Controle de presença: como o RH deve monitorar os colaboradores

Controle de presença é um dos maiores desafios enfrentados por líderes e profissionais de RH – especialmente em um cenário com equipes remotas, híbridas ou externas. Se você já se pegou conferindo planilhas bagunçadas e corrigindo registros esquecidos, saiba que não está sozinho.

Mais do que marcar entrada e saída, o controle de presença envolve organização, clareza nas regras e sistemas que realmente funcionem na rotina da empresa. Afinal, quando essa parte falha, o impacto vai além do retrabalho: afeta o clima organizacional e até a segurança jurídica do negócio.

Neste artigo, você vai entender o que é controle de presença, quais são os tipos mais usados hoje, as diferenças em relação ao controle de ponto e como usar a tecnologia para transformar esse processo em um aliado da sua gestão. Tudo de forma prática e direta para te ajudar a escolher a solução ideal para sua realidade.

Boa leitura!

O que é controle de presença?

O controle de presença é o processo de registrar e acompanhar a frequência dos funcionários em suas atividades dentro da jornada de trabalho. Ele envolve o monitoramento das entradas, saídas, horas trabalhadas, horas extras e ausências, sendo essencial para uma gestão eficiente de funcionários em qualquer ambiente de trabalho.

Esse tipo de controle pode ser feito de diversas formas, desde a tradicional planilha de controle de presença, passando por sistemas digitais, até o uso de aplicativo para controle de presenças, que permite o acompanhamento em tempo real. 

A escolha depende do porte da indústria, da estrutura de recursos humanos e do nível de automação desejado.

O controle de presença contribui diretamente para o planejamento de folha de pagamento, evita problemas trabalhistas, garante o cumprimento do contrato de trabalho e fornece dados valiosos para analisar a produtividade dos colaboradores. Além disso, ele também pode ser aplicado em outros contextos, como o controle de participantes em projetos.

Diferença entre controle de ponto e controle de presença

Embora muitas vezes usados como sinônimos, controle de ponto e controle de presença têm finalidades e características distintas dentro da gestão de pessoas. Entender essas diferenças é essencial para escolher a solução mais adequada às necessidades da equipe.

O controle de presença é um termo mais amplo, que se refere ao registro da frequência dos trabalhadores em um determinado local ou atividade, independentemente do tipo de registro ou da exigência legal.

Já o controle de ponto, regulamentado pela Portaria 671/2021, tem caráter formal e visa garantir o cumprimento da jornada de trabalho prevista no contrato de trabalho, sendo obrigatório para empresas com mais de 20 funcionários.

Veja na tabela, abaixo, um resumo das principais diferenças:

Vale destacar também que ambos podem ser complementares. Por exemplo, uma empresa pode usar um app controle de presença simples para colaboradores externos, enquanto utiliza um sistema de controle de ponto para funcionários internos. 

Em ambientes híbridos ou com múltiplos formatos de trabalho, combinar essas práticas traz ainda mais eficiência para o RH.

Por conta disso, elaboramos um guia exclusivo com tudo o que você precisa saber sobre controle de ponto. Baixe gratuitamente e entenda como aproveitar os benefícios e lidar com os desafios.

Por que o controle de presença é importante?

Implantar um bom controle de presença de funcionários vai além do simples registro de entradas e saídas. Essa prática garante segurança jurídica, melhora a produtividade dos funcionários e reduz falhas nos registros.

A seguir, entenda como esse recurso impacta positivamente diferentes áreas da empresa.

Cumprimento da legislação e Portaria 671

O controle de presença é um aliado importante para que as organizações sigam corretamente as leis trabalhistas, especialmente quando utilizado em conjunto com um sistema de controle formal e validado.

A Portaria 671, por exemplo, regulamenta o controle de ponto digital e define regras para o registro da jornada de trabalho, inclusive nos modelos remoto e híbrido. Empresas que ignoram essas exigências correm riscos legais, como processos por não pagamento de horas extras ou problemas na contratação.

Adotar um modelo estruturado de controle de presenças e ponto ajuda o RH a manter os registros organizados, garantindo conformidade com o contrato e evitando uma contribuição indevida ao longo da folha de pagamento.

Gestão da produtividade

A gestão de presença contribui para o mapeamento de padrões comportamentais, permitindo ao gestor ter mais insights sobre a frequência, pontualidade e até mesmo a assiduidade dos funcionários.

Com base nesses dados, é possível entender como está o fluxo de trabalho, quais trabalhadores estão sobrecarregados, onde existem gargalos operacionais e como redistribuir as tarefas entre a equipe. Além disso, o acompanhamento da atividade dos funcionários ajuda a melhorar as demandas, escalas e até do período de férias.

Ter um relatório de presença atualizado facilita a tomada de decisões em tempo hábil e aumenta a transparência nas relações profissionais.

Além disso, funcionários que percebem uma gestão justa e transparente de suas horas tendem a se sentir mais valorizados. Isso contribui para o aumento do engajamento e da motivação, pois cria uma relação de confiança entre colaboradores e empresa. 

A sensação de reconhecimento e organização pode impactar diretamente nos resultados individuais e no clima organizacional como um todo.

Evita erros na folha de pagamento e horas extras

Erros no controle de horário costumam gerar retrabalho, folhas incorretas, desgaste com funcionários e prejuízo financeiro. Um sistema eficiente de controle de presença online, quando bem integrado ao setor de recursos humanos, evita problemas como o não pagamento de banco de horas, cálculo errado de horas extras ou descontos indevidos.

Empresas que ainda utilizam planilhas manuais ou modelos de controle de ponto ultrapassados estão mais sujeitas a falhas humanas, esquecimentos de check in ou marcações incorretas. 

Já o uso de um app ou software moderno permite o rastreamento preciso do tempo de trabalho e facilita a geração de espelho de ponto para conferência.

Essa precisão é essencial para garantir que o pagamento de cada trabalhador reflita exatamente as informações registradas ao longo do mês.

Como a empresa pode realizar o controle de presença dos funcionários?

O controle de presença de funcionários pode ser realizado de várias formas – de anotações simples em papel até o uso de aplicativo para controle de presença com acesso remoto e relatórios automatizados.

Cada empresa está em um estágio diferente, mas o objetivo é o mesmo: acompanhar a jornada de trabalho com precisão e eficiência.

Abaixo, organizamos um guia com os principais métodos e suas vantagens e limitações. Você pode usá-lo como base para revisar ou escolher a melhor estratégia para sua empresa.

Métodos manuais (planilhas, cadernos)

Para quem está começando, o primeiro passo costuma ser o controle de presença de funcionários Excel, via planilhas ou cadernos físicos. Apesar de simples, esse modelo exige bastante atenção e pode gerar problemas com a confiabilidade dos dados.

Exemplos comuns

• Planilha de presença mensal com nome, dias úteis e campo para marcação manual;
• Caderno de ponto assinado pelos trabalhadores na entrada e na saída.

Vantagens

• Custo praticamente zero;
• Fácil de implementar em equipes pequenas ou turmas de alunos.

Desvantagens

• Suscetível a erros e fraudes;
• Gera retrabalho na hora de calcular horas trabalhadas e horas extras;
• Não integra com a folha de pagamento nem com outros sistemas.

Se você usa planilha de controle de presença, crie validações simples de horário para alertar sobre marcações fora do padrão (ex: entrada antes das 6h ou depois das 10h).

Sistema de controle eletrônicos e digitais

A evolução do papel e da planilha é o sistema de controle de ponto digital, que inclui dispositivos fixos, como o relógio de ponto com cartão, biometria ou reconhecimento facial. Trata-se de uma alternativa mais confiável para empresas com colaboradores presenciais.

Tipos de sistemas físicos

• Relógio de ponto com leitor de digital (biometria);
• Cartão magnético com registro automático de entrada e saída;
• Leitores com QR Code ou proximidade.

Vantagens

• Maior segurança e integridade das informações;
• Reduz o esquecimento ou fraudes no registro de ponto;
• Atende à Portaria 671 se seguir os parâmetros legais.

Desvantagens

• O controle de ponto para pequenas empresas pode ser mais custoso;
• Exige manutenção do sistema e instalação de dispositivos físicos (ponto físico);
• Não atende bem modelos de trabalho híbrido ou remoto.

Escolha um sistema homologado com geração automática de espelho de ponto e exportação para sistemas de folha de pagamento.

Aplicativos e softwares integrados

Para negócios que buscam escalabilidade e agilidade, os apps de controle de presença são a solução mais flexível. Um aplicativo ou sistema oferece controle de presença online, registro por celular, geolocalização e geração de relatórios automatizados – tudo com poucos cliques.

Exemplos de funcionalidades

• Check in e check out via celular com localização;
• Registro de pausas e horário de almoço;
• Integração com projetos, tarefas e até indicadores de produtividade.

Vantagens

• Funciona bem para trabalho remoto, externo ou por times;
• Acesso a relatórios e o registro de ponto por exceção (ou seja, o que foge do padrão);
• Fácil controle de banco de horas e exportação para a folha de pagamento.

Desvantagens

• Requer boa conexão com internet e telefone compatível;
• Pode enfrentar resistência inicial dos funcionários por mudança de rotina.

Opte por um aplicativo que envie alertas por e-mail ou push no celular para lembrar o trabalhador de bater ponto. Isso evita o esquecimento de ponto e reduz o número de ajustes manuais.

Outro ponto relevante na escolha de uma ferramenta digital é a possibilidade de personalização conforme as políticas internas da empresa. 

Sistemas que permitem configurar jornadas diferentes, alertas personalizados ou níveis de acesso por perfil de colaborador tornam a gestão mais eficaz. 

Além disso, contar com um suporte técnico eficiente garante que dúvidas e problemas sejam resolvidos rapidamente, evitando falhas nos registros e mantendo a operação contínua.

Seja qual for a opção adotada, o importante é que o controle seja constante, confiável e adaptado ao seu tipo de negócio. Bons sistemas de controle ajudam o RH a manter a participação e o engajamento das equipes, evitando surpresas nos cálculos e respeitando as regras do contrato de trabalho.

Tecnologia como aliada no controle de presença

A tecnologia tem transformado profundamente a forma como o controle de presença é realizado. Se antes era preciso depender de registros manuais ou relógios de ponto físicos, hoje é possível fazer o controle de jornada de trabalho de forma integrada, inteligente e remota — com segurança e praticidade.

Mais do que apenas marcar entrada e saída, as ferramentas tecnológicas oferecem recursos valiosos de análise, integração e automação, que ajudam tanto o RH quanto a liderança a tomar decisões mais acertadas e economizar tempo com tarefas operacionais.

Veja a seguir, como a tecnologia entra em cena em diferentes frentes.

Análise de dados e tomada de decisão

Com o uso de sistemas de controle de ponto digitais, cada marcação gera dados valiosos: de frequência e pontualidade a métricas como absenteísmo e horas extras.

Quando esses dados são centralizados, eles se transformam em insights que facilitam o planejamento de escalas, o acompanhamento da carga horária e o cumprimento da legislação.

Na prática, isso permite:

• Identificar padrões de ausência ou atrasos por departamento.
• Detectar riscos de burnout por excesso de jornada.
• Comparar horário de trabalho real vs. contratado.

Use os relatórios para alinhar expectativas com o time e construir políticas de gestão de pessoas mais transparentes.

Integração com folha de pagamento e horas trabalhadas

Um dos maiores benefícios da tecnologia é a integração automática entre o controle de presença e a folha de pagamento. Assim, o RH não precisa mais revisar ponto por ponto ou somar horas trabalhadas manualmente. Tudo é enviado direto ao sistema, com menos chance de erro.

Outros sistemas que podem ser integrados:

• Gestão de benefícios.
• Monitoramento de produtividade.
• ERP ou sistema de controle empresarial.

Além disso, esse tipo de integração facilita o atendimento a obrigações legais, como a geração de relatórios exigidos pela Portaria 671/2021.

Ao escolher uma ferramenta, verifique se ela exporta os dados de jornada em formatos compatíveis com o seu sistema atual.

Baixe também nosso modelo de folha de ponto gratuito e facilite ainda mais seu trabalho no dia a dia.

Facilidade de uso e adesão dos funcionários

De nada adianta uma solução robusta se ela não for intuitiva para quem está na ponta. Por isso, os melhores sistemas contam com aplicativo para controle de presença simples, direto e funcional – seja no desktop ou no celular.

Recursos que favorecem a adesão:

• Marcação de ponto com um clique;
• Alertas para lembrar de registrar o ponto.
• Visualização da escala de trabalho e banco de horas.
• Registro remoto com geolocalização (ideal para equipe externa).

Essa facilidade aumenta a adesão, reduz o número de ajustes manuais e ajuda o trabalhador a ter mais clareza sobre sua rotina de trabalho.

Dica de leitura: Tire todas as suas dúvidas sobre a tolerância na marcação de ponto.

Segurança da informação

A segurança dos dados também é um ponto essencial. Sistemas modernos garantem que os registros fiquem protegidos por criptografia, com backups automáticos e acesso controlado por diferentes níveis de permissão.

Isso não só evita fraudes e perdas de informações, como também assegura que a empresa esteja em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Escolha, portanto, uma solução que permita auditar cada movimentação e armazenar os dados em nuvem com alto nível de segurança.

Flash a favor da gestão e da experiência dos times

O controle de presença dos funcionários evoluiu de uma obrigação legal para um aliado estratégico da gestão de pessoas. Com a Flash, esse processo é simplificado, seguro e totalmente digital — contribuindo para a produtividade, a conformidade e uma melhor experiência para os times.

A solução de Controle de Jornada da Flash permite registrar o ponto de forma online, via aplicativo, com geolocalização e reconhecimento facial, oferecendo visibilidade em tempo real para líderes e RH. Além disso, automatiza cálculos de horas extras, banco de horas e escalas de trabalho, facilitando o fechamento da folha e evitando erros manuais.

Tudo isso com integração fácil com os principais sistemas de folha de pagamento e uma interface intuitiva para o colaborador, que consegue acompanhar sua jornada, solicitar ajustes e tirar dúvidas diretamente pela plataforma.

Transforme o controle de ponto em um diferencial de gestão.

Conheça a solução completa da Flash e leve o controle de jornada da sua empresa para o próximo nível.