Guia completo da gestão de facilities: como gerenciar cumprindo o compliance

Você já parou para pensar no impacto que o ambiente de trabalho tem na produtividade e no bem-estar da sua equipe? A gestão de facilities pode ser a chave para transformar esse espaço em um lugar mais eficiente e acolhedor.

Mas afinal, o que significa facilities? Na prática, envolve o gerenciamento de serviços e da infraestrutura de uma empresa, garantindo o funcionamento e o conforto de todos.

Se você quer entender melhor como tudo isso pode fazer a diferença na sua empresa, siga conosco. Vamos discutir as funções dos profissionais de facilities, as melhores práticas e como implementar uma gestão que realmente agregue valor ao seu negócio.

Boa leitura!

O que é gestão de facilities?

Também conhecida como facilities management ou gestão de instalações, a gestão de facilities é responsável por coordenar e supervisionar as atividades em prol de melhorias internas e externas para a empresa.

Seu objetivo inicial é gerenciar o espaço físico, garantindo que ele esteja sempre limpo e seguro, aprofundando técnicas e habilidades para proporcionar um ambiente de trabalho mais confortável, moderno, organizado e, o primordial, eficiente.

Nos últimos anos, a área de facilities vem crescendo significativamente. Tanto que as atividades básicas como serviço de limpeza e segurança, que antes eram feitas sem nenhuma estratégia e gestão, têm tomado formas e caminhos diferentes, contemplando a experiência completa de desenvolvimento de uma corporação.

A importância da gestão de facilities para empresas

A gestão de facilities desempenha um papel fundamental na operação de empresas modernas, impactando diretamente a eficiência e a experiência dos colaboradores.

Explore, a seguir, como ela se traduz em benefícios significativos para as organizações.

Eficiência operacional

Fazer uma gestão de facilities bem estruturada garante que todos os serviços funcionem de maneira integrada e eficaz. Isso significa que a manutenção de equipamentos, a limpeza e a segurança são realizadas de forma coordenada, permitindo que a empresa opere sem interrupções.

Leia também: Descubra 7 exemplos de custos variáveis e como gerenciar na empresa

Além disso, quando os espaços estão organizados e bem cuidados, a produtividade dos colaboradores aumenta, pois eles podem se concentrar em suas atividades sem se distrair com problemas logísticos ou de infraestrutura.

Redução de custos

Investir em facilities pode parecer um gasto inicial, mas a longo prazo, resulta em significativa redução de custos na sua empresa.

Ao otimizar processos e melhorar a eficiência operacional, as empresas passam a fazer uma boa gestão de despesas, diminuindo custos com manutenção, energia e serviços terceirizados.

Além disso, evita problemas que podem gerar gastos inesperados, como reparos emergenciais e multas por descumprimento de normas de segurança.

Sustentabilidade

A gestão de facilities também desempenha um papel importante na implementação de práticas sustentáveis dentro da empresa.

Ao adotar soluções que priorizam a eficiência energética, por exemplo, a redução de desperdícios e a escolha de materiais ecológicos, as organizações não apenas contribuem para a preservação do meio ambiente, como também melhoram sua imagem perante clientes e colaboradores.

Uma abordagem sustentável pode atrair consumidores conscientes e promover uma cultura organizacional que valoriza a responsabilidade social, o que é cada vez mais valorizado no mercado.

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Principais áreas de atuação na gestão de facilities

A gestão de facilities abrange diversas áreas essenciais para o funcionamento eficiente de uma empresa. A seguir, destacamos os principais setores de atuação que garantem a integração e o bom desempenho das operações.

Limpeza e manutenção

A área de limpeza e manutenção é fundamental para garantir um ambiente de trabalho saudável e agradável. Isso inclui a realização de serviços regulares de limpeza, como a higienização de espaços comuns, escritórios e banheiros, além da manutenção preventiva e corretiva de instalações e equipamentos.

Uma boa gestão nessa área não apenas assegura a higiene, mas também prolonga a vida útil dos ativos da empresa, evitando custos com reparos emergenciais.

Segurança e controle de acessos

A segurança e o controle de acessos são essenciais para proteger o patrimônio da instituição e garantir a segurança dos colaboradores. Isso envolve a implementação de sistemas de vigilância, controle de entradas e saídas, bem como a realização de treinamentos de segurança para os funcionários.

Uma abordagem eficaz nesta área não só previne incidentes, mas também cria um ambiente de trabalho mais seguro e tranquilo.

Serviços de utilidades (energia, água, internet)

Gerenciar serviços de utilidades como energia, água e internet é vital para o funcionamento adequado de qualquer organização. Isso inclui a supervisão do consumo, a otimização de custos e a garantia de que os serviços estejam sempre disponíveis.

A gestão eficiente dessas utilidades contribui para a sustentabilidade do negócio e pode resultar em economias significativas, além de minimizar o impacto ambiental.

Logística interna e gestão de espaços

A logística interna e o gerenciamento dos espaços são cruciais para maximizar a utilização do espaço físico da empresa. Isso envolve a organização de áreas de trabalho, salas de reunião e espaços comuns, bem como a coordenação de movimentação de materiais e produtos dentro da organização.

Uma gestão eficaz nessa área promove a fluidez das operações, melhora a comunicação entre equipes e otimiza a utilização dos recursos disponíveis.

Gestão de facilities e compliance: o que você precisa saber

A interseção entre gestão de facilities e compliance é fundamental para garantir que uma empresa não apenas funcione de maneira eficiente, mas também atue dentro das normas e regulamentações estabelecidas.

Entender essa relação pode evitar problemas legais e melhorar a reputação organizacional.

Normas e regulamentações

A gestão de facilities deve estar alinhada com diversas normas e regulamentações que variam conforme o setor de atuação da empresa. Isso inclui legislações relacionadas à segurança do trabalho, normas ambientais e regulamentos de saúde pública.

Cumprir essas normas não apenas protege a organização de penalidades e multas, como também garante um ambiente seguro e saudável para todos os colaboradores.

A atualização constante sobre mudanças nas regulamentações é essencial para evitar não conformidades que possam comprometer a operação.

Políticas de compliance

Para assegurar que a gestão de facilities esteja consoante as normas, as empresas devem estabelecer políticas de compliance claras para orientar e garantir que todos os funcionários compreendam suas obrigações legais e éticas.

Leia também: Como implementar um programa de compliance na empresa?

Treinamentos regulares e uma comunicação interna eficaz também são fundamentais para que a equipe esteja sempre alinhada com as diretrizes da corporação, minimizando riscos e promovendo uma cultura de integridade organizacional.

Auditorias e monitoramento

A realização de auditorias periódicas é uma prática essencial para verificar se as operações de facilities estão em conformidade com as políticas estabelecidas e com a legislação vigente. Isso porque podem identificar lacunas e oportunidades de melhoria, além de garantir que as medidas corretivas sejam implementadas de forma eficaz.

O monitoramento contínuo das práticas de facilities, aliado a relatórios de desempenho, permite que a empresa consiga fortalecer seu compliance, reduzindo riscos e assegurando a conformidade em todos os níveis.

4 principais benefícios de uma gestão de facilities integrada ao compliance

Integrar a gestão de facilities ao compliance traz uma série de benefícios que vão além do cumprimento de normas legais, impactando positivamente a operação e a cultura organizacional. Vamos explorar algumas dessas vantagens a seguir.

1. Maior segurança jurídica

Uma gestão de facilities que respeita as diretrizes de compliance proporciona uma maior segurança jurídica para a empresa.

Ao seguir as normas e regulamentos aplicáveis, a organização se resguarda contra possíveis litígios e penalidades. Isso minimiza riscos legais, criando um ambiente mais seguro para os colaboradores e evitando custos inesperados com multas e ações judiciais.

2. Melhoria da qualidade do ambiente de trabalho

A integração de compliance na gestão de facilities resulta em um ambiente de trabalho mais seguro e saudável.

Afinal, normas de segurança, higiene e ergonomia são seguidas rigorosamente, promovendo o bem-estar dos colaboradores.

3. Otimização de recursos e redução de desperdícios

Com um bom trabalho de facilities alinhada ao compliance, à gestão financeira das empresas também é beneficiada. Afinal, processos bem estruturados e regulamentados garantem que os materiais e serviços sejam utilizados de forma eficiente. Isso otimiza recursos e reduz desperdícios e gastos, consequentemente.

4. Fortalecimento da imagem corporativa

Um negócio que demonstra compromisso com a compliance e um trabalho de facilities responsável constrói uma imagem corporativa sólida e confiável. Dessa forma, atrai clientes, parceiros e talentos que valorizam a ética e a transparência.

Para manter uma imagem sólida e confiável, é essencial que o setor financeiro compreenda e cumpra todas as leis aplicáveis, garantindo uma gestão alinhada aos padrões éticos e legais. Baixe agora, gratuitamente, nosso guia completo sobre legislação para o departamento financeiro e assegure a conformidade da sua empresa.

Tecnologia na gestão de facilities: o papel dos softwares de gestão

A tecnologia tem transformado a forma como as empresas gerenciam o facilities, oferecendo soluções que aumentam a eficiência e a transparência do trabalho realizado. 

Na prática, um sistema de gestão de facilities permite o acompanhamento em tempo real de tarefas como manutenção, limpeza, segurança e gerenciamento de espaços, otimizando processos e reduzindo a necessidade de intervenção manual. 

Além disso, o recurso possui funcionalidades que vão desde o agendamento de serviços até o monitoramento de consumo de utilidades, facilitando a gestão estratégica.

Vantagens de sistemas de automação

A automação traz uma série de vantagens para o gerenciamento de facilities. Isso porque sistemas automatizados permitem a execução de tarefas repetitivas sem a necessidade de supervisão constante, liberando a equipe para focar em atividades mais estratégicas. 

Além disso, ajudam a reduzir erros humanos, melhorar a consistência dos serviços prestados e possibilitar a programação de manutenções preventivas, evitando problemas futuros e garantindo que os equipamentos estejam sempre em bom funcionamento.

Integração de dados

A integração de dados é um dos maiores benefícios que os softwares de gestão de facilities podem oferecer.

Com a centralização das informações, os gestores têm acesso a informações atualizadas sobre todas as áreas da operação, permitindo uma análise mais precisa e a tomada de decisões embasadas.

Tudo isso facilita a comunicação entre diferentes setores da empresa, garantindo que todos estejam alinhados e trabalhando em prol dos mesmos objetivos. 

Além disso, com dados centralizados, é mais fácil gerar relatórios e acompanhar indicadores de desempenho, contribuindo para a melhoria contínua das operações.

Como implantar uma gestão de facilities eficaz

Implantar uma gestão de facilities eficaz é um processo que demanda planejamento e execução cuidadosa. A seguir, apresentamos os passos essenciais para garantir que sua abordagem em facilities seja bem-sucedida e traga resultados positivos para a organização.

1. Análise das necessidades da empresa

O primeiro passo para uma gestão de facilities eficaz é realizar uma análise detalhada das necessidades do negócio. Isso envolve identificar quais serviços são essenciais, quais áreas precisam de melhorias e como as operações atuais estão sendo geridas.

Conversar com as equipes e coletar feedbacks pode ajudar a entender melhor as demandas e expectativas. Afinal, uma compreensão clara das necessidades permitirá que você desenvolva um plano alinhado com os objetivos da organização.

2. Definição de metas e indicadores de desempenho

Após identificar as necessidades, é fundamental definir metas claras e indicadores de desempenho (KPIs) que guiarão a gestão de facilities. Essas metas devem ser específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais (SMART).

Alguns exemplos de KPIs são: redução de custos de manutenção, melhoria da satisfação dos colaboradores e eficiência na utilização de recursos.

3. Treinamento de equipes

Um elemento fundamental para o sucesso da gestão de facilities é o treinamento das equipes envolvidas. Isso porque os colaboradores devem estar preparados para lidar com as ferramentas e processos que serão implementados.

Além disso, é importante promover uma cultura de conscientização sobre a importância da gestão de facilities e como ela impacta o ambiente de trabalho.

4. Monitoramento contínuo

O monitoramento contínuo é essencial para garantir que a gestão de facilities permaneça eficaz. Isso envolve revisar regularmente os indicadores de desempenho, realizar auditorias e coletar feedback das equipes.

Dessa forma, é possível identificar rapidamente áreas que precisam de ajustes e avaliar se as metas estão sendo alcançadas. Além disso, a adoção de tecnologias, como softwares de gestão, pode facilitar esse processo, oferecendo dados em tempo real e relatórios que ajudam na tomada de decisões.

Como as áreas de facilities e compliance se relacionam com a gestão de despesas?

Basicamente, a área de facilities garante o cumprimento do compliance estabelecido pela empresa, e dessa forma, pavimenta o caminho para uma gestão de despesas segura e eficiente.

O que une essas três áreas é o comprometimento com os valores da empresa, onde o principal objetivo é favorecer a todos um ambiente de trabalho ético, íntegro e transparente.

Nesse processo, é importante reforçar a conexão das atividades com os princípios da empresa, instruindo os colaboradores através do manual do colaborador, a elaboração de código de conduta, a padronização dos contratos e prestação de contas aberta, por exemplo.

A união desses gestores é fundamental para guiar como atingir os objetivos do core business e também comportamentais da empresa.

Nesse sentido, contar com soluções tecnológicas que têm a capacidade de otimizar os processos e garantir que as normas sejam seguidas pode fazer a diferença.

É o caso da solução de gestão de despesas da Flash, que não apenas facilita o cumprimento das obrigações legais e financeiras, como também fortalece uma cultura de compliance dentro da organização.  

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