Gestão de facilities: o que é e como gerenciar cumprindo o compliance

A gestão de facilities se trata do gerenciamento de serviços e infraestrutura de uma instituição. Também conhecida como facilities management ou gestão de instalações, essa área é responsável por coordenar e supervisionar as atividades em prol de melhorias externas e internas para a empresa.

O objetivo inicial é gerenciar o espaço físico garantindo que esteja sempre limpo e seguro, aprofundando técnicas e habilidades para proporcionar um ambiente de trabalho mais confortável, tecnológico, organizado e o primordial, eficiente, desenvolvendo projetos e serviços que facilitem e contribuam para as demais áreas da empresa.

O setor de facilities costuma atuar de duas maneiras, internamente ou através de empresas terceirizadas. Quando há o setor na empresa, os profissionais são responsáveis por gerir as manutenções, e quando terceirizado, a empresa contratada executa essa gestão.

A área de facilities vem crescendo significativamente nos últimos anos, e as atividades básicas de limpeza e segurança, que antes eram feitas sem nenhuma estratégia e gestão, tem tomado formas e caminhos diferentes, contemplando a experiência completa de desenvolvimento da empresa.

É muito importante para qualquer instituição exercer as suas atividades em um ambiente agradável e seguro. A estrutura adequada proporciona aos colaboradores, clientes ou pacientes a integração das funcionalidades e o cartão de visita da empresa.

Também é essencial evitar problemas maiores como custos exorbitantes de manutenção, baixa qualidade dos serviços, gestão de demandas, contratos despadronizados, furos no planejamento e orçamento da empresa e a perda do compliance, que mantém a reputação e a credibilidade da empresa.

Continue a leitura e conheça mais sobre a área, os profissionais, as contratações, as habilidades e como realizar umagestão de facilities eficiente.

Quais serviços são gerenciados pela área de facilities?

Em geral, todos os serviços de facilities tem o propósito de colaborar para um dia a dia mais eficiente, independente do tamanho ou segmento da empresa. A gestão destes serviços contribui para que os recursos financeiros sejam melhor aproveitados e a infraestrutura da empresa atenda as necessidades de operação, fortalecendo o compliance.

Essas atividades podem ser divididas entre hard services (serviços estruturais e legais) e soft services (serviços de demanda e conservação).

Hard services

• Manutenção elétrica e hidráulica;
• Manutenções preventivas;
• Segurança contra incêndios;
• Mão de obra;
• Aquecimento;
• Iluminação;
• Encanamento;
• Ar-condicionado.

Soft services

• Dedetização;
• Alimentação;
• Segurança;
• Portaria;
• Zeladoria;
• Limpeza;
• Paisagismo;
• Recepção;
• Recrutamento e seleção;
• Treinamentos e tecnologias;
• Produção de eventos.

Como fazer a gestão operacional de facilities?

O gestor deve estar atento a todos os funcionamentos da empresa, sejam estruturais ou referentes ao bem estar do ambiente e dos colaboradores. A gestão que antes era responsável apenas pela manutenção predial, hoje engloba outros cuidados e a valorização das condições econômicas e organizacionais.

A gestão operacional tem o papel de conectar alguns serviços da empresa, por exemplo, implementar um sistema de combate a incêndios (hard services) e oferecer um treinamento para os funcionários (soft services). Executar com maestria envolve a preocupação com a visão que os clientes e colaboradores terão da empresa.

Mesmo que não esteja relacionado ao core business do negócio, o gerenciamento de facilities está diretamente ligado à cultura da empresa, levando em consideração até o engajamento dos funcionários e oportunidades de melhorias para a empresa.

O que faz um gestor de facilities?

Esse profissional é responsável por criar e acompanhar todos os processos da gestão de facilities, oferecendo suporte à equipe e aos prestadores de serviços. Para um bom funcionamento da infraestrutura da empresa, confira as principais atividades de um gestor de facilities.

Mapeamento

As atividades se iniciam com a identificação de riscos e ruídos na empresa, analisando a gravidade e ocorrência dos problemas para elencar as estratégias de solução. Neste momento é implementado o planejamento de ações, priorizando não apenas o que precisa ser feito mas também otimizando como será feito e os custos envolvidos. Essas ações são importantes não apenas para grandes problemas, mas para correções, como treinamentos de equipe e prevenção, como a manutenção de equipamentos.

Contratações

Seja na contratação de uma empresa especializada em determinado serviço ou diretamente de funcionários necessários, essa etapa de seleção dos parceiros precisa estar alinhada às legislações exigidas de cada setor e ao compliance da empresa, para que, além de contratar bons profissionais e ter bons resultados de serviços, essa parceria precisa agregar no desenvolvimento da empresa. As contratações também exigem do gestor de facilities o controle de prazos, renovações, valores, reajustes, entre outras particularidades contratuais.

Acompanhamento

Acompanhar os processos é fundamental para garantir que os serviços contratados estão sendo realizados com qualidade e conformidade. Estabelecendo uma relação harmônica e de confiança entre o gestor, os colaboradores e os prestadores de serviços. Também é responsabilidade do gestor dar suporte às pessoas e serviços envolvidos, contribuindo para que as expectativas sejam cumpridas.

Sustentabilidade

Um bom gerenciamento proporciona consciência ambiental, seja na escolha de serviços, materiais ou processos. Dois exemplos simples para implementar hoje mesmo na sua gestão de facilities são a reciclagem e a redução de resíduos. Encontre parceiros e colaboradores engajados e revise a forma de consumo e descarte da sua empresa.

Softwares de gestão

Contar com um software especializado em gestão estratégica auxilia diretamente na organização das atividades, otimização de tempo e gerenciamento de grandes demandas.

Atualmente existem diversas plataformas e aplicativos de gestão para auxiliar nas rotinas corporativas, descubra a Flash Expense e gerencie com facilidade e agilidade as despesas da sua empresa. Aproveite para conhecer o nosso cartão corporativo e unifique pagamentos, adiantamentos e reembolsos com toda a funcionalidade e atendimento personalizado na plataforma e aplicativo Flash Expense.

Habilidades necessárias para ser um gestor de facilities

Existem diversos cursos de gestão de facilities, encontrados também como facilities management ou gestão de equipes. Entretanto, se você cursou ou pretende cursar Administração, Engenharia, Comunicação, Tecnologia da Informação, Arquitetura, entre outros cursos envolvendo a área de Negócios, já está no caminho certo para executar as funções multidisciplinares de um gestor de facilities.

O mais importante é que esse profissional tenha habilidades para lidar com desafios de diferentes áreas, entenda sobre custos e despesas e garanta um fluxo de trabalho eficiente. Outras habilidades vantajosas para bons resultados são:

• Capacidade analítica;
• Resiliência;
• Proatividade;
• Motivação;
• Empatia;
• Comunicação;
• Liderança;
• Gestão de conflitos;
• Planejamento.

Vale destacar especialmente a imersão e aprimoramento da cultura da empresa. Desenvolvendo essas habilidades o gestor de facilities estará preparado para evoluir junto a empresa.

Lembrando que as funções de gerenciamento não estão atreladas às atividades operacionais, executadas pelos prestadores de serviços. O gestor é responsável por direcionar, priorizar e tomar decisões estratégicas a respeito dos funcionamentos.

Como as áreas de facilities, compliance e gestão de despesas se relacionam?

Basicamente, a área de facilities garante o cumprimento do compliance estabelecido pela empresa, garantindo as boas práticas para uma gestão de despesas segura e eficiente.

Cada empresa desenvolve e aplica a sua própria política de compliance, esse conjunto de normas tem influência direta dos indicadores de qualidade, os famosos KPIs, importantes para metrificar o desempenho das ações da área de facilities.

O que une essas três áreas é o comprometimento com os valores da empresa, onde o principal objetivo é favorecer a todos um ambiente de trabalho ético, íntegro e transparente.

Nesse processo, é importante reforçar a conexão das atividades com os princípios da empresa, instruindo os colaboradores através do manual do colaborador, a elaboração de código de conduta, a padronização dos contratos e prestação de contas aberta, por exemplo. A união desses gestores é fundamental para guiar como atingir os objetivos do core business e também comportamentais da empresa.