Como calcular o pró-labore corretamente? Entenda como fazer

Dizer que o pró-labore se refere à remuneração que os sócios-administradores recebem pelo trabalho que desempenham em uma empresa não é novidade. Mas você conhece bem as regras legais, o cálculo correto e as implicações fiscais envolvidas nesse tipo de pagamento? 

Pode até parecer que não, mas muitos profissionais da área financeira têm dúvidas sobre como realizar esses processos de forma eficiente e conforme a legislação.

Pensando nisso, vamos explicar de maneira prática o conceito de pró-labore, como calculá-lo corretamente e quais são as obrigações fiscais das empresas. Continue a leitura e garanta as melhores práticas.

O que é pró-labore?

Com origem no latim, o termo pró-labore significa “pelo trabalho”. Ele se refere à remuneração paga aos sócios de uma empresa que exercem funções no gerenciamento do negócio, mas que não têm vínculo empregatício formal.

Leia também: Como criar um plano de cargos e salários (PCS)?

Para entender como funciona o pró-labore, é importante destacar que ele é um pagamento acordado entre os agentes societários, baseado nas funções de gestão desempenhadas, e não nas mesmas condições de um salário comum.

Diferença entre pró-labore e salários comuns

Embora ambos sejam formas de remuneração, a principal diferença entre pró-labore e salários comuns está no vínculo empregatício. 

O salário é pago aos empregados, que possuem um vínculo empregatício formal com a empresa, o que garante uma série de direitos trabalhistas, como férias, 13º salário, FGTS, entre outros. 

Já o pró-labore é destinado aos sócios, que não têm esses mesmos direitos, pois não são considerados empregados da empresa.

Além disso, enquanto o salário é fixo e acordado com base em uma carga horária e tarefas definidas, o valor do pró-labore pode variar conforme a organização, a função exercida e o acordo entre os agentes societários.

Leia também: Entenda as diferenças entre remuneração e salário.

Diferença entre pró-labore e distribuição de lucros

Conforme falamos, o pró-labore é a remuneração fixa paga aos sócios-administradores pela função de gestão na empresa. 

Ele é tributado pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e Imposto de Renda (IR), garantindo benefícios como aposentadoria, mas representa um custo fixo para a empresa, independentemente de seu lucro. 

A distribuição de lucros, por outro lado, é a divisão dos lucros da empresa entre os agentes societários, e não é sujeita a encargos sociais. 

Trata-se de uma forma mais eficiente de remuneração, do ponto de vista fiscal, já que não há descontos de INSS ou IR. Porém, só pode ser feita, quando houver lucro. 

Portanto, o pró-labore tem como vantagem a garantia de uma compensação mensal e contribuição para a seguridade social, enquanto a distribuição de lucros oferece maior flexibilidade e menor carga tributária, mas depende da rentabilidade da empresa.

Pró-labore é obrigatório? O que diz a legislação

Segundo o Artigo 12 da Lei nº 8.212, o pró-labore é obrigatório para todo sócio administrador.

Nesse sentido, é importante destacar que, caso a empresa não registre a retirada de pró-labore dentro do sistema contábil, poderá sofrer penalidades pela Receita Federal, sendo uma das consequências o pagamento de multas ao INSS.

Entretanto, há algumas situações específicas em que não há a obrigatoriedade da retirada dessa remuneração. São elas:

• Sócios investidores: aqueles que não trabalham diretamente na empresa e apenas injetam capital;
  
  
• Dificuldades financeiras: quando a empresa não paga nenhuma remuneração aos sócios devido a problemas financeiros.;
  
  
• Empresas recém-abertas: negócios que ainda não obtiveram faturamento após sua abertura.

Particularidades do Simples Nacional e outros regimes tributários

Empresas que optam pelo Simples Nacional — regime tributário facilitado e simplificado para micro e pequenas empresas — também estão sujeitas à obrigatoriedade de pagar o pró-labore aos sócios que trabalham na gestão. 

No entanto, como essas organizações possuem uma tributação simplificada, a carga tributária tende a ser menor em comparação a outros regimes. Como o Lucro Real, que calcula e recolhe impostos com base na lucratividade do período e o Lucro Presumido, onde a apuração dos impostos é feita com base em uma margem de lucro presumida sobre a receita.

O pagamento do pró-labore para os sócios, também é obrigatório nesses dois modelos, assim como a contribuição ao INSS. 

A diferença está no impacto fiscal de cada regime, que pode afetar o cálculo dos impostos e encargos sociais, dependendo do valor do pró-labore e da forma como a empresa apura seus impostos.

Para garantir o cumprimento de todas essas normas fiscais, baixe agora nosso Guia da legislação para o financeiro da sua empresa. Esse material oferece uma visão clara sobre as regulamentações que afetam o setor financeiro da sua empresa, ajudando você a manter sua gestão dentro dos padrões éticos e legais.

Como calcular o pró-labore?

Calcular o pró-labore de maneira correta é essencial para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e tributárias de uma empresa, além de assegurar que os sócios-administradores sejam remunerados de forma justa. 

Confira, a seguir, o passo a passo para calculá-lo corretamente:

1. Defina o valor do pró-labore

O valor do pró-labore deve ser determinado com base nas funções exercidas pelo sócio e na capacidade financeira da companhia. Não há um valor fixo, mas ele deve ser compatível com o mercado, considerando o cargo e a atividade desempenhada.

2. Verifique a tributação

Conforme falamos, o pró-labore está sujeito a tributação.

A alíquota do INSS varia segundo o valor pago, com percentuais que podem ser de 8%, 9% ou 11%, conforme o teto de contribuição. Além disso, o Imposto de Renda incide sobre o valor que ultrapassar a faixa de isenção, conforme a tabela progressiva.

Leia também: Descubra como calcular o IRRF na folha de pagamento do jeito certo.

3. Aplique a fórmula do pró-labore

A fórmula para calcular o pró-labore é simples, mas deve levar em conta as deduções de impostos e contribuições. Veja como calcular:

• Pró-labore bruto: é o valor acordado entre os sócios para a remuneração.
• INSS: aplique a alíquota correspondente sobre o valor do pró-labore.
• IR (se aplicável): o imposto de renda será retido conforme a tabela vigente. 

Fórmula:

Pró-labore líquido = Pró-labore bruto – INSS – IR

4. Exemplo prático

Imaginemos que um sócio da empresa tem um pró-labore de R$ 5.000,00 por mês.

• INSS: para um valor de R$ 5.000,00, a alíquota de INSS sobre pró-labore será de 11%, o que resulta em R$ 550,00.
  
  
• IR: suponhamos que a pessoa esteja na faixa de isenção ou com um valor abaixo do limite que exigiria o pagamento de IR.

Portanto, o cálculo seria:

• Pró-labore bruto: R$ 5.000,00
  
  
• INSS (11%): R$ 550,00.
  
  
• Pró-labore líquido: R$ 5.000,00 – R$ 550,00 = R$ 4.450,00.

Leia também: Salário líquido - regras, cálculo e a diferença do pagamento bruto.

5. Outros cuidados

Em algumas situações, o valor do pró-labore pode ser ajustado para incluir benefícios, como plano de saúde e vale-transporte, por exemplo, mas isso deve ser tratado como parte do custo total da empresa.

Como as regras fiscais podem variar dependendo do tipo de empresa (Simples Nacional, Lucro Presumido, entre outros), é importante contar com o auxílio de um contador para garantir que o cálculo da folha de pagamento seja feito segundo a legislação. 

A importância do pró-labore na gestão e planejamento financeiro

O pró-labore desempenha um papel estratégico crucial na gestão financeira de uma empresa, tanto do ponto de vista dos sócios quanto da saúde financeira do próprio negócio. 

Embora seja, em muitos casos, considerado um simples pagamento pela administração ou trabalho realizado pelos sócios, ele vai, além disso, afetando diretamente o compliance tributário, o fluxo de caixa e até mesmo o relacionamento entre a pessoa física (PF) e a pessoa jurídica (PJ). 

Um planejamento cuidadoso do pró-labore, portanto, aliado a uma estratégia tributária bem definida, pode trazer benefícios substanciais para a sustentabilidade da empresa. 

Confira, a seguir, os principais impactos dessa modalidade de pagamento no negócio.

1. Compliance tributário e obrigações legais

Quando os sócios recebem o pró-labore de maneira adequada e conforme a legislação, evitam-se riscos de autuações e penalidades fiscais, que podem comprometer a saúde financeira da empresa. 

Além disso, a regularidade no pagamento do INSS, do IR e de outras contribuições é essencial para manter a empresa segundo as leis trabalhistas e tributárias, fortalecendo a reputação do negócio.

2. Saúde financeira da empresa

O pró-labore impacta diretamente no planejamento financeiro da empresa, pois deve ser considerado como uma despesa fixa mensal. 

Ao definir um valor adequado aos sócios, é possível ter uma visão clara dos custos fixos e gerenciar melhor o fluxo de caixa do negócio. 

Além disso, a quantia estabelecida deve ser, claro, compatível com a realidade financeira da organização, para não sobrecarregar as finanças, especialmente em momentos de baixa receita.

3. Planejamento tributário

Um planejamento tributário eficiente pode gerar economia significativa para os sócios e para a empresa. 

O pró-labore, quando planejado estrategicamente, permite otimizar a carga tributária, pois ele é considerado uma despesa da empresa, o que pode reduzir a base de cálculo do Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ). 

Ao mesmo tempo, a escolha do valor do pró-labore também pode influenciar no valor de contribuições como o INSS e o Imposto de Renda da Pessoa Física (IRPF).

No regime do Simples Nacional, por exemplo, esse tipo de remuneração  é um componente relevante no cálculo do Documento de Arrecadação do Simples (DAS), e deve ser bem definido para evitar excessos ou defasagens no valor pago. 

Dessa forma, contar com uma consultoria contábil que ajude a estruturar um planejamento tributário sólido e adaptado à realidade da empresa é fundamental para garantir que os impostos sejam pagos corretamente, sem comprometer a saúde financeira do negócio.

Leia também: Quais são as despesas dedutíveis do IRPJ.

4. Separação do financeiro da PF e PJ

Outro ponto crucial na gestão do pró-labore é a separação das finanças pessoais (PF) e da pessoa jurídica (PJ). 

Quando o sócio mistura os recursos da empresa com os seus pessoais, há uma grande chance de confusão financeira, o que pode gerar dificuldades em controlar o fluxo de caixa e ainda comprometer a integridade fiscal da empresa. 

Esse comportamento também pode aumentar o risco de problemas fiscais, uma vez que o fisco pode questionar transações realizadas entre a PJ e a PF, configurando uma possível tentativa de fraude.

A correta gestão do pró-labore, portanto, com a separação clara entre as finanças pessoais e empresariais, é vital para garantir o cumprimento das obrigações fiscais e promover a transparência e a organização financeira no negócio.

5. Cartão corporativo: uma solução para a gestão financeira

Um recurso que pode ser extremamente útil para melhorar a gestão financeira da empresa é o cartão corporativo. Isso porque ele permite que os gastos da empresa sejam separados dos gastos pessoais dos sócios e colaboradores, proporcionando um controle mais eficiente e organizado das despesas. 

O cartão corporativo é uma ferramenta essencial para separar os gastos pessoais dos sócios e colaboradores das despesas administrativas, proporcionando maior controle e organização financeira. 

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