Planejamento orçamentário: o que é e como fazer de forma eficiente

Ao ser bem estruturado, o planejamento orçamentário facilita o controle financeiro, permitindo não só monitorar gastos, mas também prever e gerenciar possíveis riscos financeiros, o que ajuda a fortalecer a saúde financeira do negócio.

Neste artigo, vamos explorar os principais aspectos do planejamento orçamentário. Entenda o que é, sua importância, os elementos essenciais e as melhores práticas para realizá-lo, impulsionando a lucratividade e rentabilidade da sua organização. 

Boa leitura! 

O que é um planejamento orçamentário empresarial?

O planejamento orçamentário empresarial define as diretrizes para o crescimento ou manutenção de uma organização. Ele funciona como um “norte” financeiro, uma política de gastos que deve ser seguida com consistência, mas que também pode admitir ajustes quando necessário para refletir mudanças no cenário econômico.

Apesar dela precisar admitir mudanças e exceções, ela não pode ser muito flexível. Caso contrário, perde seu propósito. Além disso, é um suporte e auxílio para o cumprimento de metas e objetivos de qualquer empresa

O plano orçamentário também é íntimo das políticas financeiras, bem como de investimentos e financiamentos, já que instituições financeiras analisam diversas coisas como endividamento, EBITDA e outros KPIs financeiros.

Além disso, trata-se de um modelo de gestão participativo, já que envolve diversas áreas. Como o processo definirá limites de gastos dentro da empresa, todos os setores precisam estar alinhados.

Dessa forma, para que ele seja eficiente, é essencial que os gestores de diferentes departamentos conversem. Caso contrário, algo que precisaria de um orçamento maior não o terá devido a uma falta de comunicação.

5 objetivos do planejamento orçamentário

O planejamento orçamentário tem como principal objetivo estruturar a alocação de recursos financeiros de maneira estratégica e eficiente, garantindo que os gastos estejam alinhados com as metas e objetivos da organização. 

Esse processo é vital para a saúde financeira e o crescimento sustentável da empresa, e envolve várias funções essenciais:

1. Alinhamento estratégico: ele ajuda a garantir que os recursos sejam distribuídos conforme as prioridades estratégicas do negócio, permitindo que cada área funcione em harmonia para alcançar os objetivos comuns.
   
   
2. Gestão de recursos: ao estabelecer limites claros de gastos, o planejamento orçamentário promove uma gestão responsável e eficiente dos recursos financeiros. Assim, se evita desperdícios, direcionando investimentos para onde eles são mais necessários.
   
   
3. Previsão de necessidades: a análise de dados históricos e tendências de mercado, permite que a organização antecipe necessidades financeiras futuras. Essa previsibilidade facilita uma resposta rápida a mudanças no ambiente econômico.
   
   
4. Monitoramento e avaliação: um orçamento bem elaborado fornece um referencial para o acompanhamento do desempenho financeiro. Isso permite que os gerentes identifiquem variações em relação ao planejado e tomem decisões corretivas quando necessário.
   
   
5. Transparência e comunicação: melhora a comunicação interna, promovendo transparência nas decisões financeiras e alinhando expectativas entre os diferentes departamentos da empresa.

Leia também: Entenda o papel da análise financeira na validação de um plano de negócios.

A diferença entre planejamento financeiro e orçamentário

Embora sejam bem parecidos, o planejamento orçamentário e financeiro têm propósitos diferentes. 

O planejamento orçamentário foca em prever o fluxo de caixa para o curto prazo, geralmente mês a mês, estabelecendo limites de gastos e prioridades para despesas operacionais e investimentos imediatos.

Por outro lado, o planejamento financeiro vai além e abrange tanto o curto quanto o médio e longo prazos. Ele não só incorpora o orçamento mensal, mas também traça metas financeiras estratégicas, considerando o crescimento futuro da empresa e a sustentabilidade financeira.

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Tipos de planejamento orçamentário 

Existem diversos tipos de planejamento orçamentário, cada um com suas características e finalidades específicas. 

Compreendê-los, portanto, é essencial para que os gerentes financeiros e diretores possam selecionar o modelo mais adequado às necessidades do negócio. Confira! 

Planejamento orçamentário operacional

É voltado para o curto prazo e as operações diárias da empresa, englobando receitas e despesas essenciais, como salários e custos de produção. Seu objetivo é garantir eficiência nas operações, controlando os gastos e maximizando receitas. 

Com esse planejamento, os líderes da organização (CEO, CFO e COO) podem identificar oportunidades de redução de custos e otimização de processos, além de monitorar o desempenho financeiro para ajustes rápidos em resposta a mudanças. 

Ou seja, é crucial para a gestão financeira empresarial e eficiência operacional.

Planejamento orçamentário estratégico 

Busca alinhar os recursos financeiros de uma empresa às suas metas de longo prazo e estratégias de crescimento. 

Além disso, envolve a análise de oportunidades de mercado, riscos e a alocação eficiente de recursos para iniciativas como expansão, desenvolvimento de novos produtos e inovação. 

Leia também: 9 dicas para fazer uma gestão de custos de forma estratégica.

Seu principal objetivo é garantir que a organização esteja bem posicionada para alcançar suas ambições, permitindo que os gestores identifiquem tendências futuras e se adaptem de forma proativa às mudanças do mercado. 

Esse tipo de planejamento proporciona um roteiro claro para o desenvolvimento do negócio, facilitando decisões informadas sobre investimentos e prioridades. 

Planejamento orçamentário financeiro

Visa definir e gerenciar a estrutura financeira de uma empresa. Na prática, abrange a análise de capital de giro, fluxo de caixa e necessidades de financiamento, ajudando a projetar a capacidade financeira da corporação, sobretudo no que diz respeito ao pagamento de dívidas e à gestão de investimentos. 

O principal objetivo é garantir a solidez e liquidez da organização, assegurando que ela possa atender suas obrigações financeiras de forma pontual. 

O planejamento também permite que os gestores acompanhem o Demonstrativo de Fluxo de Caixa, identifiquem oportunidades para otimizar o uso do capital e tomem decisões informadas sobre investimentos e financiamentos.

Planejamento orçamentário de investimentos 

Visa determinar como a empresa destinará seus recursos financeiros para projetos e ativos que promovam seu crescimento e sustentabilidade a longo prazo.

Além disso, envolve a análise de oportunidades de investimento, projeções de retorno e a identificação de riscos associados. 

Esse planejamento é essencial para garantir que os investimentos estejam alinhados com as metas estratégicas da organização. Dessa maneira, permitindo uma gestão eficiente do capital e a maximização do valor para os acionistas. Também ajuda a priorizar iniciativas, assegurando que os recursos sejam utilizados de maneira eficaz.

Planejamento orçamentário matricial

É uma abordagem que combina diferentes perspectivas organizacionais para elaborar um orçamento mais integrado e colaborativo. 

Nesse modelo, as unidades de negócios, departamentos e funções trabalham juntos para alinhar suas metas e recursos, criando uma matriz que relaciona objetivos estratégicos a despesas e receitas. Isso permite uma melhor comunicação entre as áreas, identificação de prioridades e otimização do uso dos recursos. 

Ao promover a transparência e a colaboração, o planejamento orçamento matricial ajuda as organizações a responderem mais rapidamente às mudanças no ambiente corporativo e a alcançar seus objetivos de forma mais eficiente.

O que um planejamento orçamentário precisa ter?

• Período a ser planejado: geralmente mensal;
• Projeções de receitas, considerando momentos anteriores e possíveis sazonalidades;  
• Análise de custos fixos e variáveis;
• Despesas operacionais e não-operacionais, administrativas;
• Impostos mensais e anuais (planejamento tributário);
• Reservas para possíveis imprevistos;
• Dívidas, empréstimos e financiamentos;
• Investimentos.

Criar, aplicar e cumprir um plano orçamentário já não é simples, se não houver a separação dos gastos, custos fixos e variáveis, além de despesas de uma empresa, menos ainda. Entretanto, esse processo de agrupamento pode levar algumas horas do dia.

Apesar de não parecer muito, trata-se de um tempo valioso perdido em tarefas puramente mecânicas. Os gestores e colaboradores são subaproveitados quando concentrados nessas tarefas, diminuindo o desempenho.

Para aumentar a produtividade das equipes e apresentar bons resultados, é fundamental que todos se concentrem em atividades que geram valor. Por isso, baixe nossa planilha e calculadora de custos fixos e variáveis e economize tempo.

Passo a passo para um planejamento orçamentário eficiente 

Um planejamento orçamentário eficiente é fundamental para garantir que uma organização atinja suas metas financeiras e operacionais. 

A seguir, apresentamos um passo a passo com exemplos para elaborar um planejamento orçamentário que não apenas atenda às necessidades atuais, mas também prepare a empresa para o futuro.

1. Definir objetivos financeiros claros: o primeiro passo é alinhar o orçamento com as metas estratégicas da corporação. É importante que todos os envolvidos compreendam quais são os objetivos financeiros e como o orçamento pode contribuir para alcançá-los.
   
   
2. Analisar o histórico financeiro: revisar as receitas, despesas e resultados passados permite criar projeções mais realistas. Essa análise fornece insights valiosos sobre padrões de gastos e receitas, ajudando a identificar tendências que devem ser consideradas no novo orçamento.
   
   
3. Identificar e priorizar despesas: ao identificar as que realmente são necessárias, é possível reduzir custos e garantir que os recursos sejam alocados de forma mais eficaz.
   
   
4. Estabelecer um cronograma: dividir o orçamento em períodos específicos - mensal, trimestral ou anual — facilita o monitoramento do progresso. Um cronograma bem definido permite acompanhar as receitas e despesas de forma contínua, fazendo ajustes conforme necessário.
   
   
5. Criar margens de segurança: é prudente planejar com base em cenários conservadores, garantindo uma reserva para imprevistos. Isso ajuda a proteger a empresa contra flutuações inesperadas no mercado ou outras situações adversas.
   
   
6. Monitorar e ajustar o orçamento regularmente: revisões periódicas e ajustes no orçamento são essenciais, pois o cenário financeiro pode mudar rapidamente. Um acompanhamento constante permite que o negócio se adapte e mantenha o controle orçamentário.
   
   
7. Uso de ferramentas e recursos específicos: automatizar partes do planejamento, como a gestão das despesas corporativas, não apenas economiza tempo, mas também reduz erros, proporcionando uma visão mais clara e precisa da situação financeira da empresa.

As 5 vantagens do planejamento orçamentário

1. Redução de gastos: as saídas desnecessárias são reduzidas ou cortadas com a criação e execução do planejamento;
   
   
2. Maior eficiência e otimização: com a alocação e realocação precisa de verba, a gestão de recursos financeiros é melhorada. Ela é usada de forma maneira mais inteligente, o que permite que se produza mais, sem perder qualidade, e gastando proporcionalmente menos;
   
   
3. Melhor tomada de decisão: com todos os custos mapeados, projeções feitas e entradas ou saídas previstas, os responsáveis financeiros têm maior segurança;
   
   
4. Soluções visíveis: encontrar soluções para possíveis problemas é mais fácil com limites de gastos definidos e projetados, seja encontrar novos fornecedores de bens e serviços ou ajustar a produção de um produto;
   
   
5. Ampla comunicação e transparência: a troca de informações entre os setores promove maior transparência. Além disso, aumenta a conformidade com o planejamento e evita que ele seja descumprido.

Leia também: O que é margem bruta e como calcular?

Como a Flash ajuda sua empresa a fazer um planejamento orçamentário eficiente?

Uma gestão eficiente das despesas corporativas é crucial para um planejamento orçamentário preciso. Afinal, quando pequenas e grandes empresas controlam bem seus gastos, elas conseguem elaborar planos financeiros mais realistas e eficazes.

A tecnologia desempenha um papel importante nesse processo, trazendo soluções como a Flash. Com nossa plataforma, as organizações passam a ter uma visão clara de onde o dinheiro está sendo gasto, melhorando a qualidade de seu plano orçamentário.

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