Dedução fiscal para empresas: o que é, como funciona e regras no Brasil

A dedução fiscal para empresas é um dos principais aliados na redução da carga tributária e na otimização dos recursos de um negócio. 

Muitos empresários e gestores financeiros sentem que estão pagando impostos em excesso e buscam alternativas legais para diminuir esses custos.

Entender como funciona a dedução fiscal e quais despesas podem ser abatidas dos impostos pode ser um bom caminho e fazer uma grande diferença no orçamento. 

Neste artigo, vamos explicar como você pode aproveitar ao máximo os benefícios fiscais disponíveis, garantindo uma gestão financeira corporativa mais eficiente.

Boa leitura! 

Qual o significado de dedução fiscal?

Dedução fiscal é o direito que empresas têm de subtrair determinados valores da base de cálculo de tributos, reduzindo o montante final a ser pago ao governo. 

Essas deduções podem ser aplicadas a diferentes impostos, como o Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ), a Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL), o PIS e a COFINS.

Entre os principais exemplos de deduções fiscais, estão:

• Despesas operacionais e administrativas, como aluguel e material de escritório;
  
  
• Encargos trabalhistas, incluindo salários, FGTS e INSS dos funcionários;
  
  
• Investimentos em inovação e pesquisa, beneficiados por leis como a Lei do Bem;
  
  
• Programas de incentivo fiscal, como doações para projetos culturais e esportivos.

Sua aplicação correta exige planejamento e conhecimento das regras do regime tributário em que a organização está inserida.

Leia também: IRPJ e CSLL no Lucro Real e Lucro Presumido.

Como funciona a dedução fiscal no Brasil?

No Brasil, a dedução fiscal segue regras tributárias adotadas pela companhia. O objetivo é permitir que determinadas despesas sejam abatidas do cálculo dos impostos, reduzindo a carga tributária de forma legal e estratégica.

Para que isso aconteça de acordo com o compliance fiscal, é essencial entender as normas aplicáveis a cada regime e categoria de dedução.

Dedução fiscal no Lucro Real

Empresas que optam pelo Lucro Real podem aproveitar uma gama maior de deduções fiscais empresariais, já que os impostos são calculados sobre o lucro líquido, considerando todas as receitas e despesas dedutíveis.

Algumas das principais despesas dedutíveis no Lucro Real são:

• Folha de pagamento, encargos sociais e benefícios concedidos aos funcionários;
  
  
• Manutenção e operação do negócio, como aluguel, insumos e serviços terceirizados;
  
  
• Pesquisa & Desenvolvimento (P&D), incentivados pela Lei do Bem;
  
  
• Doações e patrocínios a projetos aprovados por leis de incentivo.

Dedução fiscal no Lucro Presumido e Simples Nacional

Já para empresas enquadradas no Lucro Presumido, a possibilidade de dedução fiscal é mais limitada. Isso ocorre porque os impostos são calculados com base em uma margem de lucro pré-determinada, sem considerar todas as despesas.

No Simples Nacional, que reúne diversos tributos em uma única guia, a legislação não permite a dedução de despesas diretamente da base de cálculo dos impostos. 

No entanto, existem estratégias para otimizar a carga tributária dentro desse regime, como categorizar as receitas e planejar o faturamento para evitar mudanças de faixa na alíquota.

Leia também: Como classificar os tipos de despesas de uma empresa em 7 passos.

Cuidados e boas práticas na dedução fiscal

Independentemente do regime tributário, o aproveitamento das deduções fiscais empresariais exige organização e conformidade com a legislação.

Algumas boas práticas incluem:

• Manter registros e documentos fiscais organizados, garantindo a comprovação de todas as despesas dedutíveis do IRPJ;
  
  
• Consultar um contador especializado, que possa orientar sobre quais deduções são permitidas e como aplicá-las corretamente;
  
  
• Acompanhar atualizações na legislação tributária, já que regras de dedução podem sofrer mudanças ao longo do tempo.

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Quais são as principais deduções fiscais permitidas para empresas?

Conforme mencionamos, a dedução fiscal varia conforme o regime adotado. 

A seguir, detalharemos as principais deduções fiscais permitidas em cada regime.

Empresas no Lucro Real

Podem abater despesas do cálculo do Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Entre as principais despesas dedutíveis, estão:

• Despesa operacional e administrativa: essenciais para o funcionamento do negócio, como aluguel, contas de água, luz, telefone e internet, além de materiais de escritório, podem ser deduzidos;
  
  
• Despesas com pessoal: salários, encargos trabalhistas, FGTS, INSS e benefícios concedidos aos funcionários, como vale-transporte e vale-refeição, são dedutíveis;
  
  
• Depreciação e amortização de bens: equipamentos, máquinas e imóveis utilizados na atividade da empresa sofrem depreciação, e esses valores podem ser abatidos da base tributável;
  
  
• Juros sobre capital próprio: organizações podem remunerar seus sócios por meio de juros sobre capital próprio, o que reduz o cálculo do IRPJ;
  
  
• Despesas com publicidade e propaganda: quando relacionadas à atividade da empresa, as despesas com publicidade e propaganda são consideradas dedutíveis;
  
  
• Perdas com inadimplência: valores devidos por clientes e não recebidos podem ser considerados despesas dedutíveis, conforme as regras da Receita Federal;
  
  
• Despesas financeiras: juros sobre financiamentos, tarifas bancárias e outros custos relacionados a empréstimos e operações financeiras também podem ser deduzidos.

Dica de leitura: Como calcular a dedução do PAT no IRPJ e reduzir impostos.

Empresas no Lucro Presumido

Não têm as mesmas deduções diretas que as do Lucro Real. Isso ocorre porque a base de cálculo do IRPJ e da CSLL é determinada por um percentual fixo sobre a receita bruta.

É fundamental que todas as despesas operacionais e administrativas sejam devidamente registradas na contabilidade, pois podem ser usadas para justificar a movimentação financeira da corporação e evitar inconsistências fiscais.

Empresas no Simples Nacional

Neste caso, as deduções fiscais são mais restritas, pois a tributação ocorre de forma unificada em um único pagamento, englobando diversos impostos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS e ISS.

Ainda assim, algumas despesas operacionais podem ser registradas internamente para fins de gestão de despesas, ajudando na análise de custos e rentabilidade do negócio.

Qual modalidade de empresa paga menos imposto?

A escolha do regime tributário é determinante para a conciliação fiscal e contábil. 

No Brasil, a modalidade escolhida resulta em menor tributação dependendo do faturamento, estrutura de custos e natureza das atividades exercidas.

• Simples Nacional: geralmente, oferece carga tributária menor para microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP), pois unifica tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS e IPI em uma única guia, o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional). O imposto varia conforme o faturamento anual e a atividade econômica (CNAE), podendo chegar no valor de 19,5%;
  
  
• Lucro Presumido: indicado para negócios com margem de lucro elevada e baixos custos e despesas, já que os impostos são calculados sobre uma base de lucro estimada. Os tributos incluem IRPJ (15% sobre a base presumida), CSLL (9%), PIS e COFINS, além de ICMS ou ISS, dependendo da atividade;
  
  
• Lucro Real: pode ser vantajoso para empresas com altos custos operacionais e baixa margem de lucro, pois permite a dedução fiscal de diversas despesas. Contudo, a carga tributária pode ser maior para empresas lucrativas, pois os impostos incidem sobre o lucro líquido real, exigindo maior controle contábil.

Para determinar a modalidade tributária mais vantajosa, é essencial realizar um planejamento tributário, avaliando o impacto das alíquotas de impostos, despesas dedutíveis, faturamento anual e atividade econômica da organização.

Como reduzir o imposto pago pela sua empresa de forma legal?

A carga tributária pode representar um dos maiores custos para uma empresa. No entanto, com planejamento e estratégias adequadas, é possível reduzir os impostos de forma legal.

Confira, a seguir , um passo a passo para otimizar a carga tributária do seu negócio.

1. Escolha o regime tributário adequado

A escolha entre Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real influencia diretamente o total de impostos pagos.

Avalie qual deles se encaixa melhor no perfil da sua empresa:

• Simples Nacional: indicado para pequenas organizações com faturamento no valor de até R$ 4,8 milhões por ano. A alíquota é baseada no faturamento, podendo ser vantajosa para negócios com custos operacionais baixos;
  
  
• Lucro Presumido: para empresas com faturamento no valor de até R$ 78 milhões anuais. A tributação é feita sobre uma margem de lucro estimada pelo governo, podendo ser vantajoso para corporações com margens de lucro elevadas;
  
  
• Lucro Real: mais indicado para companhias com custos operacionais altos e margens de lucro menores, pois permite deduzir despesas do cálculo dos impostos.

Uma auditoria fiscal de um contador pode garantir que a empresa esteja sempre no regime mais confiável e vantajoso.

2. Aproveite incentivos e benefícios fiscais

O governo oferece diversos programas que podem reduzir a carga tributária de forma legal. 

Os principais incentivos incluem:

• Lei do Bem: redução de impostos para empresas que investem em inovação;
  
  
• Incentivos fiscais estaduais e municipais: algumas regiões oferecem reduções de ICMS e ISS para determinadas atividades ou novos investimentos;
  
  
• Lei Rouanet e Lei do Esporte: organizações podem destinar parte dos tributos devidos para financiar projetos culturais e esportivos.

3. Dedução de despesas no Lucro Real

Se sua empresa está no Lucro Real, é possível reduzir os impostos ao deduzir despesas operacionais e financeiras da base de cálculo.

Entre as principais despesas dedutíveis, estão:

• Despesas operacionais: aluguel, água, luz, telefone e materiais de escritório;
  
  
• Gastos com pessoal: salários, encargos, vale-transporte e vale-refeição;
  
  
• Depreciação e amortização: gastos com equipamentos e imóveis utilizados na operação da empresa;
  
  
• Perdas com inadimplência: créditos não recebidos podem ser abatidos, seguindo as regras da Receita Federal.

Manter um controle contábil rigoroso e registrar corretamente essas despesas são práticas essenciais para evitar problemas com a fiscalização.

4. Distribuição de lucros em vez de pró-labore

A forma como os sócios retiram dinheiro da empresa impacta diretamente a carga tributária. Isso porque o  pró-labore está sujeito ao pagamento de INSS e IRRF, enquanto a distribuição de lucros é isenta de imposto, desde que a organização tenha lucro contábil comprovado.

• Dica prática: combine um pró-labore estratégico (para garantir a cobertura do INSS e benefícios previdenciários) com a distribuição de lucros, reduzindo os tributos pagos sobre a remuneração dos sócios.

5. Planejamento do faturamento

Empresas enquadradas no Simples Nacional devem acompanhar de perto o faturamento para evitar mudanças de faixa no Anexo do Simples, o que pode aumentar significativamente a alíquota de impostos.

• Se possível, distribua receitas ao longo do ano para evitar ultrapassar limites que elevam a carga tributária;
  
  
• Para empresas próximas do teto do Simples, pode ser mais vantajoso migrar para o Lucro Presumido e evitar tributações mais altas.

6. Gestão eficiente de estoques e fornecedores

O controle de compras e estoques também influencia o total de impostos pagos.

 Entre as principais vantagens, estão:

• Aproveitar regimes de substituição tributária para otimizar o pagamento de ICMS;
  
  
• Escolher fornecedores que oferecem segurança fiscal, como alíquotas reduzidas de impostos em determinadas regiões;
  
  
• Evitar estoques excessivos, que podem gerar tributações sem necessidade.

Uma gestão eficiente do fluxo de caixa e do estoque contribui diretamente para a redução de custos tributários.

7. Consultoria contábil especializada

Mesmo adotando essas estratégias, contar com um contador especializado é fundamental para garantir que sua empresa esteja em conformidade com a legislação e aproveite todas as oportunidades de economia tributária.

Um bom contador pode:

• Identificar erros na apuração dos impostos para minimizar sua carga tributária;
  
  
• Sugerir estratégias legais para reduzir tributos sem riscos fiscais;
  
  
• Manter sua empresa atualizada sobre mudanças na legislação tributária.

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