Adiantamento de despesas: o que é, como fazer e dicas práticas para o financeiro

Quem é gestor financeiro ou empresário sabe que o adiantamento de despesas é uma prática comum nas empresas para garantir o pagamento de custos urgentes e imprevistos antes de sua efetiva realização.

Isso pode incluir despesas com viagens, compras de materiais ou outros gastos operacionais que exigem rapidez no processo de pagamento.

Neste artigo, vamos explicar o que é esse processo, quando e por que ele é concedido e como contabilizá-lo corretamente. 

Também abordaremos as principais diferenças entre o adiantamento de despesas furas e o reembolso, para que você entenda como cada um desses processos se aplica em diferentes situações.

Além disso, compartilharemos as melhores práticas para controlar esse processo de forma eficiente, minimizando erros e garantindo que sua empresa mantenha a saúde financeira em dia.

Boa leitura!

O que é adiantamento de despesas?

O adiantamento de despesas da empresa consiste na liberação antecipada de um valor a um colaborador, fornecedor ou prestador de serviços, com o objetivo de garantir o pagamento de investimentos autorizados pela empresa antes que os valores reais sejam efetivamente gastos ou comprovados.

Esse processo é comumente utilizado para cobrir despesas corporativas, como viagens de trabalho, compra de materiais e até mesmo gastos com saúde. O adiantamento de despesas contribui para o bom andamento das operações, assegurando que os colaboradores tenham os recursos necessários para desempenhar suas atividades de maneira eficiente e sem interrupções.

Quando o valor é repassado, ele não é registrado imediatamente como despesa, mas como um ativo, a ser liquidado posteriormente, geralmente por meio de recibos ou outros comprovantes. 

A prestação de contas é essencial para garantir que os valores utilizados sejam devidamente justificados e estejam em total conformidade com as políticas internas da empresa. 

Quando e por que as empresas concedem adiantamento de despesas?

As empresas concedem o adiantamento de despesas por diversos motivos, sempre com o intuito de manter o fluxo de trabalho eficiente e cobrir custos e despesas que são essenciais para o andamento das operações.

Essa prática oferece aos colaboradores e prestadores de serviços a capacidade de cumprir tarefas e compromissos sem depender de longos processos de nota de débito ou de ter que arcar com os custos de forma própria.

Cobertura de custos operacionais

Uma das principais razões pelas quais as empresas concedem adiantamento de despesas é para garantir a cobertura de custos operacionais imediatos. Isso pode incluir gastos com a aquisição de materiais, equipamentos ou até mesmo com a manutenção de processos internos que não podem ser adiados.

Por exemplo, uma empresa pode liberar adiantamento de despesas para cobrir custos de itens essenciais para o andamento de um projeto. 

Esses valores, quando bem planejados, podem garantir que não haja interrupção nas atividades, principalmente quando o pagamento à vista é exigido por fornecedores ou prestadores de serviços.

Viagens corporativas e deslocamentos

Outro cenário comum para o adiantamento de despesas são as viagens corporativas. 

Quando um colaborador precisa se deslocar para realizar atividades de trabalho, a empresa pode fornecer um adiantamento de despesa de viagem para cobrir os custos com passagens aéreas, hospedagem, alimentação e outros gastos durante o período de viagem.

Essa prática também facilita a gestão financeira da empresa, evitando que o colaborador precise utilizar recursos próprios e, posteriormente, solicitar reembolso de despesas. 

Além disso, permite que o setor financeiro tenha maior controle sobre os valores que serão gastos, já que o processo é antecipado e documentado com precisão.

Adiantamento para compras e serviços externos

Muitas vezes, as organizações também concedem adiantamento de despesas a funcionários ou fornecedores para cobrir o andamento de atividades externas. 

O uso desse recurso pode envolver a aquisição de material, a contratação de prestadores de serviços ou a compra de equipamentos para a execução de contratos ou compromissos da empresa.

Esse tipo de adiantamento é muito comum em situações onde há urgência na realização de compras ou na contratação de serviços que exigem pagamento antecipado, ou ainda quando o fornecedor exige um adiantamento de despesas para garantir o início do trabalho ou da entrega de serviços.

Leia também: Passo a passo para classificar os diferentes tipos de despesas de uma empresa.

Como contabilizar​ o adiantamento de despesas?

Contabilizar o adiantamento de despesas é essencial para manter as finanças corporativas organizadas e em conformidade legal. 

Quando a empresa concede adiantamentos, é importante saber como registrá-los para garantir demonstrativos financeiros confiáveis.

Aspectos contábeis e fiscais do adiantamento de despesas

O adiantamento de despesas não é classificado como despesa até que os gastos sejam efetivamente realizados. Inicialmente, ele deve ser registrado como um ativo circulante. 

Quando o gasto é efetivado e acompanhado por comprovantes de pagamento, o valor adiantado é transferido para a categoria de despesa.

A norma contábil que rege esses registros é o CPC 16 (R2), que estabelece como devem ser reconhecidos os pagamentos antecipados. 

Esses valores precisam ser registrados separadamente para que, ao ocorrer o pagamento efetivo e a comprovação da despesa, a transição seja feita corretamente nas contas da empresa.

Regras da Receita Federal sobre adiantamentos

A Receita Federal tem regras específicas sobre adiantamento de despesas. 

Para fins fiscais, o valor do adiantamento não pode ser deduzido do imposto devido até que o gasto tenha sido realizado de fato e devidamente comprovado. 

Ou seja, o adiantamento é tratado como despesa futura até a comprovação do pagamento e, só então, pode ser considerado para dedução fiscal.

De acordo com o Regulamento do Imposto de Renda (RIR/2018), em seu artigo 285, os adiantamentos de despesas podem ser deduzidos somente quando se concretizam como despesas financeiras reais da empresa. 

A prestação de contas deve ser feita com base em notas fiscais e recibos, que comprovem que o adiantamento foi efetivamente utilizado.

Esses registros são fundamentais para evitar problemas em uma auditoria fiscal e garantir que a empresa cumpra todas as obrigações fiscais corretamente.

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Diferença entre adiantamento de despesas e reembolso

Dica de leitura: Descubra quais despesas são reembolsáveis e não reembolsáveis.

Melhores práticas para controlar adiantamentos na empresa

A gestão eficiente dos adiantamentos de despesas serve para evitar erros financeiros e fiscais. 

Abaixo, separamos algumas das melhores práticas para manter o controle adequado. Confira! 

Use ferramentas para gestão financeira

• Utilize softwares de gestão de despesas: investir em ferramentas de gestão financeira ou plataformas de despesas corporativas pode facilitar o controle de adiantamentos e reembolsos, além de garantir que todos os processos sejam realizados de forma digital e organizada.
  
  
• Integre a plataforma com a contabilidade: as ferramentas de gestão de despesas devem estar integradas ao sistema contábil da empresa, permitindo um controle mais preciso de notas fiscais, contas correntes e valores de adiantamentos.
  
  
• Gere relatórios detalhados: utilize a plataforma para gerar relatórios financeiros sobre os adiantamentos de despesas e receitas concedidos facilitando o controle e análise por parte do setor financeiro.

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• Ter dados centralizados e integrados à contabilidade, facilitando auditorias e fechamentos contábeis.
  
  
• Garantir até 40% de economia, eliminando desperdícios e melhorando a alocação de recursos.

Além disso, a Flash permite um controle mais estratégico sobre as finanças, com relatórios detalhados e ferramentas que automatizam reembolsos, limites e conformidade fiscal.

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Implemente de uma política clara

• Estabeleça uma política de adiantamentos: a empresa deve criar, por exemplo, uma política de viagens detalhada e de fácil compreensão, que defina as condições, limites e procedimentos para solicitação.
  
  
• Defina valores máximos e regras de aprovação: defina os limites de valores para adiantamentos, especificando em que situações são permitidos e quem tem a alçada de aprovação de despesas para cada tipo de adiantamento.
  
  
• Comunique a política a todos os colaboradores: garanta que todos os colaboradores da empresa estejam cientes das regras e procedimentos para solicitar um adiantamento de despesas.
  
  
• Determine prazos claros para prestação de contas: especifique quando os adiantamentos devem ser comprovados e o prazo máximo para a prestação de contas.

Evite fraudes e erros

• Exija comprovação detalhada: para cada adiantamento de despesas, solicite os documentos que comprovem o uso adequado do valor, evitando que o dinheiro seja utilizado de forma indevida.
  
  
• Revise a documentação: o financeiro deve revisar as notas fiscais e outros documentos relacionados aos adiantamentos para garantir que os valores sejam compatíveis com os gastos informados.
  
  
• Faça auditorias internas: realizar auditorias periódicas para verificar se as práticas de adiantamento de despesas estão sendo seguidas corretamente e se os processos estão em conformidade com a contabilidade e as políticas fiscais.
  
  
• Acompanhe o uso de cartões corporativos: se os adiantamentos de despesas forem feitos por meio de cartões corporativos, é importante controlar e auditar os gastos para garantir que não ocorram gastos pessoais ou despesas não autorizadas.