Tudo sobre controle de ponto: o guia completo sobre o assunto

O controle de ponto é crucial para a gestão de pessoal e não deve ser subestimado. Mais do que uma exigência da lei, o controle de ponto é também uma garantia trabalhista para empregadores e empregados. 

Por isso, é fundamental realizar  essa gestão de maneira organizada, não apenas para evitar problemas fiscais e jurídicos, mas também para melhorar significativamente o ambiente de trabalho, especialmente no que diz respeito ao controle de ponto para pequenas empresas.

Um sistema eficaz de controle de ponto ajuda a garantir a conformidade com as regulamentações trabalhistas, otimiza a produtividade e facilita a gestão de recursos humanos. 

Este guia completo vai oferecer uma visão holística sobre o controle de ponto, desde sua definição e tipos até as melhores práticas e requisitos legais.

Boa leitura!

O que é controle de ponto?

O controle de ponto é o sistema utilizado pelas empresas para a marcação de ponto na empresa, registrando os horários de entrada, saída e pausas dos colaboradores. Este controle é essencial para assegurar a conformidade com as leis trabalhistas, monitorar a jornada de trabalho e gerenciar as horas extras.

Historicamente, o controle de ponto evoluiu de métodos manuais, como folhas de ponto de papel, para sistemas eletrônicos e digitais mais sofisticados, que oferecem maior precisão e facilidade de uso.

Além de sua obrigatoriedade e importância trabalhista e legal, o controle de ponto é essencial para a saúde organizacional e crescimento do negócio. 

Por que o controle de ponto é importante

O controle de ponto traz vários benefícios tanto para empregadores quanto para empregados, incluindo:

• Aumento da transparência sobre as horas trabalhadas e as horas extras, melhorando a confiança entre empregador e empregado.
• Melhoria na gestão do tempo e dos recursos, aumentando a eficiência operacional.
• Facilidade no acompanhamento de assiduidade e pontualidade, permitindo a identificação de padrões e problemas.

• Acompanhamento dos dados sobre seus funcionários e sobre a própria gestão;
• Melhora as tomadas de decisões, como abrir novas contratações.

Legislação e regras sobre controle de ponto

A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelece diretrizes claras para o controle de ponto no Brasil. 

Segundo o art. 74 da CLT, alterado pela lei 13874, de 2019 (Lei da Liberdade Econômica) CLT, empresas com mais de 20 empregados são obrigadas a manter um sistema de controle de jornada. 

Existem diferentes tipos de controle de ponto permitidos pela legislação, cada um com suas regras específicas. A CLT permite o uso de controle de ponto manual, mecânico ou eletrônico. 

Desde que, segundo a portaria 671, de 2021, o registro de ponto seja feito pelo empregador em equipamentos certificados pelo Ministério do Trabalho e pelo Inmetro (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia).

A lei também estipula que, se o trabalho for realizado fora do escritório, o empregado pode registrar seus horários de entrada e saída em uma ficha de ponto e entregá-la ao empregador posteriormente.

De acordo com a legislação, o controle de ponto por exceção (quando é anotado apenas o que acontece fora da jornada regular de trabalho) fica permitido em caso de acordo individual ou via convenção coletiva.

A empresa pode enfrentar multas e penalidades legais caso não cumpra as normas de controle de ponto. 

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Dica de leitura da Flash: Jornada de trabalho: o que é, tipos e regras de descanso

Tipos de controle de ponto

Como vimos no tópico anterior, a lei permite que os pontos sejam registrados de forma manual, mecânica e eletrônica. Vamos entender um pouco mais sobre esses tipos e suas vantagens a seguir:

Controle de ponto manual

O controle de ponto manual registra os horários de trabalho em folhas de papel. Esse pode ser feito por meio de um controle de ponto em excel, por exemplo. Embora seja simples de implementar, esse método está sujeito a erros humanos e fraudes.

Esse modelo apresenta como vantagem o baixo custo de implementação e traz a simplicidade de uso. Porém, traz diversos riscos associados, como ser mais suscetível a erros humanos e fraudes graves. Além disso, sua conferência, processamento e auditoria são muito demorados e, novamente, são realizados manualmente.

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Controle de ponto mecânico

Normalmente feito com um relógio de ponto cartográfico — uma máquina onde o funcionário insere um cartão e o seu horário de entrada e saída é marcado. Tem custo relativamente baixo, mas permite que um colaborador faça o registro para outro. 

Porém, assim como no livro de ponto, tudo é feito manualmente: o funcionário precisa bater o próprio ponto todos os dias e a conferência do departamento de gestão de pessoas é trabalhosa.

Controle de ponto digital/eletrônico

O controle de ponto eletrônico utiliza dispositivos como relógios de ponto biométricos ou cartões magnéticos para registrar as horas trabalhadas. Esses sistemas são mais precisos e oferecem maior segurança contra fraudes. 

Esse modelo de gestão de ponto pode ser feito de diversas formas:

Registro biométrico, com senha ou por reconhecimento facial

Faz a marcação de ponto do colaborador de maneira precisa e segura, com uma máquina instalada no seu local de trabalho. 

Pode funcionar também para empresas com colaboradores que estejam em regime híbrido, remoto ou fazendo trabalhos externos, que precisarão de leitores portáteis para fazer o registro via internet, de onde estiverem. 

Registro com cartão de identificação

O colaborador marca seus horários com o próprio crachá em um aparelho instalado no seu local de trabalho. É seguro e facilita o trabalho do RH, assim como a opção acima, gerando relatórios. 

No entanto, pode exigir alguma conferência extra quando o funcionário esquece o crachá ou gerar custos extra quando ele perde o cartão, por exemplo. E fica restrito ao modelo presencial.

Registro de ponto online

É o meio mais prático, seguro e alinhado aos novos modelos de trabalho, além de permitir extrair informações valiosas e corrigir falhas. 

Neste modelo, a empresa adquire apenas um software de controle de horas e não uma máquina, sem a necessidade de cartões ou fichas. 

O colaborador, com a própria senha, via reconhecimento facial ou com QR Code, a depender da plataforma escolhida, consegue bater o ponto online, de onde estiver. 

Assim, é o método ideal também para quem tem funcionários trabalhando em modelos híbridos ou remotos. 

Como implementar um sistema de controle de ponto na empresa em 6 passos

Implementar um sistema de controle de ponto eficiente é crucial para assegurar a conformidade com as leis trabalhistas, melhorar a gestão de pessoal e otimizar a produtividade. 

Abaixo separamos seis passos detalhados para uma implementação de sucesso de um sistema de controle de ponto na sua empresa:

1. Avalie as necessidades

Antes de escolher um sistema de controle de ponto, é essencial avaliar as necessidades específicas da sua empresa. Considere fatores como:

1. Tamanho da empresa: quantos funcionários precisam registrar o ponto?
2. Tipo de jornada de trabalho: existem turnos variados, jornadas flexíveis ou trabalho remoto?
3. Orçamento disponível: qual é o orçamento destinado para a implementação do sistema?

2. Pesquise sistemas de controle de ponto

Existem diferentes tipos de sistemas de controle de ponto disponíveis, cada um com suas características e funcionalidades. As principais opções incluem:

• Controle de ponto manual: utiliza folhas de ponto em papel. É simples e barato, entretanto, mais suscetível a erros e fraudes.
  
  
• Controle de ponto mecânico: relógios de ponto que registram as entradas e saídas em cartões perfurados. É mais preciso que o manual, mas ainda limitado em termos de funcionalidades.
  
  
• Controle de ponto eletrônico: utiliza dispositivos biométricos, cartões magnéticos ou sistemas de login digital, este método garante maior precisão e segurança no registro das horas trabalhadas.
  
  
• Controle de ponto online: plataformas baseadas em nuvem, esse sistema permite o registro remoto das marcações de ponto e oferece relatórios detalhados sobre a frequência e a jornada de trabalho dos colaboradores.

A Flash oferece uma solução completa de controle de ponto que ajuda sua empresa a gerenciar a jornada de trabalho de maneira eficiente e conforme a legislação. 

Nossa solução armazena todos os dados na nuvem em tempo real, proporcionando tanto aos funcionários quanto ao departamento de RH acesso imediato a relatórios detalhados que automatizam o cálculo das horas trabalhadas. 

Ainda é possível extrair relatórios personalizados. A partir de análises desses dados, é possível entender, por exemplo, a produtividade individual e por área, além de mapear eventuais falhas de gestão. Simplifique sua rotina de trabalho com a Flash.

3. Configure o sistema de acordo com as necessidades da sua empresa

Uma vez escolhido o sistema, a próxima etapa é sua configuração. Se estiver utilizando sistemas eletrônicos ou biométricos, instale os dispositivos nos locais adequados.

Depois, parta para a configuração da solução escolhida. Para sistemas online, configure o software de acordo com as políticas da empresa, incluindo horários de trabalho, intervalos e regras para horas extras.

4. Realize treinamento com funcionários e a liderança

O treinamento adequado é essencial para garantir que todos os funcionários saibam como usar o novo sistema de controle de ponto. O treinamento deve incluir:

• Demonstrações práticas: mostre aos funcionários como registrar suas entradas, saídas e pausas corretamente.
  
  
• Sessões de perguntas e respostas: permita que os funcionários façam perguntas e esclareçam suas dúvidas sobre o uso do sistema.
  
  
• Documentação: forneça manuais e guias de usuário para referência futura.

5. Faça o monitoramento e ajustes

Após a implementação, monitore o uso do sistema para identificar e resolver quaisquer problemas que possam surgir. Verifique os registros de ponto regularmente para garantir precisão e identificar padrões de inconsistências.

6. Estruture políticas claras e comunicação ativa

Estabeleça políticas claras sobre o uso do controle de ponto e comunique-as a todos os colaboradores. Deixe claro quais são as regras de registro — quando e como os funcionários devem registrar seus pontos.

Deixe claro quais são as consequências de não conformidade, como o que acontece se um funcionário não registrar o ponto corretamente ou tolerâncias na marcação de ponto. 

Além disso, estruture e comunique os procedimentos para orientar referente ao fechamento de ponto e correções, como registros errados, atestados e horas extras. 

Implementar um sistema de controle de ponto robusto não só garante a conformidade legal, mas também melhora a eficiência operacional e a satisfação dos colaboradores. Explore as soluções da Flash para uma gestão de jornada mais eficaz e simplificada.

Perguntas frequentes sobre controle de ponto

O que diz a CLT sobre o controle de ponto?

A CLT exige que empresas com mais de 20 empregados mantenham um sistema de controle de jornada. A lei permite o uso de métodos manuais, mecânicos e eletrônicos para esse controle.

É obrigatório o controle de ponto?

Sim, para empresas com mais de 20 empregados, o controle de ponto é obrigatório. A ausência de um sistema de controle pode resultar em penalidades legais.

Sou obrigado a bater o ponto na hora do almoço?

Sim, de acordo com o artigo 74 da CLT, o registro do ponto na pausa para o almoço é importante para garantir a conformidade com a jornada de trabalho e para o cálculo correto das horas trabalhadas.

De quem é a obrigação do controle de ponto?

A responsabilidade é da empresa, que não só precisa escolher o sistema de registro de ponto, como deve fornecer meios para que os funcionários possam fazer a marcação de maneira que os dados se mantenham seguros e confiáveis. 

Também fica a cargo da companhia se certificar de que seus colaboradores estão a par do funcionamento do sistema escolhido para marcação de ponto.

Pode trabalhar sem bater o ponto?

Em muitos casos, os funcionários podem trabalhar sem registrar o ponto, especialmente em ambientes flexíveis ou remotos. No entanto, é crucial garantir um registro preciso do horário de trabalho para cumprir as regulamentações e gerenciar eficazmente o tempo. 

Portanto, sistemas alternativos, como aplicativos móveis, são usados para permitir que os funcionários registrem suas horas com precisão, mesmo fora do local de trabalho.

Quais funcionários têm dispensa do controle de ponto?

Algumas categorias de funcionários, como cargos de confiança (alta liderança, como gerentes e diretores), além de trabalhadores externos, podem ser dispensados da obrigatoriedade de controle de ponto, conforme definido pela CLT.

No caso do teletrabalho, ou trabalho à distância, há mudanças recentes na lei com relação ao controle de ponto. Em 2022, a Lei 14.442 alterou o art. 62 da CLT, que tratava sobre a dispensa de controle de jornada aos empregados em regime de teletrabalho ou home office.

Agora, apenas colaboradores em regime de teletrabalho que prestam serviço por produção ou tarefa ficam dispensados do controle de jornada.

Conheça a solução da Flash para transformar o controle de ponto da sua empresa

O controle de ponto é uma ferramenta vital para a gestão de pessoal, garantindo conformidade legal, melhorando a produtividade e promovendo a transparência. 

Adotar práticas eficazes de controle de ponto é essencial para qualquer empresa que deseja otimizar suas operações e garantir o bem-estar de seus colaboradores. 

A Flash oferece a solução completa de controle de ponto. De forma intuitiva e simples, a nossa ferramenta atua em toda a jornada do trabalhador, desde a marcação de ponto até o controle de horas extras, passando por:

• Espelho de ponto: o software oferece aos colaboradores a autonomia de realizar marcações manuais, enquanto fornece aos gestores uma visão em tempo real para gerenciar os registros de ponto da equipe de forma eficiente.
  
  
• Marcação de férias: facilidade e controle personalizado na gestão de solicitações de férias para o rh e o colaborador.
  
  
• Registro de ponto por exceção: mais flexibilidade e autonomia para estabelecer regras e autorizar o registro de pontos em circunstâncias excepcionais.
  
  
• Banco de horas e compensação: gerencie o saldo de horas trabalhadas e as compensações de forma eficiente e transparente.
  
  
• Solicitações de ausências e afastamentos: de forma organizada e eficiente gerencie as solicitações de ausências e afastamentos da equipe

E os números evidenciam os ganhos: com a plataforma, você pode otimizar até 75% do tempo do RH na gestão de ponto e reduzir em até 25% as horas extras dos colaboradores. 

Descubra como podemos te ajudar a transformar o trabalho do seu departamento pessoal e RH com as nossas soluções. Conheça a Flash!

FAQ do Controle de ponto da Flash

1 - Como é feita uma marcação offline do ponto?

O colaborador consegue realizar a marcação de ponto offline pelo aplicativo. A marcação realizada fica armazenada no dispositivo e é sincronizada com o sistema no momento que a conexão é restabelecida. 

As travas de marcação serão verificadas no momento em que o aplicativo ficar online novamente, validando se as marcações realizadas no modo offline estão de acordo com as configurações da empresa.

2 - O colaborador consegue marcar o ponto estando offline com o wifi e GPS?

Sim, as travas de marcação serão verificadas no momento em que a conexão for restabelecida, validando se as marcações.

3 - O gestor recebe uma notificação quando o colaborador bate o ponto fora da área permitida?

Sim, se a área de marcação de ponto estiver configurada, as marcações serão bloqueadas, impedindo o colaborador de registrar o ponto fora do perímetro estabelecido.

4 - É possível que alguns funcionários tenham ponto por exceção? Ou seja, alguns batam e outros não?

Sim, é possível. Um dos diferenciais da plataforma de gestão de jornada da Flash é a possibilidade de ponto por exceção. 

5 - Quais são as ferramentas disponíveis no controle de ponto da Flash?

Oferecemos diversas ferramentas para otimizar o controle de ponto, incluindo registro de ponto via web, app e tablet, configuração de regras de apuração personalizadas, gestão de banco de horas, escalas e férias, assinatura eletrônica de documentos, além de relatórios personalizados. 

Com essas funcionalidades, sua empresa pode garantir conformidade com as leis trabalhistas e reduzir o trabalho manual.