ascendente: é o fluxo inverso, no qual os colaboradores transmitem informações para a gestão, como feedbacks, sugestões ou relatos de situações específicas.
    
    
• Comunicação horizontal: é a troca de informações entre colaboradores que ocupam o mesmo nível hierárquico. Esse tipo de comunicação facilita a colaboração entre equipes ou departamentos, contribuindo para a resolução de problemas e a execução de tarefas conjuntas.
  
  
• Comunicação diagonal: acontece entre diversos níveis hierárquicos e departamentos, sem seguir necessariamente a hierarquia tradicional. É vantajosa por promover interações mais dinâmicas e flexíveis entre as áreas, reforçando a colaboração em projetos multifuncionais.
  
  
• Comunicação formal: utiliza canais oficiais, como e-mails corporativos, reuniões agendadas, murais de avisos ou comunicados institucionais. É essencial para manter o alinhamento e a transparência em temas estratégicos.
  
  
• Comunicação informal: acontece de forma espontânea e natural, como conversas informais nos corredores, interações em grupos de mensagens instantâneas ou trocas durante intervalos. Embora menos estruturada, ela contribui para a construção de relacionamentos interpessoais e um clima organizacional positivo.

Planos baseados em objetivos específicos

Os modelos de plano de comunicação interna também podem ser desenvolvidos com base em metas específicas da organização. Alguns exemplos incluem:

• Engajamento interno: o plano pode ser focado em aumentar o senso de pertencimento e motivação dos talentos. Aqui, o interessante é utilizar campanhas de valorização ou programas de reconhecimento.
  
  
• Gestão de crises: neste caso, o objetivo é garantir que as informações sejam transmitidas com clareza e rapidez em momentos críticos, evitando desinformação ou conflitos internos.
  
  
• Alinhamento estratégico: prioriza a disseminação da missão, visão e valores da do negócio, conectando as equipes aos objetivos organizacionais e fortalecendo a cultura organizacional.

Modelo de plano de comunicação interna

Dependendo da estrutura da organização, alguns modelos podem ser implementados:

• Modelo linear: muito utilizado em organizações menores, concentra-se na comunicação direta entre líderes e colaboradores. É simples, eficiente e utiliza ferramentas básicas, como e-mails e reuniões.
  
  
• Modelo descentralizado: comum em empresas maiores, esse formato organiza a comunicação por departamentos ou áreas, garantindo que as mensagens sejam personalizadas para diferentes públicos internos.
  
  
• Modelo integrado com endomarketing: combina o planejamento de endomarketing e comunicação interna. Promove campanhas motivacionais, eventos corporativos e materiais que valorizam os colaboradores como parte essencial do sucesso da organização.

Leia também: Entenda o que é organograma empresarial e por que é importante na gestão de pessoas.

Planos adaptados por canais de comunicação

Além de definir o objetivo e o modelo do plano, é fundamental escolher os canais mais adequados para transmitir as mensagens. Essa prática é essencial para garantir a experiência dos colaboradores (employee experience).

Algumas opções incluem:

• Relatórios corporativos e boletins internos: canais estruturados que informam colaboradores sobre atualizações e resultados da empresa.
  
  
• Intranets e aplicativos corporativos: ferramentas digitais que promovem agilidade e interatividade na comunicação interna.
  
  
• Redes sociais corporativas: utilizadas para campanhas criativas e interações rápidas, incentivando a participação dos colaboradores.

A escolha e a combinação desses canais ajudam a criar um fluxo de comunicação mais eficiente. Assim, as informações podem chegar de maneira clara e estratégica a todos os níveis hierárquicos.

Benefícios de uma comunicação interna estruturada para as empresas

Investir em um plano estratégico de comunicação interna estruturado traz inúmeros benefícios. Em especial, em relação ao alinhamento organizacional e à construção de um ambiente mais colaborativo. 

Entre os principais benefícios de estruturar a comunicação interna, destacam-se:

1. Alinhamento estratégico

Com um fluxo de informações bem definido, os colaboradores têm a clareza dos objetivos da empresa, suas metas e como cada equipe contribui para alcançá-los. Isso ajuda a reduzir ruídos e promover maior coesão entre os departamentos, reforçando a conexão com o planejamento estratégico da organização.

Dica de leitura da Flash: Passo-a-passo para o planejamento estratégico de RH.

2. Engajamento e motivação

Quando os times recebem informações claras e participam das iniciativas internas, eles tendem a se sentir mais valorizados e motivados. 

Uma comunicação interna eficaz cria um local de trabalho onde os profissionais entendem seu papel no sucesso da empresa, o que aumenta o engajamento de equipes e a retenção de talentos.

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3. Redução de erros e retrabalhos

Um plano bem estruturado diminui os riscos de falhas na comunicação, como instruções mal compreendidas ou informações mal transmitidas. Dessa forma, se reduz erros operacionais e retrabalhos, otimizando o tempo e os recursos.

5. Estímulo à inovação e adaptação a mudanças 

Com canais abertos para feedbacks e sugestões, a comunicação interna incentiva os funcionários a compartilharem ideias e contribuírem com soluções inovadoras. Essa prática fortalece a confiança na equipe e permite que a organização se beneficie da criatividade de seus profissionais.

Leia também: Conheça as duas dimensões da inovação no RH.

Além disso, organizações que investem na comunicação organizacional conseguem lidar melhor com mudanças e desafios. 

Entre os mais comuns, destaca-se a implementação de novos processos, a adoção de tecnologias e a gestão de crises. A eficiente garante que todos entendam o contexto das mudanças e se adaptem com mais facilidade.

Criando um bom plano de comunicação interna em 6 passos

Fazer um plano de comunicação de sucesso e estratégico exige planejamento e atenção aos detalhes. 

A seguir, apresentamos um passo a passo completo para estruturar o que deve constar em um plano de comunicação.

Passo 1: Definir objetivos claros

O primeiro passo na criação de um plano de comunicação interna é estabelecer os objetivos que se deseja alcançar. Eles devem ser específicos e alinhados às metas estratégicas da organização. 

Por exemplo:

• Melhorar o engajamento dos colaboradores;
  
  
• Garantir o alinhamento com os valores e metas da empresa;
  
  
• Reduzir ruídos e falhas de comunicação;
  
  
• Promover maior interação entre as equipes.

Para facilitar a definição, recomenda-se a aplicação das Metas SMART (específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e temporais). Essa metodologia permite um direcionamento mais claro e eficaz para o plano.

Passo 2: Identificar o público-alvo

Identificar quem será impactado pelas ações do plano de comunicação interna é essencial para personalizar as mensagens e estratégias. O público-alvo pode ser segmentado por departamentos, níveis hierárquicos ou necessidades específicas, como:

• Colaboradores operacionais: exigem mensagens objetivas e práticas.
  
  
• Gestores e líderes: precisam de informações mais detalhadas e estratégicas para tomada de decisões.
  
  
• Novos colaboradores: requerem conteúdos introdutórios para integração.

Entender o perfil do público também ajuda a definir o tom de comunicação, os formatos e os canais que serão mais efetivos para cada grupo.

Passo 3: Escolher os canais de comunicação

A escolha dos canais é um dos pilares do plano de comunicação interna. É importante selecionar ferramentas que sejam acessíveis e adequadas às necessidades da equipe. 

Entre os principais canais, destacam-se:

• E-mail: ideal para comunicados formais e informações importantes, que precisam ser registradas.
  
  
• Redes sociais corporativas: como o Slack ou Microsoft Teams, facilitam a troca de mensagens e a colaboração entre equipes.
  
  
• Mural de comunicações/intranet: eficaz para avisos gerais e atualizações de fácil consulta.
  
  
• Parceria da liderança para comunicados: garante que mensagens importantes sejam transmitidas diretamente para o time e reforçam a conexão entre gestores e colaboradores.
  
  
• Ferramentas de engajamento: como aplicativos ou plataformas que promovam maior interatividade, gamificação ou reconhecimento entre os colaboradores.

Cada canal deve ser escolhido com base na agilidade necessária, no tipo de mensagem e no perfil do público. Aqui, ferramentas como as disponíveis na plataforma de gestão de pessoas da Flash são a chave para inovar no engajamento de equipes e melhorar a eficiência da comunicação interna.

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Passo 4: Criar mensagens padrões

Ter mensagens padrões é fundamental para garantir consistência e clareza. Essas mensagens devem refletir os valores da empresa e ser adaptadas a diferentes contextos. 

Abaixo, apresentamos alguns modelos de comunicados internos:

Modelo de comunicação interna 1: Boas-vindas

Olá, [nome do colaborador]!

Estamos muito felizes em recebê-lo(a) como parte do time [nome da empresa]. 

Juntos, trabalharemos para alcançar nossos objetivos e fortalecer nossos valores. Em caso de dúvidas, nossa equipe está à disposição para ajudar na sua integração. 

Bem-vindo(a) à equipe!

Modelo 2: Aviso sobre mudanças internas

Prezados colaboradores,

A partir de [data], teremos uma mudança importante em [processo/setor]. Essa alteração tem como objetivo [explicar o motivo da mudança]. 

Contamos com a colaboração de todos para garantir uma transição tranquila. Caso tenha dúvidas, procure seu gestor ou o RH.

Modelo 3: Campanha de valorização

           Caro(s) colaborador(es).

          Gostaríamos de expressar nosso agradecimento pelo empenho e dedicação demonstrados nos últimos                  meses. Seu trabalho tem sido essencial para alcançarmos nossas metas. Continuem inspirando e                             transformando nosso ambiente de trabalho!"

Ter essas mensagens prontas economiza tempo e garante que o tom e o conteúdo estejam sempre alinhados ao propósito da empresa.

Passo 5: Planejar a execução

Com o plano de comunicação interna pronto, é hora de planejar como ele será implementado. Aqui, é preciso o detalhamento das ações, definição de responsáveis e prazos. O planejamento pode incluir:

• Cronograma de envios de mensagens.
• Treinamento de líderes para reforçar a comunicação verbal.
• Criação de materiais de apoio, como manuais ou apresentações.

É importante garantir que todas as áreas envolvidas estejam alinhadas para que a execução ocorra de maneira eficiente.

Passo 6: Monitorar e avaliar os resultados

Após a implementação, é essencial monitorar o desempenho do plano para identificar acertos e pontos para melhorar a comunicação. Algumas métricas que podem ser avaliadas incluem:

• Taxa de abertura e leitura de e-mails e comunicados.
• Feedbacks dos colaboradores, que podem ser coletados por meio de pesquisas ou conversas informais.
• Engajamento em ferramentas digitais, como cliques em intranets ou interações em redes sociais corporativas.

Além das métricas, estimular o retorno das pessoas é uma forma valiosa de identificar a efetividade das estratégias e ajustar o plano conforme necessário.

Dica bônus: inove na estratégia e no engajamento com uma plataforma completa de gestão de pessoas

A tecnologia veio para desburocratizar e inovar processos e, para o RH, isso não é diferente. A transformação digital do RH já é uma realidade que não pode ser negligenciada.

Você pode estar se perguntando se existe uma forma de  maximizar o impacto e a eficiência do seu plano de comunicação interna. E a resposta é muito simples: sim!

Mas, para isso, é essencial contar com ferramentas adequadas que facilitem além da comunicação e inovem na gestão estratégica. 

A plataforma completa para gestão de pessoas da Flash permite integrar todos os aspectos da comunicação interna, desde o planejamento, publicação das comunicações e a análise de resultados.

Dessa forma, assegurando que todas as ações sejam consistentes e alinhadas com os objetivos estratégicos da empresa. Com isso, seu negócio ganha uma série de benefícios, incluindo:

• A otimização de processos;
• A personalização de comunicações;
• E a capacidade de medir o engajamento dos colaboradores. 

Otimize os processos internos e fortaleça sua cultura da empresa, promovendo um ambiente de trabalho mais integrado e motivado.

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